Vanguard zur digitalen Prozesstransformation

Ein Artikel von Karina Karsten, Expert Consultant der STRANGE Consult GmbH und Tabea Staubach, Expert Consultant der STRANGE Consult GmbH | 16.04.2020 - 12:31

Es gilt den Herausforderungen einer solch weitreichenden Transformation mit strategischer Innovationskraft zu begegnen: Isolierte Maßnahmen werden weitestgehend wirkungslos bleiben – es geht um ein ganzheitliches Umdenken! Ziel muss eine organisationsweite, nachfrageorientiert ausgerichtete, digitale Transformation sein, um den zukünftigen Kundenanforderungen gerecht werden zu können. 

Digitalisierungsdruck ­ nimmt zu

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Die digitalen Treiber der Zukunft © SRTANGE CONSULT GmbH

Die zunehmende technologische Vernetzung aller Lebensbereiche verändert die Art, wie Kunden sich informieren, kommunizieren und konsumieren. Aufgrund des sich wandelnden Verbraucherverhaltens, disruptiven Technologien sowie innovativen Konkurrenzprodukten, befinden sich Unternehmen in einem Wett­bewerbsumfeld, welches einer hohen Dynamik unterliegt.  

Diese Treiber der Innovation und Verän­derung haben Einfluss auf den Menschen und auf Geschäftsmodelle: Getrieben durch Automation und Digitalisierung entstehen zunehmend Abhängigkeiten von digitalen Infrastrukturen, die pragmatische Lösungen mit neuen Technologien und Modellen fordern. Alle Säulen sind vom digitalen Wandel betroffen! Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sind Unternehmen dazu gezwungen, sich an die Dynamik des vorherrschenden Marktes anzupassen. Hierfür ist es notwendig, eine innovative Transformationsorganisation zu schaffen, die Digitalisierungsprojekte in einer Kombination aus agiler, kreativer Methodik und informationstechnischer Fach-/Spezialisten-Kompetenz in Einklang mit regulatorischen Anforderungen realisiert.  Nur durch eine erfolgreiche digitale Strategieentwicklung schaffen es Unternehmen, im Branchenvergleich handlungs­fähig zu sein und diese Transformation zu bewältigen.

Die Pfeiler der digitalen Transformation

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Reifegrad der Digitalisierung © SRTANGE CONSULT GmbH

Die Voraussetzung für eine erfolgreiche digitale Transformation liegt in einer strategischen Neuausrichtung des Unternehmens: Die Kundenanforderungen rücken in den Fokus der Produkt- und Prozess­innovation und sind die wesentlichen Treiber für die zukünftige Wettbewerbsfähigkeit. Die folgende Guideline beschreibt einen effizienten Weg zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen, um den Kundennutzen im Sinne der Innovation, Individualisierung und Usability zu erhöhen.

