Als genossenschaftliche Bank zählt die Dortmunder Volksbank zu den größten selbstständigen Banken dieser Gruppe. Ihre Nähe zu ihren Kunden dokumentiert sie durch 63 Geschäftsstellen in ihrem Geschäftsgebiet.
Ihr Zweigstellennetz mit Niederlassungen in Dortmund, Castrop-Rauxel, Schwerte und Unna sowie durch insgesamt 84 Geldausgabeautomaten (GAAs) in den Geschäftstellen und an weiteren 14 externen Standorten stellt die Bargeldversorgung für ihre über 160.000 Kunden sicher und bietet ein Höchstmaß an Kundennähe.
Während andere Banken vielfach auf Service verzichten, steht dieser bei der Dortmunder Volksbank an erster Stelle.
Aus dieser Verpflichtung ihren Mitgliedern und Kunden gegenüber hat sich die Dortmunder Volksbank 2008 entschlossen, ein Projekt zum Thema Cash-Management zu starten. Dabei bestand die Zielsetzung darin, den Bedarf ihrer Kunden an Bargeld weiterhin jederzeit zu decken und die hohe Verfügbarkeit gleichzeitig durch optimierte Bargeldbestände und Logistikleistungen wirtschaftlich zu gestalten. Im Fokus stand dabei eine Prozessumstellung, weg von einer dezentralen Befüllung der einzelnen GAAs durch die jeweilige Filiale, hin zu einer zentral gesteuerten Bargelddisposition.
Zur Erreichung dieser Zielsetzung hat sich die Dortmunder Volksbank für die Einführung des Cash-Management-Systems cashXpert von PRO DV Financial Solutions entschieden. Durch den Einsatz dieses IT-Systems können nicht nur die Bargeldmengen in einem Institut bedarfsgerecht vorhergesagt, sondern auch die zugehörige Logistik durch einen im System abgebildeten Prozess effizient gesteuert werden. Damit sind jährliche Einsparungen von bis zu 1.500 Euro je Geldausgabeautomat erreichbar.
Auf Basis täglich bewerteter Verfügungen der Kunden an den einzelnen Automaten werden optimale Kostenstrategien hinsichtlich Zins- und Logistikkosten für jeden Geldausgabeautomaten ermittelt. Diese führen zu automatisch ausgelösten Bargeldbestellungen. Das System stellt durch diese fortlaufende Kontrolle eine Hochverfügbarkeit des Bargelds bei minimalen Kosten sicher. Durch eine optimierte Bargeldlogistik und effiziente Arbeitsprozesse erzielt cashXpert ein Einsparpotenzial von bis zu 30 Prozent.
„Wir sind sicher, dass wir mit cashXpert den heutigen und zukünftigen Ansprüchen unserer Kunden gerecht werden, indem wir ihnen auf der einen Seite eine Hochverfügbarkeit an Bargeld zusichern, dies aber auf der anderen Seite viel wirtschaftlicher als bisher umsetzen können“, erläutert Herr Ulrich Hahnke, Direktor und Leiter Unternehmensservice und IT bei der Dortmunder Volksbank.
Integration in die IT-Landschaft als eine zentrale Forderung
Bereits zu Beginn des Projektes Cash-Management erkannte die Dortmunder Volksbank sehr schnell, dass es mit einem System, welches „nackte“ Zahlen liefert, nicht getan ist.
Insbesondere musste sich ein solches System auch in die IT-Landschaft integrieren lassen, das heißt es muss eine Anbindung an das Rechenzentrum der GAD vorhanden sein. Wichtig war zudem, dass sich die Prozesse der Dortmunder Volksbank bei der Bargeldver- und -entsorgung individuell und transparent abbilden und, soweit möglich, automatisieren lassen.
