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Erfolgreiches Kontrollkonzept

Ein Artikel von Olaf Pulwey, Mitglied des Vorstand Foconis | 15.10.2021 - 08:00

Lückenlose Wertpapier-Kontrollen sind für Finanzinstitute von entscheidender Bedeutung. Eine manuelle Überprüfung ist in der Praxis jedoch kaum umsetzbar: Lang und unstrukturiert sind die Kontroll-Listen; die Vorgaben aus Berlin und Brüssel mittlerweile viel zu umfangreich. 

Die flexible Umstellung der internen Kontrollkonzepte der Banken und Sparkassen stellt eine große Herausforderung dar. Der Sparkassenverband Baden-Württemberg (SVBW) hat gemeinsam mit Foconis und einigen Sparkassen eine Arbeitsgruppe gegründet, um gemeinsam einen ausführlichen Leitfaden zu den vorgeschriebenen WP2-Listkontrollen im Wertpapierbereich zu entwickeln. Durch einen regelmäßigen Austausch wird das Kontrollkonzept kontinuierlich an die jeweils geltenden und sich erneuernden Regularien angepasst. Nicht nur dem Verband angehörige Sparkassen profitieren seitdem von der Möglichkeit, das erarbeitete Konzept über das Kontrollprozess-System von Foconis lückenlos und automatisiert umzusetzen. „Mit diesem Kontrollkonzept haben wir gemeinsam etwas erarbeitet, das bisher in der Bundesrepublik – so glaube ich – einmalig ist“, fasst Karin Geiger, stellvertretende Leiterin Vertrieb und Marketing im SVBW, zusammen.

Umstellung stellt Belastung dar

Der SVBW mit Sitz in Stuttgart vertritt 50 Sparkassen in Baden-Württemberg. Im Jahr 2014 wechselten die Institute im Verbandsgebiet mit ihrer Wertpapierabwicklung von der Landesbank Baden-Württemberg auf den WP2-Standard der dwpbank. Die Migration forderte flächendeckend die Umstellung der internen Kontrollkonzepte der Sparkassen und somit auch des Internen Kontrollsystems (IKS). Die Vielzahl an Daten und Möglichkeiten, die von vielen Sparkassen als unübersichtlich empfunden werden bedeuteten für die Institute zunächst eine erhebliche Belastung.

Neukonzeption und regelmäßiger Austausch

Als Reaktion setzte der Verband auf einen Arbeitskreis mit externer Expertise. In einem ersten Schritt nahmen die Verantwortlichen gemeinsam eine Priorisierung der zahlreichen Listen vor: Welche Kontrollen müssen unbedingt erfolgen und welche sind optional zu erledigen? Hierauf entwickelten sie ein gemeinsames Konzept. Inzwischen besprechen Verband, Dienstleister und Sparkassen in einem regelmäßig stattfindenden Arbeitskreis neue regulatorische Anforderungen sowie veränderte Kontrollparameter und passen das Konzept entsprechend an. Karin Geiger hat maßgeblich an der Entwicklung und Einführung des neuen Konzeptes mitgewirkt und berichtet: „Sehr willkommen sind dann auch die Rückmeldungen, in denen uns die Sparkassen sagen, wo in den Kontrollen etwas fehlt, an welcher Stelle vielleicht sogar zu viel gefordert wird oder welcher Kontrollbereich eventuell überholt oder veraltet ist. Dieses Feedback bringen wir dann wiederum im Rahmen unseres Arbeitskreises ein, um das Kontrollkonzept fortlaufend anzupassen.“ Das Gremium ist so erfolgreich, dass inzwischen sogar Sparkassen außerhalb des Verbandsgebietes fachkundig mitwirken möchten und das Kontrollkonzept nutzen.