  1. Statusbestimmung und Reifegrad: Um die Ansatzpunkte für die digitale Transformation zu identifizieren, muss ­zunächst analysiert werden, in welchen Bereichen des Unternehmens digitale Awareness bereits vorgedrungen ist oder ein starker Kundenbedarf hinsichtlich innovativer Produkte und Prozesse besteht. Eine Reifegradanalyse entlang der treibenden Parameter einer IT kann dabei ein ­Instrument zur Bestimmung und Einwertung von Brennpunkten innerhalb des ­Unternehmens sein. Die Analyse dieser Säulen ist die Basis für die digitale Strategieentwicklung. Darauf aufbauend können alle Bereiche im Change berücksichtigt und entsprechend priorisiert in der Transformation gemanagt werden.
  2. Digital Business Modelling: Es gibt verschiedene Ansatzpunkte digitaler Transformation: Liegt der Fokus auf der Prozessinnovation, spielt oftmals die Parallelisierung der agilen und der klassischen Entwicklungswelt eine tragende Rolle; ist die Unternehmenskultur die ­wesentliche Barriere für Change, gilt es zunächst Menschen und Kultur zu betrachten; sind die infrastrukturellen und technischen Voraussetzungen nicht ge­geben, liegt hierin ein priorisierter Handlungs­bedarf; stehen digitale Kundenanforderungen im Vordergrund, müssen Produkte, Services und Kundeninteraktionsprozesse Schwerpunkt der digitalen Strategie­entwicklung sein. Digital Business Modelling lässt sich in drei übergreifenden Schritten definieren. Die unterschiedlichen Ausgangslagen müssen identifiziert (discover) und mit ­priorisierten Ansatzpunkten festgehalten werden. Je nach Innovationsbereich müssen nun nach Best Practice Frameworks Zielszenarien modelliert werden (design). Das priorisierte Zielbild muss geprüft, ­abgestimmt und von wesentlichen Stakeholdern abgenommen werden (approve). Im Rahmen des Zielbilddesigns entsteht ein Target Operating Model, das die wesentlichen Elemente und Schnittpunkte der untersuchten Unternehmensbereiche betrachtet. Hieraus lassen sich die relevanten Handlungsfelder in eine Trans­formations-Roadmap ableiten. Einher­gehend sind weitere Parameter und Rahmenbedingungen wie Risiken, Verantwortlichkeiten und Kosten festzuhalten. Die Ausarbeitung eines digitalen Ziel­bildes bis hin zur Umsetzung wird im Folgenden anhand einer kundenzentrierten Prozess- & Organisationsdigitalisierung im Rahmen der digitalen Transformation beschrieben. 
  3. Prozessvisualisierung: Die erfolgreiche Prozess- & Organisationsdigitalisierung ist ein wichtiger Bestandteil der digitalen Transformation, da sie die Grundlage zur Automatisierung von Geschäftsprozessen bildet und zu einer besseren Wettbewerbsposition z. B. durch eine sinkende Kostenstruktur führt, sowie zu einer höheren Kundenzufriedenheit beiträgt.  Bei der Prozessdigitalisierung werden analoge Prozesse der bestehenden Unternehmens-Wertschöpfungskette detailliert beschrieben und durch den Einsatz von Business-Process-Management-Tools in einer „formalen Sprache“ visuell dargestellt und dokumentiert. Der bestehende analoge Prozess wird somit digital transformiert. Die Prozessvisualisierung im ersten Schritt trägt dazu bei, die Transparenz der Prozesse zu erhöhen und Standardisierungspotenziale zu identifizieren. Die bestehenden Prozesse lassen sich einheitlich erfassen und dokumentieren, um im nächsten Schritt hinsichtlich ihres Digitalisierungspotenzials analysiert zu werden.
  4. Prozessanalyse: Die Prozessanalyse ist die Basis zur Erlangung effizienter Arbeitsabläufe und zur Steigerung der Organisationsperformance, denn durch sie wird Verständnis für den Prozess geschaffen, Schwachstel len werden offengelegt und Verbesserungspotenziale aufgezeigt. Während der Prozessanalyse findet eine systematische Untersuchung von Prozessen durch eine Zerlegung des Prozesses in seine Einzelteile statt. Einzelne Aktivitäten und ­Ereignisse werden somit aufgezeigt und können nach Leistungsmerkmalen wie z. B. notwendige Ressourcen, Dauer der Teilaktivität oder entstehende Kosten analysiert werden. Abschließend kann aufgrund der Analyse ein aktiver Eingriff in die Prozesse vorgenommen und diese hierdurch verbessert werden. Die Prozessoptimierung dient vor allem dazu, eine nachhaltige Verbesserung der Organisationsperformance zu erreichen und die Kundenanforderungen in bestmöglicher Qualität zu bedienen.
  5. Prozessoptimierung: Mit schlanken Prozessen steht und fällt die effiziente Überführung dieser in eine digitale Umwelt und somit der Unternehmenserfolg! Die im Rahmen der Analyse identifizierten Handlungs- und Optimierungsbedarfe werden in die Geschäftsorganisation in Form eines Prozess-Workflows implementiert. Bei der Einführung der Workflows wird ein iteratives Vorgehen gewählt, sodass eine Parallelisierung – gleichzeitige Nutzung von vorhandenen manuellen Prozessen mit neuen digitalen Prozessen – unterstützt wird. Hierdurch ist es möglich, Komponenten einzeln in verschiedenen Organisationsbereichen bereitzustellen und umzusetzen. Erfahrungen bei der Anwendung können somit frühzeitig gesammelt und die Gefahr ­eines Scheiterns der Transformation gesenkt werden.  Die automatische Abfolge dieses Prozesses findet nun als fester Bestandteil der Geschäftsorganisation statt. Wesentlicher Erfolgsfaktor dieser Veränderung ist die Integration aller Faktoren ­eines Unternehmens. Hierzu zählt die ­Begleitung des kulturellen Wandels für die betroffenen Mitarbeiter und Kunden durch eine im Vorfeld transparent gemachte Realisierung des Changes und das Aufzeigen der Auswirkungen der für den Mitarbeiter/Kunden anstehenden Veränderungen. Zusätzliche Schulungen von Anwendergruppen, Teams und Key Usern erhöhen die Akzeptanz und die ­Annahme dieser digitalen Transformation. Ohne die menschliche Komponente wird sich der erwartete geschäftliche Nutzen nicht einstellen. Zusätzlich festgelegte KPIs ermöglichen eine Überwachung der Performance. Durch regelmäßig ausgeführte Wieder­holungsschleifen (Regelkreise) können die Prozesse kontinuierlich analysiert, optimiert und an die sich ändernden Kundenanforderungen angepasst werden.
  6. Automatisierung und KVP digitaler Prozesse: Innovative Technologiekonzepte, wie z. B. die Robotic Process Automation und Künstliche Intelligenz in Zusammenhang mit Big Data, bieten nicht nur die Möglichkeit der automatisierten Bearbeitung von strukturierten Organisationsprozessen, sondern sind selbst in der Lage zu lernen, mit neu eingehenden Informationen/unbekannten Daten umzugehen und Aufgaben durch menschenähnliches Denken zu erfüllen. Continuous Service Improvement und KPI-Tracking können zu einer laufenden Prozessoptimierung führen. Dies bedeutet auch, dass in einem iterativen Prozess schrittweise alle Unternehmensprozesse digitalisiert werden. Die Rollen und Funktionen des Unternehmens (Aufbauorganisation) sind hierbei laufend auf die innovative Prozesslandkarte mit neuen digitalen Workflows (Ablauforganisation) zu mappen. Besonders effizient kann es hierbei sein, agile Ansätze zur kontinuierlichen Optimierung zu etablieren. 

