Tischgespräch Teil I

Resilienz & DMS: Wie passt das zusammen?

Ein Artikel von Stefanie Walter, Fachredakteurin | 24.02.2022 - 10:22
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Michael Wild, Leitung IT & Digital Banking, Wiener Privatbank © Wiener Privatbank

Eine kleine Vorstellungsrunde ...

Wild: Ich bin zuständig für IT und ­Digital Banking bei der Wiener Privatbank. Wir sind auf Sachwerte-Investments spezialisiert und bieten privaten und institutionellen Kunden Kapitalmarkt- und Immobilienkompetenz. Unsere drei Säulen sind Asset & Wealth Management, Finanzierung und Servicedienstleistungen. Letztere umfassen den Wertpapierhandel, die Begleitung von Kapitalmarktemissionen, Unternehmens­beteiligungen und Makler-Dienstleistungen. 

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Hendrik Lenz, Head of New Business  Development Banks, Schufa Holding  / ClariLab © Schufa

Lenz: Bei der Schufa Holding verantworte ich die Neugeschäftsentwicklung mit Banken und Finanzdienstleistern. Wir sind führender Informations- und Servicepartner für die kreditgebende Wirtschaft und bieten Geldinstituten und Händlern durch kreditrelevante Informationen Entscheidungshilfen. Gleichzeitig bin ich tätig bei ClariLab, einem Joint Venture der Schufa und dem FinTech Fino – wir haben eine digitale Plattform entwickelt, um den kompletten KYC-Prozess zu automatisieren und digitalisieren. 

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Dr. Stephan Seilheimer, Associate Director Asset Management PATRIZIA Deutschland, Vorstand gif Gesellschaft für immobilienwirtschaftliche Forschung e.V. © Patrizia

Seilheimer: Die Patrizia ist ein im SDAX notierter Immobilien-Investment-, Asset Manager und Projektentwickler mit einem verwalteten Immobilienvermögen von 46 Milliarden Euro. Ich bin im Asset Management tätig. Seit 2015 leite ich die Kompetenzgruppe Daten- und Dokumentenmanagement der gif Gesellschaft für immobilienwirtschaftliche Forschung e.V., die Standards für die Immobilienwirtschaft entwickelt, und bin dort Vorstandsmitglied. Darüber hinaus habe ich Projektverantwortung für diverse Digitalisierungs­projekte.

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Andreas von Usedom, Bereichsleiter Business  Excellence & Operations, Volksbank – Die Gestalterbank © Volksbank

Von Usedom: Ich bin Bereichsleiter Business Excellence & Operations in der Gestalterbank in Baden-Württemberg, eine der fünf größten Volks- und Raiffeisenbanken Deutschlands mit einer Bilanzsumme von gut zehn Milliarden Euro. Wir sind tätig im Firmen- und Privatkundengeschäft, Vermögensmanagement, in der Immobilienfinanzierung und -vermittlung sowie im Bereich Zahlungssysteme. Bei Avura, einer Beratungsgesellschaft der Bank, bei der ich Geschäftsführer bin, befassen wir uns mit Prozessexzellenz, -automation und digitaler Transformation. 

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Carmen Grosse, Lead Executive Finance Industry, Box Deutschland © Box

Grosse: Ich arbeite bei Box als Lead Finance Executive im DACH-Raum mit Banken, Versicherungen und ­Asset Managern. Box ist ein 2005 gegründeter börsennotierter Konzern mit Sitz in Kalifornien und weltweiten Niederlassungen, unter anderem in München, Zürich und London. Wir entwickeln Content-­Management-Lösungen und positionieren uns als die Content Cloud für Unternehmen. Weltweit hat Box über 100.000 Kunden, darunter 67 Prozent der Fortune-500-Unternehmen wie beispielsweise AstraZeneca, ebay, General Electric, JLL, Nationwide und Morgan Stanley. 

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Jord Swart, Lead Engineer Finance Industry,  Box Deutschland © Box

Swart: Ich betreue bei Box im deutschsprachigen Gebiet seit fünf Jahren die technische Seite, das Solution Center. Ich helfe den Kunden, ndividuelle Lösungen zu finden, wie man Dokumentenmanagement-Systeme implementieren kann, zu definieren, welche Prozesse sich damit optimieren lassen und welche Anwendungen man in der Cloud sinnvoll integrieren kann. Ich bin seit 20 Jahren im Content-Management-Bereich unterwegs und habe bei vielen Firmen gearbeitet, die sich mit Dokumentenmanagement befassen, unter anderem bei IBM. 

Welche Schritte haben Sie unternommen, um das Dokumentenmanagement (DMS) zu modernisieren?

