Personalarbeit 4.0: Wie Digitalisierung die Rolle von HR verändert

Ein Artikel von Matthias Kunisch, Geschäftsführer der Forcont Business Technology | 24.11.2020 - 06:00

Agilität und die Fähigkeit zu laufender Veränderung sind entscheidende Überlebensfaktoren für Unternehmen – auch in der Versicherungs- und Finanzbranche. Durch Covid-19 ist dies deutlicher geworden denn je. Der HR-Bereich kann hier einen wesentlichen Beitrag leisten. Aber warum nutzt er sein Potenzial oft noch nicht aus? Die „HR-Studie 2020“ des Softwarehauses Forcont Business Technology und des Lehrstuhls für Personalwirtschaft und Business Governance an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg liefert ein Stimmungsbild aus deutschen Unternehmen, unter anderem Versicherungsunternehmen und Finanzinstitute. Die Ergebnisse zeigen zunächst, vor welchen strategischen Herausforderungen HR-Verantwortliche stehen. Auf Platz eins liegt der Fachkräftemangel beziehungsweise das Gewinnen von qualifiziertem Personal, dicht gefolgt von der Digitalisierung von Personalprozessen. Weitere drängende Aufgaben sind, interne Veränderungen zu begleiten, den administrativen Aufwand zu senken und Mitarbeiter langfristig zu binden. Neben seiner verwaltenden Funktion ist der HR-Bereich also zunehmend für das Entwickeln und Erreichen strategischer Unternehmensziele mitverantwortlich.

Zeit sparen braucht Zeit

Dieser Rolle werden viele Personalverantwortliche nicht so gerecht, wie sie es sich selbst wünschen. Dafür bräuchten sie vor allem eins: Zeit. Die ist im Arbeitsalltag Mangelware. In 37 Prozent der HR-Abteilungen sind es administrative Tätigkeiten, die am meisten Zeit beanspruchen. Zum Beispiel empfinden es die Befragten als langwierig, Dokumente wie etwa Arbeitsverträge zu erstellen und Mitarbeiteranfragen zu beantworten. Aber auch das Managen und Auswerten von Daten ist ein Zeitfresser. Das erscheint auf den ersten Blick überraschend, gibt es doch vielfältige Softwaretools, die den Umgang mit Daten und Dokumenten erleichtern könnten. Doch um Routineabläufe zu automatisieren und somit zu beschleunigen, muss zunächst einmal Zeit investiert werden – von der Auswahl der Prozesse über das Finden einer passenden Lösung bis hin zur Schulung der Anwender. Vor diesem anfänglichen Mehraufwand scheuen so manche zurück. Dabei ist die Hürde vor allem eine psychologische, denn: Ein neues Tool, gerade Software aus der Cloud, lässt sich in wenigen Monaten implementieren. Die Zeitersparnis macht sich direkt bemerkbar und die Investition zahlt sich oft bereits nach einem halben bis einem Jahr aus.

Höhere Prozessqualität als Top-Ziel

Die Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Technologien ist dennoch groß. Das Berufsbild des HRlers hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Um ihre Rolle als strategische Partner ausfüllen zu können, sind Personalmanager bestrebt, den administrativen Aufwand zu senken. 81 Prozent der Befragten bezeichnen sich als offen oder sehr offen für digitale Lösungen. Hoch im Kurs stehen etwa Bewerbermanagement-Tools, Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme und digitale Personalakten. Einige Unternehmen beziehen diese Tools auch bereits aus der Cloud. Gleichzeitig sind noch wesentliche Potenziale ungenutzt: Das Thema Mitarbeiteranfragen liegt etwa auf Platz drei der größten Zeitfresser, aber nur ein gutes Drittel der Befragten setzt eine Mitarbeiter-Self-Service-Applikation ein. Auch bei den geplanten Automatisierungsprojekten nimmt die Personalbetreuung einen der hinteren Plätze ein. Setzen HR-Manager falsche Prioritäten? Wahrscheinlicher ist Folgendes: Um ihre Digitalisierungsvorhaben zu realisieren, müssen sie als erstes die Geschäftsführung vom Nutzen der Investition überzeugen. Haben sie schon ein oder zwei neue Lösungen erfolgreich eingeführt, steigt der Rechtfertigungsdruck für weitere Prozessoptimierungen. Denn in der Vergangenheit waren es eher Abteilungen wie der Vertrieb oder der Kundenservice, die bei der Digitalisierung mit Priorität behandelt wurden. Damit verkennen Unternehmen die zentrale Rolle des HR-Bereichs. Dieser fungiert als wichtige Schnittstelle nach innen und außen. Eine digitalaffine Unternehmenskultur zu etablieren, die Technologiekompetenz der Mitarbeiter zu stärken, eine moderne Arbeitgebermarke zu entwickeln und glaubhaft zu kommunizieren, all das wird nur gelingen, wenn der HR-Bereich aktiv darauf hinarbeitet. Dafür muss er sich die nötigen Spielräume schaffen – was die Geschäftsführung unterstützen sollte.

