Systemablösungen und Rückbauten in Zeiten der Digitalisierung

Ein Artikel von Dirk Frenz, Partner der STRANGE Consult GmbH | 12.12.2019 - 13:28
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Dirk Frenz © Ingrid Jost-Freie

Zeitgenaue Ablösungen von Systemen mit fachgerecht aufgesetzten Rückbaumaßnahmen helfen, die Systemlandschaften zu harmonisieren und den Komplexitätsgrad der IT-Architekturen zu verringern. Damit werden die IT-Betriebskosten gesenkt und eine höhere Manövrierfähigkeit der gesamten IT-Architektur hinsichtlich standardisierter, aber auch flexibler und  schnellerer Geschäftsunterstützung erzielt.

Bis dato haben Systemeinführungspro­jekte aus Termin- und Kostengründen die noch zu berücksichtigende Übernahme von „nur“ mittelbar markt- und kunden­orientierten Funktionalitäten meist stiefmütterlich behandelt. Funktionalitäten wie Kalkulationsberechnungen, Buchungs­algorithmen, Druckfunktionalitäten laufender Geschäftsbeziehungen, partielle Weiterführung des Reportings, Dokumentmanagements usw., als auch die verpflichtende Archivierung von relevanten Daten sind durch das „weiterlaufende“ Alt-System abgedeckt worden. Manchmal werden Alt-Systeme aber auch einfach als „Nachschlagewerk“ weitergeführt – teils zugriffsgesperrt. Die Erfüllung von gesetzlichen Datenlöschungsverpflichtungen nach entsprechend geregelter Frist wurde und wird in diesen Alt-Systemen vernachlässigt, partnerbezogene Daten werden nicht nachweislich gelöscht. Diesen un­gewünschten Auswüchsen kann in einer ­effizienten und zielgerichteten Weise ent­gegengewirkt werden, indem man die ­Systemablösung und den Rückbau wie folgt organisatorisch hinterlegt.

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Phasen des Rückbaus von Alt-Systemen

1. Die Kompetenzen von zielgerichteten Systemablösungen und Rückbauten müssen definiert und zentral in der IT-Organisation einer existierenden Rolle (partiell) hinterlegt werden.

2. Zusätzlich werden diese Kompetenzen im Einführungsprojekt-Standard durch entsprechend definierte Aktivitäten hinterlegt. Die Aktivitäten werden dabei im Projektablauf früh initiiert.

3. Eine ausgewogene Balance zwischen Abarbeitung der unter 2. definierten ­Aktivitäten im Projekt und der unter 1. zentral bereitgestellten Kompetenzen muss gewährleistet sein. 

Das kann bei kleineren Einführungspro­jekten mit aufwandsgeringen Ablösungs- und Rückbau-Aktivitäten durch zentrale Abarbeitung erledigt werden, bei großen Plattformeinführungen mit Ablösung ­mehrerer Anwendungsysteme ist eine programm-/projektspezifische Abarbeitung mit entsprechenden Kapazitäten vorzusehen.

Unabhängig von der organisatorischen Gestaltung sollte die Einbindung des Rückbaus in ein System-Einführungsprojekt in 3 Phasen erfolgen, bevor es in den operativen Betrieb (Phase 4) übergeht. Die operative Gestaltung der Rückbauphasen berücksichtigt die Grundsätze des Rückbaus sowie die einführungsprojektspezifisch gewählten Migrationsstrategien.

Inhaltlich wird unter Rückbau die Vor­bereitung, der eigentliche Rückbau mit ­Abbau und Deinstallation des Alt-Systems sowie die Überleitung in den Betrieb der aufzubauenden Archiv-Lösung verstanden. Außerdem umfasst er das fachge­rechte ­Datenhandling archivierter Daten sowie den Abbau von HW, SW und Infrastruktur sowie der organisatorischen und prozessualen Strukturen rund um das Alt-System. Nichtbestandteil des Rückbaus ist die Migration zum und der künftige ­Betrieb des Neu-Systems. Entlang der Phasen müssen alle Dimen­sionen berücksichtigt werden, die in System­ablösungen/Rückbauten ­wirken können. Man unterscheidet dabei zwischen 2 Dimensionsarten: 

• Elemente mit Kernrelevanz (unmittel­bare Komponenten für den Rückbau und den Archiv-Betrieb)

• Elemente mit Kontextrelevanz (mittel­bare Themenfelder für den Rückbau und den Archiv-Betrieb)

Die Frage, welche Alt-Systeme potenziell rückgebaut werden sollten, ist einfach zu beantworten: Es sollten die abzulösenden (Alt)Systeme zeitnah zurückgebaut werden, die keinerlei Archivaufgaben übernehmen sowie Archiv-Systeme, die ihren Archiv-Auftrag erfüllt haben, sei es durch den Ablauf der Datenhaltungspflichten nach einer Systemablösung oder sei es durch die Ablösung eines dauerhaften Archivsystems. Für die Systemablösungen und Rückbauten von Alt-Systemen sind im Rahmen der kern- und kontextrelevanten Dimensionen folgende Einzelelemente und Themenfelder in Analyse, Umsetzung und im Betrieb von Relevanz. Inwieweit diese im Rahmen der Migration teilweise oder vollständig berücksichtigt wurden, ist zu prüfen. ­Dabei ist Wiederverwendung das Ziel.

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Grundverständnis des Rückbaukonzepts

Anhand der Dimensionen lässt sich er­kennen, dass sich erhebliche Vorteile aus wohl organisierten Systemablösungen und Rückbauten erzielen lassen:

1) Kosteneinsparungen: Anwendungen, Plattformen, Architekturen, die

a) entweder bereits aus der Wartung abgekündigt sind oder bereits durch ein neues System ersetzt wurden und dennoch weiter betrieben werden müssen,

b) sich außerhalb des Total Cost of Ownership befinden, weisen für die Zukunft einen überproportionalen Betriebskostenfaktor aus. Erfahrungsgemäß beträgt der Faktor ca. 130 Prozent bezogen auf einen Betrachtungszeitraum von 5 Jahren.