Von Usedom: Wir nutzen das Content-Management-System des IT-Service-Providers der genossenschaftlichen Finanzgruppe, Atruvia. Das bisherige System, das etwas in die Jahre gekommen ist, wird bald ersetzt durch ein modernes State-of-the-Art-DMS. Schnittstellen in unser Kernbankensystem werden dadurch weiter ausgebaut, was aber noch keine automatisierten Workflows bedeutet. 

Deshalb implementieren wir gerade ein KI-basiertes Input-Management-System mit nachgeschalteter Workflow-Engine für signifikante Produktivitätssteigerungen. Das System fasst sämtliche Eingangskanäle zusammen – gescannte Post, E-Mails, Daten aus Web-Frontends usw., erkennt, worum es sich bei dem Dokument handelt, indiziert es und gibt es dann in die Bearbeitung weiter. Aus den extrahierten Daten wird automatisiert entschieden, ob ein Mensch noch tätig werden muss, ein Roboter die Bearbeitung übernimmt oder ob das Workflow-Management-System den Auftrag vollständig in Dunkelverarbeitung erledigt. Dort, wo uns keine Schnittstellen in Form von APIs zur Verfügung stehen, bewerkstelligen wir dies über Roboter. Mittels RPA ist es uns beispielsweise auch möglich geworden, Web-Frontends von Drittanbietern nahtlos in unsere Systemlandschaft zu integrieren und somit Plattform-Ökonomien zu etablieren bzw. auszubauen. 

Wild: Ich bin jetzt knapp fünf Jahre in der Wiener Privatbank tätig. Als ich kam, gab es hier kein Dokumentenmanagement-System, das direkt mit dem Kernbankensystem verknüpft war. Nur direkt aus dem Kernbankensytem generierte Kunden-Belege wie beispielsweise Orders, Depot- und Kontoauszüge, sind dort archiviert, auf die die Kunden über ein Online-Postfach Zugriff haben. Es gab in der Vergangenheit auch noch Ablagen von Kundendokumenten im klassischen File-System. Aktuell haben wir allerdings ein neues Enterprise-Content-Management-System installiert. Wir sind gerade in der Finalisierung, sämtliche Kundendokumente dort einzupflegen und digital zur Verfügung zu stellen. Alle Papierdokumente haben wir analysiert und festgelegt, welche noch im Original vorhanden sein müssen und bei welchen die digitalisierte Form reicht. Als Privatbank haben wir noch sehr viel persönliche Interaktion – worauf viel Wert gelegt wird. Es existiert kein vollelektronischer Kunden-Prozess, aber mit Einführung des neuen Systems haben wir auch den Onboarding-Prozess in einen Workflow gehoben. Dokumente, die dafür notwendig sind, generieren wir jetzt direkt im System. Wir haben noch einen Medienbruch. Die Dokumente werden gedruckt und der Kunde unterschreibt sie. Sie sind aber mit Barcode versehen, so dass wir sie online zurückführen, über den Scanprozess direkt zuordnen können und dann per Workflow durch den Freigabeprozess schicken. Auch die regelmäßig stattfindende Risikoüberprüfung der Kunden haben wir vom Kernbankensystem startend über eine Schnittstelle als Workflow abgebildet. 

Grosse: Je nach Ausgangssituation unserer Kunden setzen wir an. Gibt es bereits ein Kundenportal? Wie viele Dokumente werden pro Tag/Monat/Jahr ausgetauscht? Fragestellungen sind oft, wie kann ich umfangreiche Dokumentationen sicher von A nach B bringen – all das was zu groß oder zu sensibel ist für einen E-Mail-Anhang. Wir stellen eine Plattform für den gesamten Content-Lebenszyklus, von der Erstellung und Freigabe bis hin zur gemeinsamen Bearbeitung, Signatur, Klassifizierung und Aufbewahrung von Dateien zur Verfügung. Inhalte reichen von Textdokumenten über Fotos bis zu Videos in allen denkbaren Dateiformaten und Medientypen. Nachdem ein Kunde ein Dokument zur Verfügung gestellt hat, landet es nicht wieder in einem weiteren Silo. Front und Back Office haben ein zentrales System und können, mit differenzierten Zugriffsrechten, Dokumente ohne aufwendige interne Prozesse direkt weiterverarbeiten. 