Technische Fakten und Toolkompetenz

Ein potenzieller Stolperstein liegt in der Konzeption der zu automatisierenden Prozesse. Sollen etwa mehrere HR-Teams an verteilten Standorten mit einem Tool arbeiten, sind die verschiedenen Zuständigkeiten bei der Implementierung zu berücksichtigen. Außerdem ist genau zu prüfen, welches Nutzungsmodell zum eigenen Unternehmen passt – der Schritt in die Cloud oder doch eine On-Premises-Software? Viele Lösungen sind mit unterschiedlichem Funktionsumfang erhältlich, etwa als Basis- und Premiumversion oder mit verschiedenen optionalen Modulen. Hier sollte nicht nur der Kostenaspekt entscheidend sein. In der Regel erstellt der Anbieter gemeinsam mit dem Kunden ein Pflichtenheft mit allen Muss- und Kann-Kriterien. Dieses dient als Entscheidungsgrundlage für die Auswahl des Lizenz- oder Software-as-a-Service-Modells. Die technischen Voraussetzungen sind aber bei Weitem nicht alles. Vielmehr bietet die Technik nur ein Potenzial. Wenn das, was die Software theoretisch ermöglicht, nicht in der Praxis ankommt, liegt die Ursache oft in mangelnder Toolkompetenz. HR-Manager sind darum gefordert, das eigene Team von Anfang an einzubinden. Es gilt, transparent zu kommunizieren, worin das Ziel besteht, wie die neue Software die täglichen Abläufe verändern wird und was das für die HR-Mitarbeiter bedeutet. Bevor diese aktiv mit der Software arbeiten, benötigen sie eine Schulung. In der ersten Zeit nach der Umstellung braucht es zudem einen festen Ansprechpartner, den die Anwender bei Fragen jederzeit kontaktieren können. Mitarbeiter, die sich gut unterstützt fühlen, akzeptieren eine Veränderung eher und sind motivierter, sich die neue Arbeitsweise aktiv anzueignen. Dieser Faktor ist nicht zu unterschätzen.

Zufriedene Cloudnutzer

Entscheidet sich ein Unternehmen für cloudbasierte Tools, können Mitarbeiter dezentral und standortunabhängig auf Daten und Dokumente zugreifen. Die Pandemie hat verdeutlicht, wie essenziell das sein kann – die Zukunft der Arbeit ist plötzlich ganz nah ans Heute gerückt. Vor Covid-19 verwendeten erst 36 Prozent der Befragten eine oder mehrere Software-as-a-Service-Lösungen. Diese Gruppe ist mit großer Mehrheit zufrieden: Für 82 Prozent der Anwender hat sich die Cloud als zielführend erwiesen. Diejenigen, die noch keine SaaS-Tools nutzen, sind oft noch nicht dazu gekommen, sich mit der Frage zu beschäftigen. HR-Manager sollten die IT-Abteilung mit ins Boot holen, um Cloudprojekte schneller in Gang zu bringen und umzusetzen. Bei etwaigen Vorbehalten bezüglich der Datensicherheit helfen ebenfalls die IT-Kollegen: Mit ihrer Fachkompetenz können sie den HR-Bereich bei der Auswahl des richtigen Anbieters unterstützen. Dieser sollte etwa eine Verarbeitung der Daten nach EU-Recht garantieren und gemäß der Norm ISO 27001 zertifiziert sein.

