Dokumentenmanagement bei Banken: So läuft's mit Windream

Ein Artikel von red | 19.01.2022 - 11:40

Zuverlässig und flexibel

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Thomas Gabis, Windream-Spezialist bei GRZ IT Center.

Kerngeschäft des GRZ ist der Rechenzentrumsbetrieb sowie die Bereitstellung dezentraler Hard- und Software-Strukturen insbesondere für Kunden aus dem Banken- und Finanzsektor. 2006 lautete die Anforderung der Raiffeisen-Sektoren Oberösterreich, Salzburg und Tirol ans GRZ, eine zentrale DMS-Lösung für die sichere Ablage der sensiblen Bankdokumente einzuführen. Bei der Auswahl standen vier Aspekte im Vordergrund:

  • die vollständige Windows- und Explorer-Integration,
  • ein sicherer Zugriff auch über schmalbandige Leitungen,
  • ein geringer Ressourcenverbrauch und
  • ein verlässlicher Support.

Nach einer detaillierten Marktsondierung fiel die Entscheidung im Dezember 2007 auf die ECM-Lösung von Windream. Für Thomas Gabis sind es nicht so sehr einzelne Aspekte, sondern das Gesamtpaket, das für Windream spricht. Das beginnt bei der hohen Performance der Software und geht über den geringen Betreuungsaufwand und verlässlichen Support bis hin zur Flexibilität in Bochum und der Option, individuelle Eigenentwicklungen auf die Windream-Lösung aufzusetzen. Erkan Duman, seit gut einem Jahr Abteilungsleiter Windows Systems Services beim GRZ IT Center, schätzt insbesondere die hohe Flexibilität des ECM-Spezialisten aus Bochum: „Sinnbild der guten Zusammenarbeit war für mich, wie schnell Windream unsere Anforderungen nach Proxy-Servern entwickelt und umgesetzt hat.“ 

Diese wurden als lokale Cache-Speicher zwischen die österreichweit verteilten Clients der Bankfilialen und dem zentralen Windream-Hauptserver geschaltet. Indem die Clients Anfragen für Dokumente zunächst an den nächsten Proxy-Server richten und diese – falls dort vorhanden – sofort genutzt werden können, wird der Prozess erheblich beschleunigt. Zugleich werden über den lokalen Proxy geöffnete Dateien am Hauptserver gesperrt. Die Datensynchronisation findet nachts statt, damit die Internet-Bandbreite während der Bank-Geschäftszeiten vollständig für den Kundenbetrieb zur Verfügung steht.

Aktuell betreibt das GRZ in seinem Rechenzentrum elf Windream-Umgebungen für seine Bank-Kunden, die großen Wert darauf legen, dass ihre Daten je Bankengruppe separat gespeichert werden. Auf den elf Windream-Hauptservern sind insgesamt 430 Mio. Dokumente und 23 Mio. Verzeichnisse abgelegt, die 82 Terabyte an Speicherplatz belegen. Davon sind 380 Mio. Dokumente revisionssicher archiviert – entsprechend einem Speichervolumen von 66 Terabyte. Der größte Windream-Server verfügt über acht CPU-Kerne.

Ein Ausfall in 14 Jahren

Ausfälle gab es in den vergangenen knapp 14 Jahren kaum. „Die Windream-Server laufen extrem stabil“, berichtet Gabis, „und fallen so gut wie nie aus“. In der Regel werden sie einmal pro Woche neu gestartet und arbeiten dann zuverlässig. „Nur einmal, vor vier Jahren, gab es einen kundenwirksamen Ausfall“, erinnert sich Gabis. Die Ursache war, dass der Datentyp einer Spalte einer Datenbanktabelle vollgelaufen war. „Es hat nicht einmal zwei Stunden gedauert, bis mich der Windream Geschäftsführer, Roger David, zurückgerufen hat, und wenig später kamen bereits SQL-Skripts aus Bochum, um die Datenbank aufzuräumen. Nach nur vier Stunden war Windream bereits wieder in Betrieb.“

Auf den Geschmack gekommen

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Erkan Duman, Abteilungsleiter Windows Systems Services bei GRZ IT Center.

Seit Mitte vergangenen Jahres ist mit Windream Dynamic Workspace eine flexible Lösung, mit der sich Dokumente, Prozesse und Lösungen plattformübergreifend integrieren und nach dem Baukastenprinzip neue Ansichten und Workflows designen lassen verfügbar. Das GRZ geht davon aus, dass sich damit der Aufwand für Eigenentwicklungen, die viele Ressourcen gebunden haben, in Zukunft reduziert, weil sich diese in Eigenregie über den Dynamic Workspace abbilden lassen können.

„Das ist kostengünstiger für unsere Kunden und uns. Zudem sind wir dann schneller und flexibler“, erläutert Gabis. So fehlt es bislang zum Beispiel an einer browserbasierten Nutzung von Windream am Smartphone – mithilfe des Dynamic Workspace ließe sich eine solche zügig entwickeln. Zweitens möchte Gabis bestehende Eigenentwicklungen peu à peu über den Dynamic Workspace ablösen, was einen längeren Zeitraum beanspruchen wird. Das hätte für die Bankkunden den Vorteil, dass sich Workflows ansprechender gestalten lassen und damit intuitiver zu bedienen sind als bisher.

Bei allen neuen, modernen Features wie dem Dynamic Workspace ist das namensgebende Feature der Windream-Software für Thomas Gabis auch heute immer noch eines der zentralen Alleinstellungsmerkmale: die Tiefenintegration in das Windows-Betriebssystem. Dies erleichtert den Anwendern das tägliche Arbeiten ungemein, indem sie auf ihre in Windream abgelegten Dateien genauso zugreifen, als wenn diese auf einem lokalen Laufwerk abgelegt wären. Windream-Geschäftsführer Roger David: „Die Raiffeisen-Bank kann schließlich keine 14.000 Mitarbeiter schulen, wie sie ihre Dokumente wiederfinden.“

Hintergrund

Das seit 1971 bestehende GRZ IT Center zählt mit ihren drei Standorten in Linz, Innsbruck und Salzburg zu den führenden IT-Systemhäusern Österreichs und beschäftigt aktuell 465 Mitarbeiter. Die Kunden kommen überwiegend aus dem Bankensektor.

Kerngeschäft des GRZ ist der Rechenzentrumsbetrieb sowie die Bereitstellung dezentraler Hard- und Software-Strukturen unter anderem für digitale Finanzdienstleistungen wie Electronic-Banking-Lösungen und digitale Zahlungssysteme. Dafür stellt das GRZ seinen Kunden die nötige Hardware und Software in einer modernen Cloud-Infrastruktur bereit. Insgesamt stehen den Kunden 1.500 Anwendungen rund um digitale Finanzgeschäfte zur Verfügung.

Das GRZ-Rechenzentrum hat ein Datenvolumen von mehr als 4 Petabyte (4 x 1015 = 4.000.000.000.000.000 Byte). Auf einer Fläche von 2.400 qm stehen 430 Racks mit mehr als 3.200 Servern. Der Virtualisierungsgrad liegt bei gut 80 Prozent. 13 Sicherheitszonen mit Zutrittskontrollen und Gaslöschanlagen sorgen für eine hohe Sicherheit der sensiblen Daten.