Förderbanken: Ab jetzt digitalisierte Anträge

Ein Artikel von Arno Laxy, München | 15.12.2021 - 06:45

Die Ausgangssituation

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Wer zuletzt eine Wohnungsbau- oder Zuschussförderung beantragt hat, der erinnert sich sicher daran: Das Antragsformular ist eine PDF-Datei, die ausgefüllt, ausgedruckt und mit Belegen ergänzt an das jeweilige Förderinstitute geschickt wird. Entweder per Post oder per Fax oder nach dem Einscannen des ausgedruckten und unterschriebenen Formulars per Mail. Hinzu kommen weitere Unterlagen, zum Beispiel zur Legitimierung des Antrags. Dieser Prozess ist langwierig, mit Medienbrüchen verbunden und nicht wirklich digital. Daher beschlossen die beteiligten Landesförderinstitute aus einer Art Einkaufsgemeinschaft heraus – für die sie sich schon vor Jahren für den Erwerb eines gemeinsamen Kernbankensystems entschieden hatten – die Entwicklung, Einführung und optional auch den Betrieb eines einheitlichen Kundenportals europaweit auszuschreiben. 

Das Ziel bis zum Ende des Jahres ist es, die ersten Förderantragsprozesse komplett zu digitalisieren. Das bedeutet, dass die Lösung für die in diesem Jahr gestartete siebenjährige Förderperiode einsatzfähig sein wird. Insgesamt gibt es 18 Förderbanken, pro Bundesland eine, sowie die KfW und die landwirtschaftliche Rentenbank. Erklärtes Ziel von Crealogix ist es, weitere Förderinstitute für den Produktstandard der Förderinstitute zu gewinnen.

Die Auswahl

Zwei Kriterien waren entscheidend für die Auswahl von Crealogix: Der Anbieter sollte über ein im Markt etabliertes Standardprodukt mit entsprechenden Referenzen und Funktionalität verfügen. Die abgefragten Funktionen sollten zum Teil schon im Standardprodukt enthalten sein. Verbunden war damit der Gedanke, dass der individuelle Programmieraufwand für die Produkteinführung möglichst gering ist und damit auch der Grad der Individualität pro Bank.

Diese Anforderung spiegelt auch einen allgemeinen Markttrend wider, wie Yannick Lehmann, Global Sales Lead Public Sector, von Crealogix bemerkt: „Viele der Banken, die in der Vergangenheit entweder mit eigenen Mitarbeitern Individuallösungen entwickelt haben oder durch Partner haben entwickeln lassen, zeigen jetzt vermehrt Interesse an einem Standardprodukt. Sie wollen offensichtlich profitieren von einem Produkt, das immer weiterentwickelt wird, ohne selbst Treiber der Produktentwicklung zu sein und alleine investieren zu müssen.“

Dieses Auswahlkriterium hat den potenziellen Kreis der Anbieter extrem verkleinert, weil nur sehr wenige von ihnen über ein solches Standardprodukt verfügen. Das zweite Kriterium war die Wahl der Implementierungspartner. Crealogix nahm die Beratungshäuser Innobis, IKOR, Quadrio und Syngenio als Partner mit ins Boot. Diese Partnerallianz passte, weil sich diese Unternehmen fachlich und technisch sehr gut mit den Besonderheiten der öffentlich-rechtlichen Förderinstitute auskennen. Zudem bestanden von Seiten der Partner mitunter schon langjährige Geschäftsbeziehungen zu Förderinstituten. In dem Partnermodell konzentriert sich Crealogix auf das Produkt und die Partner auf alles weitere. 

Förderanträge durchgängig digital bearbeiten

Jedes beteiligte Institut wird zukünftig ein Online-Portal haben, über das der Kunde seinen Antrag komplett abwickeln kann. Das beginnt bei der Information über die Fördermöglichkeiten, geht weiter über das Ausfüllen des Antrags und Einreichen der Belege bis hin zur Videolegitimation und zur Einrichtung eines persönlichen Zugangs zum Förderportal mit eigener digitaler Signatur.

Bei Förderungen für Privatpersonen, wenn es etwa um Themen wie die energetischen Gebäudesanierung geht, können auch Berater, die in die Förderung involviert sind, mit ins Portal aufgenommen werden. Bei der Wirtschaftsförderung müssen Unternehmer mit Belegen nachweisen, wofür sie die Fördermittel ausgeben. Die Belege müssen hochgeladen und teilweise auch online deklariert werden. All diese Prozesse sollen zukünftig durchgängig digital erfolgen. 

Vom Bund beschlossene Fördermittel werden in jedem Bundesland nicht zentral von einem Ministerium vergeben, sondern auf mehrere Ministerien verteilt. Jedes Förderinstitut folgt zudem bei der Bearbeitung selbst definierten Abläufen und stellt eigene Bedingungen bei Fördermitteln für die Antragsteller auf – IT-technisch eine besondere Herausforderung. So soll zum Beispiel die Zahl der Abfragen im Portal reduziert werden, um die Prozesse zu verschlanken. 

Anspruch und Ziel von Crealogix X ist es, eine grundsätzliche Vereinfachung der Förderprozesse zu erreichen. Die Abläufe sollen digital und einfach gestaltet werden, um den Prozess bei den Förderinstituten so weit wie möglich zu automatisieren und zu digitalisieren. Mögliche Fehlerquellen, wie z.B. das händische Übertragen von Daten werden so ausgeschlossen. 

Diese und weitere Prozessänderungen stellen aber auch eine Herausforderung für die Förderinstitute dar. Denn sie müssen den mit dem Umstieg auf das Portal und die Änderung der Prozesse verbundenen kulturellen Wandel der Belegschaft ebenfalls erfolgreich managen, damit die Umstellung ein Erfolg wird. „Unser Ziel ist, dass wir jedem in diesem Geschäftsprozess Beteiligten einen Vorteil verschaffen. Das gilt gleichermaßen für das Institut, das dank automatisierter Prozesse weniger Zeit und Geld investieren muss, um ein Fördermittel zum Fördermittelempfänger zu bringen, wie für den Fördermittelempfänger und den Institut Mitarbeiter. Der Empfänger kann schneller und einfacher sein Fördermittel beantragen und erhält seinen Bescheid und im positiven Fall, Bewilligung und Geld schneller. Der Institutsmitarbeiter muss keine Dokumente mehr abtippen und kann sich um produktivere Aufgaben kümmern“, so Yannick Lehmann, Global Sales Lead Public Sector, von Crealogix.

Im Endausbau werden manche Förderinstitute „ihr“ Portal als Private-Cloud-Modell im Crealogix-Rechenzentrum betreiben, andere On-Premise im eigenen Rechenzentrum. Sollten nach der Implementierung der Lösung wegen der Verschärfung der Corona-Pandemie Einschränkungen neuerliche Förderprogramme notwendig machen, könnte das Portal helfen, die Not von Antragstellern zu lindern. Denn das Private-Cloud-Modell ist so skalierbar, dass die Leistungsfähigkeit und Verfügbarkeit des Systems gesichert sind, auch wenn am Tag 100.000 Anträge eingereicht werden, statt der 500 wie normalerweise.