Der Umgang mit den Ressourcen der Natur ist längst kein Thema mehr, das vor den Türen der Wirtschaft haltmacht. Neben den betriebswirtschaftlich kritischen Erfolgsfaktoren rücken in Unternehmen und Organisationen daher auch immer mehr ökologische Aspekte in den Mittelpunkt von Investitionsplanungen. Dazu im Vorfeld erstellte Analysen enthielten bisher lediglich Aussagen zu den wirtschaftlichen Eckdaten, wie Amortisation und den Return on Investment. Eine von der Hamburger Unternehmensberatung IndiTango AG im Auftrag des Deutschen Sparkassen- und Giroverbandes erarbeitete Analysemethode betrachtet dagegen gleichzeitig die ökologischen Auswirkungen, so zum Beispiel bei der Einführung des Sparkassen RechnungsServices. Individuell ermittelt werden dabei sowohl die Wirtschaftlichkeit als auch die ökologische Bilanz der eingesparten Papiermenge.
Elektronische Prozesse reduzieren Ressourcenverbrauch
Jedes Jahr werden in Deutschland rund zwei Milliarden Rechnungen per Post verschickt. Das entspricht einer Menge von nicht weniger als 200.000 t Papier. Allein die Herstellung ist ein energetisch äußerst aufwändiger Prozess. Für jedes einzelne Kilogramm Papier – das sind 100 Blatt im Format DIN A4 – sind durchschnittlich 2,3 kWh Strom nötig.
Ein ebenso wichtiger Aspekt ist die Verwendung von Holz- und Zellstoffen als Primärrohstoffe bei der Papierherstellung. Trotz hoher Recyclingquote ist der Einsatz von Frischfasern aus Holz- und Zellstoffen unabdingbar. Sie stammen oftmals aber aus nicht nachhaltigen Forstwirtschaften wie zum Beispiel Brasilien. Um die Versorgungssicherheit beim Rohstoff Holz auch in Zukunft noch gewährleisten zu können, laufen in Deutschland deshalb Überlegungen, auf ökologisch äußerst fragwürdige so genannte Schnellumtriebsplantagen umzustellen.
Und obwohl diese Fakten genügend Anlass zum Handeln geben, finden derzeit in über 95 Prozent aller deutschen Unternehmen rein elektronische Rechnungsprozesse noch immer nicht statt. Selbst Großkonzerne, deren jährlicher Rechnungseingang die Zahl 100.000 deutlich übersteigt, verfügen oftmals nur über ein Dokumentenmanagementsystem, jedoch ohne die Integration von Rechnungseingangsdaten in einen elektronischen Workflow. Dabei ist die Einführung von elektronischen Rechnungsservices ebenso umweltfreundlich wie wirtschaftlich.
Win-win-Situation bei
HSH Nordbank AG
3,57 Euro pro Rechnung oder 250.000 Euro jährlich – das sind beispielsweise die Einsparungsparameter der HSH Nordbank AG seit Einführung der elektronischen Rechnungsservices. Gleichzeitig werden dadurch rund 4,8 t Papier pro Jahr eingespart. Übereinandergestapelt entspräche dies der schwindelerregenden Höhe von über 100 m.
Grundlage der ebenso umweltfreundlichen wie wirtschaftlichen Ergebnisse war eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung auf Basis des IndiTango-Analysemodells. Die nach dieser Bewertung realisierte Systemeinführung zur elektronischen Rechnungsbearbeitung sorgt für die jetzige Win-win-Situation. Noch vor zwei Jahren verarbeitete auch die HSH Nordbank AG rund 77.000 Rechnungen jährlich ausschließlich in Papierform. Die kreditorische Verarbeitung war mit bis zu fünf Rechnungskopien bei durchschnittlich 2,5 Seiten sehr aufwändig. Allein aus ökologischen Gesichtspunkten wollte der Finanzdienstleister daher die elektronische Kreditorenbuchhaltung einführen.
Zudem stand das Rechnungswesen vor neuen Herausforderungen wie der Einführung von International Financing Reporting Standards (IAS/IFRS). Es war schlichtweg zu teuer, Mitarbeiter mit der Eingabe von Daten zur elektronischen Weiterverarbeitung zu beschäftigen. „Unsere hochqualifizierten Mitarbeiter sind schließlich keine Datatypisten“, erklärt Thorsten Stich, Prokurist und Leiter der Abteilung Rechnungswesen bei der HSH Einkauf + Rechnungswesen GmbH. In seinem Bereich sind das Know-how für die elektronischen Prozesse und die technische Plattform für das Rechnungswesen der HSH Nordbank AG angesiedelt.
Heute werden bei der HSH Nordbank AG fast alle Rechnungen mittels Scanservice und anschließender Texterkennung digitalisiert. Anschließend gehen die Rechnungsdaten mit Hilfe der Plattform SIMPLYST der eBanking Services Nord GmbH in den elektronischen Workflow. Der Durchlauf einer Rechnung vom Eingang bis zur Banküberweisung beschleunigte sich dadurch durchschnittlich um ca. vier Tage, die lästige Papierablage auf den Schreibtischen verschwand weitestgehend und zusätzlich entfielen enorme Kosten für Papier, Kopiervorgänge sowie Archivierung.
Trotz dieser Einsparungen mussten weder Mitarbeiter entlassen werden, noch wurden die eigentlichen Prozesse bei der Prüfung des Rechnungsinhaltes zusätzlich gestrafft. „Unsere Mitarbeiter haben nun Zeit für andere und vor allem wichtigere Dinge, die wir sonst personell nicht bewältigen könnten“, so Thorsten Stich. Und ein weiterer Faktor unterstreicht die Effizienz der elektronischen Prozesse: Mit ca. 950.000 Seiten beziehungsweise rund 4,8 t weniger Papier pro Jahr wird bilanziell eine Energiemenge eingespart, die drei Haushalte ein Jahr lang für ihre Stromversorgung benötigen würden. Dies ergibt eine Entlastung für die Atmosphäre von mindestens 8 t CO2 pro Jahr.
Autor: Heiko Pobbig, Co-Founder und Vorstand der IndiTango AG