Neue Struktur ermöglicht größere Flexibilität

Karin Geiger erinnert sich, dass der Arbeitsaufwand zu Beginn der Umstellung am größten war. Doch die Mühe hat sich gelohnt und sich bereits an vielen Stellen bezahlt gemacht. So gibt das neue Konzept den Verantwortlichen die notwendige Flexibilität, schnell und einfach auf Neuerungen zu reagieren. „Mit der Zeit hat die Regulatorik natürlich auch nicht Halt gemacht, aber der Aufwand verringerte sich über die Zeit, da wir das Fundament bereits gemeinsam erarbeitet haben. Heute geht es lediglich um Anpassungen – oder eben um Neuerungen, die sich aber in die vorhandene Struktur einfügen. Es ist einfach sehr viel besser und flexibler machbar geworden und die Rückmeldungen ‚unserer‘ Sparkassen geben uns hier Recht. Natürlich gibt es einen Wandel, aber wenn man ihm von vornherein flexibel begegnet, vermeidet man Überraschungen und hektischen Aktionismus“, sagt Katrin Geiger.

Automatisierte Wertpapier-Kontrollen

Umgesetzt wird das Kontrollkonzept mit einer Software, die bereits zahlreiche Sparkassen im Verbandsgebiet des SVBW und darüber hinaus nutzen. Sie ermöglicht nicht nur eine nahezu lückenlose, sondern auch eine automatisierte, digitalisierte Kontrolle. Dies erhöht nicht nur die Qualität und verschafft den Sparkassen eine höhere Sicherheit. Denn aufgrund des enormen Arbeitsaufwandes setzten viele Banken und Sparkassen bei einer manuellen Kontrolle lediglich auf Stichproben. Dies birgt ein hohes Risiko, vorhandene Fehler nicht zu entdecken. Die digitale Lösung hingegen entlastet zudem die Mitarbeitenden.

Auch die externe Revision ist dankbar für das vereinheitlichte Verfahren. „Die Kolleginnen und Kollegen aus der Prüfung sind froh darüber, wenn sie bei den Sparkassen ein standardisiertes Vorgehen vorfinden, das die essenziellen Kontrollen abdeckt. Und das erledigt das digitale Kontrollprozess-System. Je standardisierter und wirksamer das Werkzeug vor Ort arbeitet, desto besser“, fasst Karin Geiger zusammen. Mit dem Kontrollkonzept hat der Verband das richtige Werkzeug für seine Mitglieder entwickelt: „Natürlich haben wir bei den Sparkassen auch Unterschiede – teilweise sogar enorme. Es ist logisch, dass nicht alles auf die ganz kleinen oder die riesigen Sparkassen exakt so passt, wie es das Kontrollkonzept vorsieht, aber ich denke, dass ich behaupten kann, dass wir eine Lösung haben, die bei über 90 Prozent Abdeckung liegt – und das ist in meinen Augen schon sehr, sehr hoch,“ so Karin Geiger. Nach sechs Jahren erfolgreicher Zusammenarbeit zieht Karin Geiger eine positive Zwischenbilanz: „Alle Sparkassen, ganz unabhängig, ob sie aktiv im Arbeitskreis mitwirken oder nicht, haben mir bisher durchweg positives Feedback gegeben. Ich halte Software-Lösungen zur digitalisierten Wertpapier-Kontrolle, wie etwa Foconis-ZAK, für eine gute Unterstützung.“

Fazit

Banken und Sparkassen sollten frühestmöglich auf eine digitalisierte Wertpapierkontrolle setzten. Der vorübergehende Mehraufwand zahlt sich in einem Zugewinn an Flexibilität, besserer Kontrollqualität und einer verringerten Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden aus. Gerade im Hinblick auf immer längere, unstrukturierte Listen und striktere Regularien ist eine rechtzeitige Umstellung bares Geld wert. Banken und Sparkassen können zudem von den langjährigen Erfahrungen des SVBW profitieren, der ein Arbeitsgremium etablieren konnte, das das Kontrollkonzept regelmäßig auf den Prüfstand stellt und optimiert.

Autor: Olaf Pulwey

Mitglied des Vorstand Foconis