Die Hamburger Unternehmensberatung IndiTango AG hat ein standardisiertes Analysemodell entwickelt, das Finanzdienstleistern den betriebswirtschaftlichen Benefit der Einführung eines Systems zur elektronischen Bearbeitung von Rechnungen aufzeigt. Neben der individuellen Kosten/Nutzenanalyse erhält der Kunde eine Betrachtung der ökologischen Auswirkungen. Eingesetzt wird das Modell innerhalb der S-Finanzorganisation für den Vertrieb der Lösung Sparkassen RechnungsService. Für die HSH Nordbank AG hat die IndiTango AG auf Basis des ROI-Analysemodells eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durchgeführt. Die nach dieser Bewertung realisierte Systemeinführung der Lösung bringt dem Bankinstitut nun eine jährliche Ersparnis von 250.000 Euro.
Ziel des Analysemodells von IndiTango ist zum einen, den wirtschaftlichen Vorteil elektronischer Rechnungsservices zu ermitteln. Zum anderen wollen die Spezialisten für mehrwertorientierte Analysemethoden gleichzeitig auf die ökologischen Auswirkungen eines rein auf Papier basierenden Prozesses mit dem damit verbundenen Energieverbrauch und Schadstoffausstoß hinweisen. "In Bezug auf die Umweltaspekte von innovativen Lösungen muss ein entsprechendes Bewusstsein bei den richtigen Ansprechpartnern für diese Problematik geschaffen werden, da es sich bei elektronischen Rechnungsservices in betriebswirtschaftlicher und ökologischer Hinsicht um eine Win-win-Situation handelt", so Heiko Pobbig, Co-Founder und Vorstand der IndiTango AG. "Im Fokus unserer Analyse steht daher die Vermittlung von elementaren Zusammenhängen zwischen typischen Arbeitsabläufen bei der Prüfung von Rechnungen und einer Umstellung auf ein elektronisches System. Gleichzeitig zeigen wir die Zusammenhänge zwischen Papierherstellung und Ressourcenverschwendung auf." Um das Potenzial dieser Technologie aus wirtschaftlicher und ökologischer Sicht erkennbar zu machen, stellen die Hamburger zudem den Bezug zur volkswirtschaftlichen Gesamtsituation in der Bundesrepublik her.
Beschleunigter Rechnungsdurchlauf bei HSH Nordbank AG
Trotz des enormen Verbrauchs von Material und Energie bei einem herkömmlichen Rechnungswesen nutzen derzeit nur fünf Prozent der deutschen Unternehmen einen rein elektronischen Rechnungsservice. Aber es gibt bereits zahlreiche Beispiele für eine erfolgreiche Einführung. So waren rund 77.000 zumeist in Papierform eingehende Rechnungen pro Jahr für die HSH Nordbank AG Grund genug zum Handeln. Mit jeweils bis zu fünf Rechnungskopien bei durchschnittlich 2,5 Seiten erwies sich die kreditorische Verarbeitung als extrem aufwändig im Papierverbrauch. Allein aus ökologischen Gesichtspunkten stand deshalb die Einführung einer elektronischen Kreditorenbuchhaltung zur Debatte. Ein weiterer aktueller Anlass war die notwendige Einführung von International Financing Reporting Standards (IAS/IFRS). Die gleichzeitige Reduzierung von Kosten und Arbeitsaufwand gehörte ebenfalls zur Anforderungsliste. Heute digitalisiert das Bankinstitut alle Rechnungen im Standardformat DIN A4 mittels Scanservice und Texterkennung. Anschließend werden der Rechnungsscan und die Rechnungsdaten mit Hilfe der Plattform SIMPLYST der eBanking Services Nord GmbH dem elektronischen Workflow zur Verfügung gestellt. Der Durchlauf einer Rechnung vom Eingang bis zur Banküberweisung beschleunigt sich dadurch durchschnittlich um rund vier Tage. Davon profitiert aber nicht nur das Rechnungswesen spürbar, sondern auch die Fachabteilungen. Für sie ist es nun wesentlich komfortabler, die Rechnungen sachlich zu prüfen. Zusätzlich bieten die Kosten für Druck- und Kopiervorgänge sowie Archivierung ein erhebliches Einsparpotenzial.
Hohe Einsparungen
Nachweislich 3,57 Euro pro Rechnung werden heute eingespart. Bei 77.000 Rechnungen im Jahr sind das unter Berücksichtigung laufender Kosten für den Scanservice und elektronischen Workflow etwa 250.000 Euro. Dafür mussten weder Mitarbeiter entlassen noch die eigentlichen Prozesse bei der Prüfung des Rechnungsinhaltes zusätzlich gestrafft werden. "Unsere Mitarbeiter haben nun Zeit für andere und vor allem wichtigere Dinge, die wir sonst personell nicht bewältigen könnten", erläutert Thorsten Stich, Prokurist und Leiter der Abteilung Rechnungswesen bei der HSH Einkauf + Rechnungswesen GmbH. In seinem Bereich ist das Know-how für die elektronischen Prozesse und die technische Plattform für das Rechnungswesen der HSH Nordbank AG angesiedelt. Die eher geringen Kosten zur Einrichtung des Systems und Anpassung an den Workflow von etwa 50.000 Euro führten zu einer Amortisationsdauer von wenigen Monaten. Das entspricht einer budgetneutralen Investition.
Motivation Ökologie
Der ökologisch positive Effekt war ein zusätzlicher Motivationsfaktor für das Projekt "elektronischer Rechnungsprozess": Mit rund 950.000 Seiten und rund 4,8 Tonnen weniger Papier pro Jahr spart die HSH Nordbank so viel Energie ein, dass damit mehr als drei Haushalte für ein Jahr lang mit Strom versorgt werden könnten. Und ohne dabei die Auswirkungen der Fotosynthese durch die für diese Papiermenge verwendeten Primärrohstoffe zu betrachten, ergibt dies unter Berücksichtigung des aktuellen Energiemix in Deutschland und aller damit verbundenen CO2-Emissionen eine Einsparung von mindestens acht Tonnen CO2 pro Jahr.
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