2) Erfüllung von regulatorischen Vorschriften:

Durch das Ablösen von entsprechenden Systemen, erfolgt mittels der Archivierung und dem entsprechenden Konzept zur ­Sicherstellung der regulatorischen Anforderung die Reduktion der operationellen Risiken. Gleichzeitig erfolgt durch die Umsetzung und Dokumentation des Nachweises die Einhaltung der DSGVO und anderer regulatorischer Vorschriften.

3) „Saubere“ Erfüllung der strategischen Architekturziele:

Die Grundsätze zur Rückbau-Ausrichtung an der Architektur-Strategie für den Rückbau orientieren sich an den Zielen der IT-Strategie.

a) Stabilität – Grundsatz 1

Sicherstellung einer passgenauen Verfügbarkeit der Archiv-Systeme für den spezifischen Bedarf in der Übergangsphase (vom Cutover/Runover/Runoff bis zur finalen Migration) und in der eigentlichen Betriebsphase (Sleepmode/Hotspotmode).

b) Transparenz – Grundsatz 2

Schaffen frühzeitiger Transparenz und ­Lösungsalternativen hinsichtlich Ressourcen und Kosten zur Archiv-Umgebung und deren Nutzung.

c) Berechenbarkeit – Grundsatz 3

Berücksichtigung professioneller Vorgaben zum Aufbau und Betrieb der Archiv-Systeme zu deren bestmöglichen (=kostensparend und vorgabenotwendig) Abschaltung mit endgültiger Datenlöschung bzw. System-Ausphasung.

d) Nachhaltigkeit – Grundsatz 4

Sicherstellen der Komplexitäts- und Redundanzreduzierung mittels konsolidierter und vereinfachter Archiv-Umgebung und die Effizienz im Betrieb in den Vordergrund stellen.

e) Compliance und Sicherheit – Grundsatz 5

Bereitstellung einer standardisierten Archiv-Umgebung, die den regulatorischen und gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um Schaden fernzuhalten.

f) Serviceorientierung – Grundsatz 6

Bereitstellung einer standardisierten Archiv-Umgebung, damit die spezifischen Kundenbedürfnisse zeitgerecht zum und im Betrieb mit den entsprechenden Zugriffen ermöglicht werden. Anfragen sind serviceorientiert zu bearbeiten.

g) Wettbewerbsfähigkeit – Grundsatz 7

Die Archiv-Systeme basieren auf marktstandarisierten Lösungen und beinhalten die notwendigen und zukunftsfähigen Komponenten und Funktionen.

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Kontext- und kernrelevante Dimensionen des Rückbaus

Wenn also wie vorangegangen beschrieben Systemablösungen und Rückbauten inhaltlich strukturiert organisiert abgearbeitet werden, werden folgende zentrale Ziele der Unternehmung im Sinne der ­Digitalisierung verfolgt:

• Systemlandschaften harmonisieren

• Komplexitätsgrad der IT-Architekturen verringern

• IT-Betriebskosten senken

• Manövrierfähigkeit der gesamten IT-­Architektur erhöhen

Dabei sind im Zuge eines Risikomanagements die kritischen Erfolgsfaktoren der geordneten Systemablösung und Rückbauten zu berücksichtigen:

• Gegenüber der Einführung neuer Systeme und Funktionalitäten werden die Rückbaumaßnahmen im Falle von Budget- oder Kapazitätsengpässen zumeist geopfert und am Ende eines Projekts vernachlässigt

• Anforderungen aus den Fachbereichen an die Archiv-Systeme neigen dazu, ­Daten eher länger und umfänglicher im Zugriff zu halten als es regulationskonform notwendig ist

• Werden Alt-Systeme mit wenig Funktionalität zurückgebaut, endet die Funktionalität meistens innerhalb einer neu ­aufgesetzten IDV Anwendung (z. B. MSAccess), die dann wiederum in der Betreuung Einsparungen des Rückbaus kannibalisieren

Diesen kritischen Erfolgsfaktoren lässt sich mit einem stringenten ausgewogenen und umsetzungsorientierten Projektmanagement bei Einführungsprojekten entgegenwirken, so wie die STRANGE Consult GmbH es als Grundprinzip ihrer Beratung ihren Kunden bereitstellt.

Eine strategische Ausrichtung der IT, die nicht nur zukunftsorientierte Technologien einführt, sondern ältere Technologien eben auch abschafft, ist mit entsprechendem Knowhow und einer stringenten Umsetzung realisierbar. So können Betriebs- und Transformationskosten durch Digitalisierung und neue Architekturen durch den zeitnahen Rückbau kostenintensiver Anwendungen und Plattformen maßgeblich reduziert werden. Bei Umsetzungsmaßnahmen solcher strategischen und technischen Herausforderungen lohnt sich der Blick über den Tellerrand. Der Weitblick, der benachbarte Themen mitbetrachtet und Synergiepotenziale aufzeigt, ermöglicht Ihnen, weiteren Nutzen für Ihr Unternehmen zu generieren. Die ­Philosophie der STRANGE Consult GmbH hat den Blick auf das Ganze und hilft Ihnen Mehrwerte zu erzielen. Bereits das Morgen bedenken, um heute vorbereitet zu sein und um Ihre Wettbewerbsvorteile zu unter­stützen. Agile, kreative und übergreifende ­Ansätze schaffen eine durchgängige Akzeptanz im Unternehmen. So können Veränderungen erfolgreich implementiert werden.