Exzellente Digitalisierung durch strategische Transformation

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Szenarioentwicklung: Assoziationsraum für kundenzentrierte Digitalisierung von ­Interaktionsprozessen © STRANGE Consult GmbH

Die digitale Transformation ist für Unternehmen ein Paradigmenwechsel, der sie vor neue Herausforderungen stellt, auf die sie reagieren müssen. Die stetige Weiterentwicklung digitaler Technologien und die damit verbundene Möglichkeit der Vernetzung sämtlicher Prozesse einer Organisation bietet die Chance, diese grundlegend zu verbessern und hin zu einer hocheffizienten Wertschöpfung zu transformieren. Eine nachfrageorientiert ausgerichtete digitale Transformation führt zur Anpassung des Unternehmens an die digitalen Kundenbedürfnisse und zur Realisierung dieser.

STRANGE Consult GmbH

Interdisziplinäre Kompetenzträger der STRANGE Consult GmbH entwickeln auf der Grundlage erfolgreich durchgeführter Projekte entlang des STRANGE-Transformationsmodells ein individuell zugeschnittenes Konzept zur ganzheitlichen Transformation im Rahmen einer effizienten Digitalisierungsstrategie. Für die erfolgreiche Projektdurchführung ist hierzu nicht nur die Nutzung neuer agiler Formate von Bedeutung, sondern auch das Einbringen von altbewährten Strukturen und Verfahren im Rahmen einer kundenzentrierten Unternehmung!