Intelligente Scanner beschleunigen die Produktion

Ein Artikel von Herbert Sebald | 07.01.2020 - 13:27
unmuth steffen_4934.jpg

Steffen Unmuth, Sales Director bei ibml © ibml

ibml-Scanner der ImageTracDS-Serie arbeiten mit künstliche Intelligenz. Mit welchen neuen Features gehen Sie auf Ihre Kunden zu?

Unmuth: Wir bringen die Intelligenz in den Posteingang. Tatsächlich sind die Unternehmen nur so gut, wie sie die Methoden und Konzepte der Digitalisierung für sich verwenden – und wie sie mit künstlicher Intelligenz ihr Unternehmen organisieren und die Prozesse verbessern.

Das entscheidende Feature, das wir mit der künstlichen Intelligenz in die Geräte bringen, ist die dynamische Sortierung der Dokumente.  Der Scanoperator kann nach verschiedenen Kriterien bestimmte Unterlagen aus dem Dokumentenstapel heraussortieren: Etwa nicht valide Belege, auf denen die Unterschrift fehlt. Oder die Korrespondenz mit einem bestimmten Unternehmen, das die Intelligenz im Gerät an dessen Logo erkennen wird.

Unsere Anwender können jetzt auch auf Trennblätter innerhalb der Posteingangstapel verzichten: Bei der Vorbereitung der Scanstapel nutzen die Mitarbeiter einfach die Briefkuverts als Trennblätter. Der Scanner sortiert die Umschläge beim Scanvorgang aus dem Stapel. Und sie können die künstliche Intelligenz auch für Drucke auf die Dokumente nutzen.

Welche Argumente sprechen dafür, dass die Produktionsverantwortlichen mit den ibml-Scannern die Digitalisierung in der Poststelle vorantreiben?

Unmuth: Sehr lange haben alle damit gerechnet, dass die Digitalisierung die Menge des Papiers in den Unternehmen reduzieren werde. Aber neue Studien zeigen, dass dies ein Irrtum war. Die Untersuchungen zeigen, dass trotz Digitalisierung das Papieraufkommen immer weiter steigt.

Also liegen die Vorteile der neuen, digitalen Methoden ganz klar in der Möglichkeit, immer mehr Papier immer kostengünstiger und schneller zu verarbeiten. Scandienstleister können für ihre Services ganz neue Preise festlegen und mehr Belege zu günstigeren Preisen verarbeiten.

Sie versprechen kostengünstigere und gleichzeitig viel schnellere Prozesse in der Scanproduktion?

Unmuth: Mit Unterstützung unserer künstlichen Intelligenz werden unsere Anwender ihre Produktion bei der Vorbereitung und bei der Nachbearbeitung stark beschleunigen. Das sind zum Beispiel die Validierungsprüfungen– ist ein Beleg unterschrieben oder ist er ungültig? Die Software erkennt die Pflichtfelder und sortiert alle Dokumente in das zweite Ausgabefach, die nicht korrekt ausgefüllt sind. Das spart viel manuelle Arbeit, denn die Mitarbeiter werden in Zukunft nicht mehr im Scangut nach den ungültigen Dokumenten suchen.

Das Drucken von Informationen auf ein gescanntes Dokument aus Papier klingt zunächst paradox. Wo ist hier der Mehrwert der künstlichen Intelligenz?

Unmuth: Der Druck von Informationen auf die gescannten Dokumente kann für die Nachverfolgung der Prozesse oder für das Auffinden von Papierdokumenten im Archiv wichtig sein. Der Scanner druckt Informationen wie das Datum des Scannens oder den Namen des Operators auf das Dokument.

„Intelligent“ heißt in diesem Zusammenhang, dass der Scanner beispielsweise die erste Seite einer mehrseitigen Unterlage erkennt und genau hier – und nur hier – die Informationen druckt. Bislang war es nur möglich entweder auf alle Seiten eines Stapels zu drucken – oder eben auf keiner Seite. Mit dem intelligenten Druck hat ibml ein Alleinstellungsmerkmal, dass die ImageTracDS-Serie deutlich von anderen Geräten abhebt.

In vielen Scanproduktionen gelten Briefumschläge als nutzlose Prozessbremsen. ibml dagegen weist den Kuverts eine neue Rolle zu – die eines Trennblattes zwischen den einzelnen Dokumenten.

Unmuth: Über verschiedene Methoden können wir mit Unterstützung der künstlichen Intelligenz in den Scannern Briefumschläge erkennen und sie als Trennkriterium nutzen. Um sie im nächsten Schritt aus dem Dokumentenstapel zu entfernen, lassen wir sie einfach in das zweite Ausgabefach sortieren.

Die Anwender können den Briefumschlag als oberstes Blatt einer Unterlage auf den Stapel legen und dann die nächsten Dokumente und die nächsten Dokumente – immer getrennt durch die leeren Briefkuverts. Damit entfallen die Trennblätter und alle Prozesse darum herum. Die Mitarbeiter brauchen keine Trennblätter mehr drucken, einsortieren und wieder aussortieren.

Und die Post wird vollständig digitalisiert und abgelegt. Denn wir machen auch ein Bild des Kuverts. Das können wichtige Informationen sein, die wir als Bild mit an die nachfolgenden Systeme liefern: Falls beim Empfang einer Sendung der Eingang gestempelt oder wenn eine Unterlage per Einschreiben geschickt wurde. 

ScaleHub: Die KI hinter der ibml Lösung

ScaleHub’s skalierbares Crowdsourcingportal stellt [MO1] die Schaltzentrale im Hintergrund von ibml dar. ScaleHub ist ein Pionier in diesem neuen und rapide wachsenden Markumfeld (Wachstum pro Jahr ca. 31% - 52%) und stellt weltweit das größte globale AI Crowdforce Betriebssystem zur Verfügung.

Zahlenmäßig bindet ScaleHub bis zu 2.3 Millionen Arbeitskräfte weltweit ein. Saisonale Verarbeitungspeaks, der Mangel an Arbeitskräften zur Datenerfassung oder Einmalaufgaben stellen somit keine Wachstumsbremse für ibml Kunden dar. Wir garantieren eine permanente Verfügbarkeit (24/7) und verarbeiten alle denkbaren Formulare in jeder Sprache: u.a. Steuerformulare, Anträge oder Schadensmeldungen von Versicherungen/Banken, CENSUS, Wahldokumente, jegliche Art von Protokollen – wobei die Dokumente elektronisch oder handschriftlich ausgefüllt sein können. Unsere nahezu 100%-ige (99.x% in Realität) Verarbeitungsqualität garantieren wir über individuelle Service Level Agreements. Unterstrichen wird unsere sehr hohe Datenqualität ebenfalls durch eine sehr niedrige Fehlerquote.

ScaleHub’s Portal ist vom TÜV Rheinland ISO 27001-2013 zertifiziert und GDPR konform, somit sind alle DSGVO Anforderungen abgedeckt.