Durch diese Voraussetzungen wurde die Auswahl, der am Markt befindlichen Cash-Management-Systeme von vorneherein eingeschränkt. „cashXpert hat uns mit seiner Struktur, seinem Aufbau und dem realisierbaren Einsparpotenzial direkt überzeugt. Trotz allem wollten wir das System natürlich vor einer endgültigen Entscheidung erst einmal testen. Unser Hauptproblem war dabei zunächst, an die notwendigen Daten zu gelangen, um überhaupt einen Überblick über unsere Ist-Situation zu erlangen und darauf aufbauend bewerten zu können, welche Vorteile der Einsatz des Systems dann tatsächlich für uns bieten würde“, so Ulrich Hahnke.
Sukzessive Realisierung
In Zusammenarbeit mit PRO DV konnte die Dortmunder Volksbank dann eine Schnittstelle der GAD an das System cashXpert anbinden, die tagesaktuelle Salden für die Geldausgabeautomaten bereitstellte. Die GAD lieferte hierfür eine bereits bestehende Datenschnittstelle. PRO DV übernahm bereits in der Pilotphase mittels dieser Schnittstelle die Daten in das System cashXpert, welches bei der Dortmunder Volksbank installiert wurde.
Nach den anfänglichen Schwierigkeiten bei der Datenübernahme standen schließlich die täglich aktuellen Daten zur Verfügung. Diese Datensammlung erlaubte es der Dortmunder Volksbank erstmals, sich mittels der in cashXpert integrierten Berichte eine Übersicht über die Ist-Situation zu verschaffen. Das System wurde im November 2008 installiert. Die Einstellungen für die einzelnen Geräte und Tarife wurden schon im Vorfeld durch PRO DV vorgenommen, so dass die Dortmunder Volksbank ohne großen administrativen Aufwand sofort die ersten Schritte im und mit dem System durchführen konnte. Je mehr Historiendaten für die einzelnen Geräte bei der Dortmunder Volksbank vorlagen, desto mehr konnten die Feineinstellungen in den Parametern vorgenommen werden.
Die Vorteile der zentralen Datenhaltung und des strukturiert dargestellten, zentralen Prozesses zur Bargelddisposition stellten sich schnell heraus. Zu definierten Zeiten stehen die Bestellvorschläge für die einzelnen Geräte auf Denominationsebene zur Verfügung und können entsprechend der Prozessdefinition einfach und effizient bearbeitet werden.
Im nächsten Schritt wurden sogenannte Sammelmeldungen eingebunden, welche die Dispositionsvorschläge für die einzelnen GAAs zu Gesamtbestellungen zusammenfassen, so dass diese direkt, auf Wunsch auch automatisch, mittels E-Mail an interne Stellen und den externen Werttransportunternehmer weitergereicht werden können.
„Für eine zentrale Bargelddisposition bedeuten klar definierte und strukturierte Prozesse eine enorme Arbeitserleichterung. Da wir nicht für jedes einzelne Gerät täglich manuelle Berechnungen anstellen können, haben wir jetzt mit dem System die Möglichkeit, kosteneffizient für eine reibungslose Bargelddisposition zu sorgen“, so Thomas Schlund, Leiter IT und verantwortlich für die Versorgung der externen Geldautomaten bei der Dortmunder Volksbank.
Durch Schulungen sind die Mitarbeiter der Dortmunder Volksbank heute in der Lage, selbstständig weitere Geräte in das System einzubinden, die Parametereinstellungen vorzunehmen und durch Feinjustierung weiteres Einsparpotenzial zu generieren.
„Wir konnten uns in der Testphase ein wirklich realistisches Bild von den Vorteilen des Systems cashXpert machen, zu denen nicht nur Kostenersparnisse zählen, sondern auch die Flexibilität des Systems, die eine individuelle Anpassung an unser Haus erlaubt; nicht zu vergessen die technische und fachliche Betreuung durch die PRO-DV-Berater“, so Ulrich Hahnke. „Letztendlich sind wir überzeugt, dass die Entscheidung für cashXpert sowohl im Hinblick auf unsere zukünftige Cash-Management-Strategie wie auch im Preis-Leistungs-Verhältnis genau richtig ist.“
Die Dortmunder Volksbank wird in den nächsten Wochen sukzessive alle ihre 84 Geldausgabeautomaten einbinden und mit dem System cashXpert steuern.