Markus Knaupe, IT-Administrator der Grafschafter Volksbank eG. © Bernd Hempen Foto & Videografie
In ihrer jetzigen Form besteht die Grafschafter Volksbank eG seit der Fusion mehrerer regionaler Genossenschaftsbanken im Jahr 2007. Sie umfasst insgesamt 14 Geschäftsstellen mit einer Bilanzsumme von über zwei Milliarden Euro. 352 Mitarbeiter kümmern sich um die Belange und Wünsche von über 33.000 Mitgliedern und fast 70.000 Kunden. Dabei unterstützt sie ein breites Aufgebot an Scan-Lösungen von Exapture. Das Berliner Softwarehaus arbeitet bereits seit 2011 mit der Grafschafter Volksbank zusammen.
Im Bankensektor richtete sich schon seit jeher großes Augenmerk auf genaues und effizientes Arbeiten – daran hat sich über Jahrzehnte nichts geändert. Allerdings haben die Digitalisierung und die zunehmende Verschiebung der Prozesse in das Internet einen neuen Entwicklungsschub und damit auch vermehrten Wandlungsdruck kreiert. Die Grafschafter Volksbank eG begegnet diesem mit innovativen Scan-Applikationen von Exapture für ihre bereits vorhandenen Multifunktionsgeräte (MFPs) – und fing damit zunächst klein an.
„Zum Einstieg in das dezentrale Scannen ins digitale Bankarchiv haben wir die Software scan2folder genutzt“, erinnert sich Markus Knaupe, IT-Administrator der Grafschafter Volksbank eG. „Dieser Prozess stellte zwar bereits eine deutliche Verbesserung dar, war allerdings immer noch manuell vor- und nachgelagert.“ Dazu mussten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Geschäftsstelle jedem Scanstapel ein handschriftlich ausgefülltes Vorblatt beilegen, das wichtige Informationen für den nachfolgenden Scanauftrag beinhaltete. „Es war immer noch die Mitarbeit der Belegschaft vonnöten, um dieses Deckblatt zu löschen und somit in den Gesamtprozess einzugreifen“, erklärt Myrko Rudolph, Geschäftsführer Exapture. „Diese Einzelschritte wollte die Grafschafter Volksbank zukünftig ausmerzen.“ Im Rahmen des Projektes „digitaler Posteingang“ setzten Loreen Dieker aus dem Prozessmanagement und Markus Knaupe das Vorhaben der Optimierung der Scanprozesse gemeinsam mit Exapture um. Als Exapture-Partner und Dienstleister vor Ort fungiert zudem der Fachhändler Avers.