Data Analytics ist noch Neuland

Die Digitalisierung verändert nicht nur Arbeitsabläufe, sondern ermöglicht auch den Zugriff auf ein Meer von Daten und deren strategische Nutzung. Was hier auffällt: Qualifiziertes Personal zu gewinnen und zu binden, ist mit die wichtigste Aufgabe. Gleichzeitig nennen die Befragten Versäumnisse bei der Personalentwicklung und kämpfen mit dem Fachkräftemangel. Aus Unternehmensdaten Erkenntnisse zu gewinnen und diese gewinnbringend zu nutzen – etwa für die Weiterbildung –, könnte diesen Widerspruch lösen. Die Studie zeigt aber, dass HR Analytics in der Praxis noch ganz am Anfang steht. Einerseits erheben fast alle Befragten für das Personalcontrolling Daten. Tiefergehende deskriptive Analysen erstellen andererseits nur 29 Prozent. Und gerade einmal vier Prozent haben Erfahrungen mit prädiktiven Analysen gesammelt, das heißt, aus Datensätzen Vorhersagen abgeleitet, um zukünftige Entwicklungen einzuschätzen und Entscheidungen fundierter zu treffen. Die Mehrheit geht also mit Daten noch genauso um wie vor fünf bis zehn Jahren. Man führt Excel-Listen zum Krankenstand und zur Mitarbeiterfluktuation und berechnet Kennzahlen, um die Produktivität von Teams zu ermitteln. Mithilfe moderner Tools große Datenbestände (Big Data) analysieren, um das Unternehmen gezielt weiterzuentwickeln – das tun bislang die wenigsten. Angesichts der bisherigen Befunde war dies zu erwarten. Es ist sinnvoll, zunächst bestehende Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren, bevor sich die HR-Abteilung neue Kompetenzfelder erschließt. Auf diesem Gebiet aktiv zu werden, ist anspruchsvoller, als etwa eine digitale Personalaktenlösung einzuführen. Schließlich verändert sich hier nicht nur die Arbeitsweise, sondern HR-Manager müssen neue Prozesse etablieren, passende Softwaretools auswählen und die nötigen Qualifikationen aufbauen. Das Fazit: Bei der Automatisierung ihrer Kernprozesse haben die meisten Personalabteilungen schon Erfolge erzielt. Die strategische, digitale Datenanalyse ist hingegen noch Neuland.

Was jetzt zu tun ist

HR steht am Scheideweg: Es bieten sich neue Möglichkeiten, den Stellenwert der Personalarbeit im Unternehmen wesentlich zu erhöhen. Die Voraussetzungen, um diese Potenziale zu nutzen, gilt es jedoch erst zu schaffen. Die Digitalisierung fungiert als Katalysator für die Transformation des HR-Bereichs im Ganzen. Dabei müssen Personalmanager gewisse Hürden überwinden – von Skepsis der Geschäftsführung über Zeitnot bis hin zu Stolpersteinen bei der Umsetzung. Die folgenden Tipps helfen Versicherern und Banken dabei, den Reifegrad der Digitalisierung Schritt für Schritt zu steigern:

  • Tipp 1: Entwickeln Sie einen mehrstufigen Plan für die kommenden fünf Jahre, um Routineprozesse schrittweise zu digitalisieren und zu automatisieren. Beginnen Sie mit den fehleranfälligsten und zeitaufwendigsten Abläufen.
  • Tipp 2: Finden Sie gemeinsam mit dem HR-Management und der IT-Abteilung heraus, welche HR-IT-Architektur für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist: eine einzige, umfassende HRM-Plattform, ein Best-of-Breed-Ansatz mit spezialisierten (Cloud-)Lösungen – oder etwas dazwischen.
  • Tipp 3: Unterziehen Sie den bisherigen Grad der Automatisierung einer kritischen Prüfung: Erfüllt die Software die Erwartungen? Was muss noch manuell erledigt werden? Sind die Anwender ausreichend geschult?
  • Tipp 4: Arbeiten Sie mit der IT- oder der internen Data-Science-Abteilung zusammen, um gemeinsam ein Konzept zur Nutzung von HR-Daten zu entwerfen und umzusetzen.
  • Tipp 5: Beziehen Sie bei der Lösungsauswahl potenzielle Anbieter frühzeitig ein. Erstellen Sie einen Anforderungskatalog, den die Anbieter ausfüllen. So können Sie die Kandidaten vergleichen.
  • Tipp 6: Geben Sie den Projektbeteiligten den nötigen Spielraum für Digitalisierungsvorhaben. Genügend Zeit in die Konzeption, Lösungsauswahl und Implementierung zu investieren, zahlt sich aus.

Der Studienbericht mit allen Ergebnissen und Handlungsempfehlungen ist hier zum kostenfreien Download verfügbar.

Der Autor:

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Diplom-Mathematiker Matthias Kunisch, Geschäftsführer bei Forcont Business Technology

Diplom-Mathematiker Matthias Kunisch ist Geschäftsführer bei Forcont Business Technology, ein auf Enterprise Content Management (ECM) spezialisiertes Softwarehaus, und seit 1976 in der IT-Branche tätig. Matthias Kunisch ist für die strategische Ausrichtung des Unternehmens und die Produktentwicklung verantwortlich. Von 2012 bis 2018 war er Vorstandsmitglied des Kompetenznetzwerks Cloud Ecosystem e. V. Im Jahr 2019 wurde er zum Senator h. c. des Bundeswirtschaftssenats im Bundesverband mittelständische Wirtschaft e. V.