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Effiziente ECM-Systeme in der Finanzdienstleistung

Ein Artikel von Herbert Sebald | 10.07.2019 - 16:50
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Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer ELO Digital Office GmbH über effiziente und kostensparende ECM-Systeme. © Sebastian Berger

Welche Rolle übernehmen dabei ECM-Systeme und speziell digitale Geschäftsprozess-Lösungen von ELO? Welchen Ansatz verfolgt ELO hier? Wie lässt sich die Komplexität der Bankgeschäfte ­berücksichtigen?

Karl Heinz Mosbach: ECM-Systeme übernehmen vor allem die grundlegende Aufgabe der Digitalisierung von ­Geschäftsprozessen. Manuelle, papierbasierte Arbeitsvorgänge sollten durchgängig durch automatisierte elektronische ersetzt werden. Dabei stehen vor allem Effizienz und Kostenersparnis im Fokus. Ohne eine umfassende Digitalisierungsstrategie sind Finanzdienstleister heute auf lange Sicht nicht mehr überlebensfähig. Dies fängt zum Beispiel mit der konsequenten Digitalisierung des Posteingangs an oder besser noch mit völlig neuen Prozessen wie dem grundlegenden Einsatz von elektronischen Formularen in Kunden­por­talen, auf Tablets und Infoscreens, dem Einsatz elektronischer Akten und der automatisierten Vorgangssteuerung über integrierte Workflow-Komponenten. Dabei ist wichtig, dass diese Vorgänge eine hohe Modellierbarkeit bieten, um die komplexen Geschäftsprozesse im Finanzdienstleistungsbereich schnell und komfortabel abzubilden und anpassen zu können.

Welche Besonderheiten kennzeichnen den Finanzsektor im Vergleich zu anderen Branchen und was muss ein ECM-System spezifisch abbilden?

Allem voran natürlich das Thema Sicherheit. Egal, in welchem Finanzdienstleistungsbereich digitale Prozesse und Daten verarbeitet werden – der Schutz vor potentiellem Missbrauch steht an erster Stelle. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die lückenlose Protokollierung aller Veränderungen und der Prozesse selbst. Auch hier sind die Anforderungen zur Erfüllung der geltenden Compliance-Richtlinien meist höher als in ­anderen Branchen. (Informations-)Sicherheit bzw. die ­Einhaltung hoher Sicherheitsstandards und Compliance-Vorgaben spielen in einer hochgradig regulierten Branche wie dem Finanzwesen eine gewichtige Rolle.

Wie gewährleisten die ELO ECM-Lösungen diese Anforderungen? Wie lassen sich sensible Daten zu­verlässig schützen?

Zum einen ist ein ECM-System wie ELO ein in sich geschlossenes System, das seine Informationen – Dokumente, Daten, Belege – in einem zentralen Repository verwaltet. Auf dieses kann nur über definierte Rechte und Berechtigungen zugegriffen werden. Neben diesen Standard-Schutzmechanismen bietet ELO eine weitere Sicherungsebene, die integriert nur die wenigsten Systeme bieten.

So lassen sich durch bis zu zwei Millionen Schlüsselkreise kunden- oder sachbezogene Daten selektiv verschlüsseln, um sie im Falle von kriminellem Zugriff unbrauchbar zu machen. Gerade was das Einhalten von Compliance-Richtlinien betrifft, bietet ELO ein Vielfaches an Zusatzfunktionalität, wie den Finger­abdruck gegen Manipulationsversuche oder das gesetzeskonforme Löschen personenbezogener Daten gemäß DSGVO.

Welche ECM-Funktionalitäten werden von Anwendern der Finanzdienst­leistung derzeit besonders stark nachgefragt?

Kernthema ist sicherlich die revisionssichere Archivierung sämtlicher im ­Geschäftsprozess vorhandener Dokumente und Belege. Seien es Protokolle, Kreditverträge, Kontobelege oder ähnliches. Wesentliches Merkmal ist der einfache Zugriff über leistungsfähige Suchfunktionen, die den gesuchten Beleg auch dann noch blitzschnell anzeigen, wenn das Archiv bereits Millionen Datensätze umfasst. Ein weiteres ­Thema ist definitiv die automatisierte ­Posteingangsverarbeitung, die in Verbindung mit dem Formular-Workflow ­einen durchgängig digitalisierten ­Geschäftsprozess bietet.

Durch das integrierte elektronische ­Akten- und Formularmanagement kann man vollständig auf Papier verzichten. Was letztlich nicht nur der Umwelt zugutekommt, sondern auch enorme Kostenersparnisse mit sich bringt. Dabei müssen keine Abstriche bei den Stichpunkten „Mobilität“ und „Komfort“ gemacht werden: Mit der ELO Mobile App lassen sich Formulare am Tablet ganz einfach rechtskonform unterschreiben und ermöglichen so ein zeitgemäßes, ortsunabhängiges Arbeiten bei kurzer Reaktionszeit.

Welche Kunden setzen bereits auf die ELO ECM-Suite? Was schätzen sie besonders an Ihren Lösungen? Welchen Anteil hat die Finanzdienstleistung an Ihrem Kundenstamm?

Generell sind unsere Lösungen im Bereich der Finanzdienstleister sehr weit verbreitet. Sie werden zum Beispiel im klassischen Bankenbereich von der Verwaltung bis hin zum Schaltergeschäft eingesetzt, darüber hinaus aber auch bei Versicherungen, Leasing- und Kreditunternehmen bis hin zu Vermögensverwaltungsinstituten. Das Kundenspektrum ist hier also sehr breit gefächert. Man kann davon ausgehen, dass weltweit über 1000 Kunden aus dem Bereich der Finanzdienstleister mit ELO arbeiten.

Was sind die Trendthemen der kommenden Jahre?

Die Systeme werden immer intelligenter. KI-Technologien sind auch im Bereich ECM ein wichtiges Thema. Sei es bei der intelligenten Informationserfassung, der Auswertung oder dem Response-Management. Neben Online-Portalen ist auch das Thema mobiles Arbeiten mit dem Tablet ein immer wichtigerer Faktor. Letztlich auch Data-­Analytics, um auf Knopfdruck riesengroße Datenmengen in Sekundenschnelle auswerten zu können, um nur mal einige wenige Trendthemen zu benennen.