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RPA: Einsatzmöglichkeiten und Erfolgsfaktoren

Ein Artikel von Mario Smeets, Management-Berater bei DCP Consulting | 17.02.2021 - 11:59
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Mario Smeets, Management-Berater bei DCP Consulting

Nahezu jede deutsche Bank nutzt RPA oder hat sich zumindest mit einer möglichen Nutzung von RPA auseinandergesetzt. Kostengünstige Einstiegsmöglichkeiten in die Prozessautomatisierung von Herstellerseite und mittlerweile zügige, wenig aufwendige Pilotierungsprojekte ermöglichen es auch (noch-) Nicht-Nutzern der Technologie, weitere wichtige Schritte in Richtung RPA-Nutzung und damit Digitalisierung zu gehen – ohne großes Risiko.

Bei RPA handelt es sich nicht um physische Maschinen, sondern um eine installierbare Software. Ziel dieser Software ist es, Menschen in der Ausübung ihrer Tätigkeiten zu unterstützen oder ihnen einzelne Tätigkeiten vollständig abzunehmen. Hierbei kommuniziert die RPA-Technologie mit anderen digitalen Systemen, extrahiert Daten, verändert diese und fügt sie in andere Anwendungen ein. RPA eignet sich damit zur voll- oder teil-automatisierten Abwicklung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen. Ein RPA-Einsatz setzt keine tiefgreifenden Änderungen an bestehender IT-Infrastruktur voraus. Die Software nutzt das User-Interface so, wie es auch ein Mensch nutzen würde. RPA kann daher auch als non-invasive Technologie bezeichnet werden.

Zielsetzungen des RPA-Einsatzes

Die Zielsetzungen einer RPA-Nutzung bzw. Prozessautomatisierung sind vielschichtig. Oftmals werden hier zunächst (Prozess-)Kosteneinsparungen genannt. Bei näherem Hinsehen ist das darunterliegende Ziel vielfach die Entlastung von Mitarbeitern. Weitere Zielsetzungen können die Prozesszeitreduktion oder eine Qualitätssteigerung durch das Vermeiden menschlicher Fehler sein.

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Darstellung einer Kombination unterschiedlicher Technologien entlang eines Prozesses

Geeignete Prozesse für die Automatisierung

Um zu entscheiden, welche Prozesse mit RPA automatisiert werden können, lässt sich eine Vielzahl von Kriterien aufführen, wie die Anzahl automatisierter Anwendungen, Grad der Prozessstandardisierung, Prozessstabilität und mehr. Die beiden maßgeblichen Kriterien sind jedoch „Digitalität“ und „Regelbasiertheit“. Diese beiden erlauben – grade am Anfang der RPA-Nutzung – eine schnelle Anwort auf die Frage, ob ein Prozess automatisierbar ist oder nicht.

Digitalität: Eine Software kann nur Daten verarbeiten, die digital vorliegen. Briefe, Faxe u.ä. eignen sich entsprechend nicht. Wird ein Brief eingescannt, ist er aus RPA-Sicht immer noch nicht digital, denn: Es handelt sich zwar um eine Bilddatei, jedoch ist kein strukturierter, maschinenlesbarer Text o.ä. vorhanden, den die Software regelbasiert verarbeiten könnte. Hierfür können weitere Komponenten eingesetzt werden, zum Beispiel Optical Character Recognition-Komponenten, die aus dem Bild maschinenlesbaren Text machen, mit dem RPA dann weiterarbeiten kann.

Regelbasiertheit: Anders als oft medial vermittelt, kann RPA in seiner Reinform nur nach starren Regeln arbeiten. Jede Entscheidungssituation im automatisierten Prozess muss eindeutig und vorher definiert sein. Situationsindividuelle oder erfahrungsbasierte Entscheidungen, wie wir Menschen sie treffen können, sind nichts für RPA. Der Prozess müsste an solchen Stellen zeitweise an einen menschlichen Entscheider ausgesteuert werden (was durchaus möglich ist, jedoch einen komplexeren Anwendungsfall darstellt). Komponenten, die künstliche Intelligenz nutzen, können hier Abhilfe schaffen. Ihr Einsatz erfordert initial einen großen Aufwand und ist komplex, er stellt eher eine mögliche Ausbaustufe einer schon erfolgreichen RPA-Nutzung im eigenen Haus dar.

Der Verarbeitungsprozess von Pfändungseingängen in Banken ist ein denkbares Beispiel hierfür: Briefe gehen ein, werden gescannt und damit im ersten Schritt digitalisiert – wenn auch noch nicht maschinenlesbar. Im zweiten Schritt erfolgt die Strukturierung durch eine künstliche Intelligenz, also einen Algorithmus, der Strukturen erkennen und dadurch Daten klassifizieren kann. Mit dem dann digitalen und strukturierten Dateninput kann die RPA-Software weiterarbeiten und Konten sperren, Nachrichten erstellen, etc.  – entlang der vorher definierten Regeln.