Seilheimer: Seitens der gif haben wir mittlerweile zwei Richtlinien zum Datenmanagement in der Immobilienwirtschaft veröffentlicht. Die gif-Richtlinie „Anforderungen an Datenräume und Dokumentenmanagement-Systeme“ umfasst einheitliche Klassen für immobilienwirtschaftliche Dokumente, wie beispielsweise für einen Grundbuchauszug, Mietvertrag oder Energieausweis. Diese Dokumentenklassen wurden von führenden immobilienwirtschaftlichen Datenraum- und DMS-Anbietern übernommen. Bei einer Immobilie gibt es drei Phasen aus Sicht des Asset Managers: Den Ankauf, die Bewirtschaftung, den Verkauf. Ein Großteil aller gewerblichen Immobilientransaktionen wird über elektronische Datenräume abgebildet, in die der Verkäufer sämtliche ­relevanten Dokumente einstellt. Erfahrungsgemäß werden 80 Prozent aller immobilienwirtschaftlichen Dokumente wie Nebenkostenabrechnungen, Indexanpassungen oder Dienstleistungsverträge durch den Property Manager beziehungsweise Hausverwalter erstellt. Dieser erhält Zugriff auf den Datenraum und pflegt das entsprechende Dokument dort ein. Im Datenraum werden alle Dokumente zentral verwaltet. Für bestimmte Dokumente, etwa Rechnungen, werden im DMS Workflows eingebaut, die Folgeprozesse, wie Zahlungen an die Kreditoren, anstoßen.

Lenz: Wir sind vor vier Jahren gestartet mit der KYC-Plattform und haben heute rund 900 Kunden, darunter Banken, Versicherungen, Unternehmen aus dem Leasing, Factoring, ­Immobilien- und Handelssektor. Der KYC-Prozess ist mit einer Vielzahl an Dokumenten verbunden, die man als sogenannter Verpflichteter einholen muss, um Sorgfaltspflichten gemäß dem Geldwäschegesetz zu erfüllen. Besonders bei Geschäftskunden kann dieser Prozess sehr komplex und zeitaufwändig sein. 

Als Kreditgeber muss ich die wirtschaftlich Berechtigten hinter einem Unternehmen ermitteln. Nicht selten reicht dies bis ins Ausland. Ich starte in Deutschland, es geht weiter über Österreich und endet vielleicht bei ­einem Gesellschafter in London. Dann muss ich neben dem deutschen Handelsregister auch das österreichische Firmenbuch und das House of Companies in England bemühen. Wir haben deshalb eine Plattform als „One-Stop-Shop“ geschaffen. Alle in einem KYC-Prozess relevanten Informationen werden von uns eingeholt, über eine Schnittstelle bereitgestellt und können in andere Systeme transferiert werden. 

Wichtig sind auch Schnittstellen zu Endkunden. Geschäftskunden einer Bank können direkt in der Antragsstrecke das Konto eröffnen, erhalten in sieben Minuten eine IBAN und sind sofort geschäftsfähig. Eine Antragsstrecke zu bauen ist keine Rocket Science – aber normalerweise landen die Anträge in den Backoffices. Dann läuft dort der Prozess los, die Unterlagen-Anforderung, regulatorische Prozesse – all das haben wir automatisiert. 

Im Hintergrund werden sofort alle notwendigen Unterlagen in eine digitale KYC-Akte gepackt und über die Schnittstelle ins DMS der Bank gezogen. Im Rahmen der KYC- und Bonitätsprüfung von Geschäftskunden sind auch die Jahresabschluss-Unterlagen für Banken wichtig. Da hat sich in den letzten Jahren etwas getan, Stichwort digitaler Finanzreport (DiFin). Nun erfüllen Banken die gesetzliche Auflage des KWG-Paragrafen 18, sich über die wirtschaftlichen Verhältnisse ihrer Kreditnehmer informiert zu halten, ohne händischen Aufwand, durch Übertragung in ihr System. Ein digitaler Austausch in Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Finanzämtern und Kreditgebern ist möglich.

Swart: Als Dienstleister schließen wir das DMS von Box an viele Kernbankensysteme an und koppeln es mit sämtlichen Software-Anwendungen. Wir haben ein umfangreiches Ökosystem von Technologiepartnern und bieten fast 1.500 vorgefertigte Integrationen mit Partnern wie Microsoft, IBM, Salesforce, Apple, Google, Adobe, Zoom, die unseren Nutzern einen einfachen Zugriff auf ihre Inhalte in Box ermöglichen. Auch interne Unternehmensentwickler und Zehntausende von Drittentwicklern nutzen unsere Plattform, um neue Anwendungen zu erstellen und bereitzustellen.

Vergleichbar mit Self-Service Content, kann man in seinem eigenen Bankensystem Dokumente hochladen und auf beliebige Oberflächen einspielen. Kernbankverfahren können zum Beispiel leicht um Box-Funktionalitäten erweitert werden, wobei Dokumente dann in der für den User gewohnten Umgebung auftauchen und per Cloud zur Verfügung stehen. Wir haben restful APIs, die den Austausch und Abruf von ­Informationen auf verschiedenen Anwendungsumgebungen, Betriebssystemen und Geräten möglich machen, vom Handy als auch vom Desktop-PC, so dass Mitarbeiter und Partner jederzeit und überall ­sicher auf wichtige Geschäftsinhalte zugreifen können.

Teil II des Digitalen Expertengesprächs können Sie hier nachlesen.