Unter der Annahme digitaler und strukturierter sowie regelbasierter Prozesse, eignen sich vor allem Backoffice-Prozesse in Banken für eine Automatisierung mit RPA. Insbesondere solche, in denen Daten geprüft, verglichen oder zwischen unterschiedlichen Anwendungen transferiert werden. Letzterer Aspekt lässt auf ein weiteres Merkmal besonders RPA-geeigneter Anwendungsfälle schließen: Der Datentransfer zwischen Anwendungen, zwischen denen keine technische Schnittstelle besteht oder hergetsellt werden kann (oftmals Datenabrufe von Websites o.ä.).

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Wie bei jeder neuen Technologie bietet es sich an, die RPA-Eignung zunächst unternehmensindividuell zu verproben, also zu pilotieren.

Einsatzbereiche für RPA

Die konkreten organisatorischen Bereiche, in denen sich viele RPA-geeignete Prozesse finden lassen, sind in Banken die Marktfolgebereiche und die IT. In der Marktfolge werden Vielzahlen standardisierter Prozesse abgewickelt, Statistiken geführt und Prüfungen vorgenommen. Oftmals die Arten von „Drehstuhltätigkeiten“, für die ein Software-Roboter genutzt werden kann. Je nach Größe des Hauses, bietet auch die IT einen potenziellen RPA-Einsatzbereich. Die Anwendungsfälle reichen hier von der standardisierten Benutzeranlage, -verwaltung und -Löschung, über das Zurücksetzen von Passwörtern bis hin zur Testautomatisierung – insbesondere von Regressionstests im Rahmen von Releasezyklen und ähnliches. Nicht nur in Banken, sondern auch allen anderen Unternehmen automatisierungs-relevant, sind Rechnungsverarbeitungsprozesse – seien es Ein- oder Ausgangsrechnungen. Neben automatisierten Buchungen und der Dokumentation in relevanten Anwendungen, können insbesondere auch vorgelagerte Prüfroutinen und Abgleiche von RPA übernommen werden.

Wie bei jeder neuen Technologie bietet es sich an, die RPA-Eignung zunächst unternehmensindividuell zu verproben, also zu pilotieren.

  1. Zunächst bietet es sich an, eine kleine Projektstruktur aufzusetzen, um das Vorhaben abgrenzen und notwendige Ressourcen genau benennen und zur Verfügung stellen zu können.
  2. Im zweiten Schritt wird ein „guter“ Pilotprozess ausgewählt. Gut ist ein solcher dann, wenn er nicht zu komplex ist und einen schnellen Erfolg ermöglicht, dabei trotzdem valide Rückschlüsse über die Eignung der Technologie zulässt.
  3. Anschließend oder bereits parallel erfolgt die Auswahl des Softwareanbieters. Mittlerweile haben sich eindeutige Marktführer entwickelt, dennoch ist ein Abgleich der individuellen Anforderungen mit dem Leistungsangebot des Herstellers notwendig. Ein späterer Wechsel der Technologie sollte vermieden werden.
  4. Ein Proof of Technique stellt vor Pilotierung sicher, dass die ausgewählte Software auch tatäschlich mit allen relevanten Anwendungen interagieren kann.
  5. Der ausgewählte Prozess sollte nicht „blind“ automatisiert werden. Vielmehr ist eine vorherige bankfachliche und RPA-technische Prozessanalyse und -anpassung sinnvoll. Oftmals ermöglicht es diese weitreichende Prozessoptimierung – zusätzlich zur Automatisierung – noch einmal deutlich mehr Potenziale zu heben.
  6. Es folgt die eigentliche Entwicklung des RPA-Prozesses, in einem Piloten meist innerhalb weniger Tage umsetzbar.
  7. Wie bei jeder Entwicklung, ist ein Test notwendig, der mit einer formellen Freigabe abschließt.
  8. Abschließend erfolgt der Go-Live und die erste produktive Nutzung des RPA-Roboters beginnt.

Der hier skizzierte Prozess zeigt – mit einer schematische Zeitleiste – wie schnell und mit wie wenig Aufwand RPA pilotiert werden kann. Dabei gilt es jedoch zu beachten, dass sich an die Pilotierung weitere Schritte anschließen, beispielsweise die Sicherstellung eines stabilen RPA-Regelbetriebs.

Fazit

RPA bietet Banken die Chance, den eigenen Automatisierungsgrad mit geringem Aufwand zu erhöhen und Prozesse kostengünstiger und schneller zu gestalten. Der Haupteinsatzbereich liegt in Marktfolge- und Backoffice-Prozessen, die standardisiert und digital ablaufen. Vor einem großflächigen Einsatz empfiehlt sich eine Pilotierung, die innerhalb weniger Wochen umsetzbar ist.

In der Finanzbranche ist das Thema Prozessautomatisierung seit Jahren nicht mehr wegzudenken. Doch wie setzt man solche Veränderungen im Rahmen des Changemanagements erfolgreich und effizient um? Im Fokus des Buches steht der recht junge RPA-Ansatz aus der Intelligent Automation. Dabei imitieren Roboter das menschliche Handeln. Die Eingabe von Befehlen erfolgt direkt über die Oberfläche. So gehören tiefgreifende Softwareveränderungen der Vergangenheit an.