Die Medienproduktion erfolgt hausintern bei Merrill Lynch auf zwei Farbproduktionssystemen bizhub PRO C6500 von Konica Minolta. Zusätzlich hat InduPrint dort auch das Management der Outputflotte, die Postabwicklung und den Empfang übernommen. Kay Skott, Director Corporate Service bei Merrill Lynch, zieht nach zwei Jahren Zusammenarbeit ein erstes Fazit: „InduPrints Dienstleistungen sind von sehr hoher Güte, dank extremer Flexibilität des Teams und hervorragender Mitarbeiterführung. Die bei uns eingesetzten Konica-Minolta-Produktionssysteme besitzen außergewöhnliche Qualität: schnell, hohe Farbtreue und große Medienvielfalt.“
Gesucht: Rundumservice
Bereits seit einigen Jahren erfolgt die Medienproduktion bei Merrill Lynch durch einen Dienstleister. Doch Kay Skott hatte die Idee, dass dieser weitere Dienste übernehmen könnte. „Er sollte Aufgaben zusammenführen und uns so viel wie möglich abnehmen: Sowohl die Medienproduktion als auch den Empfang und kleine handwerkliche Dienstleistungen. Unser bisheriger Lieferant konnte das nicht anbieten, obwohl es sich um einen Weltkonzern handelte – oder vielleicht gerade deshalb“, erinnert sich Skott.
InduPrint hingegen offerierte neben den gewünschten Leistungen auch die interne Postabwicklung und das Management der Druckerflotte – insofern fiel Merrill Lynch die Entscheidung für den neuen Dienstleister nicht schwer. Dieser packte sofort beherzt zu: Da der Vertrag mit dem vorhergehenden Dienstleister zum Jahresende auslief, baute das InduPrint-Team innerhalb von drei Wochen – ungeachtet Weihnachten und Jahreswechsel – die gesamte dezentrale Outputstruktur von Merrill Lynch um. Der Großteil der vorhandenen Drucker – teilweise noch neue Geräte des Wettbewerbs – wurde ausgetauscht und einheitlich durch Konica-Minolta-Systeme ersetzt. Das vereinfacht in der täglichen Praxis die organisatorische Abwicklung und das gesamte Handling bis hin zum Verbrauchsmaterial- und Wartungsservice sowohl für den Kunden als auch für InduPrint erheblich.
Flexibler als ein „Ozeanriese“
Die dezentralen Drucksysteme werden laut Dienstleistungspaket von InduPrint gestellt, zum Einsatz kommen bis dato verschiedene Systeme der Konica-Minolta-bizhub-Produktpalette im Bereich Drucker und MFP. Die letzten noch verbliebenen Geräte des Wettbewerbs werden nach und nach ebenfalls ausgetauscht. Merrill Lynch zahlt an InduPrint nur den vereinbarten Seitenpreis. Skott: „Das hat sich sehr gut bewährt, wir müssen keine Abschreibungen für die Geräte rechnen und wenn eines nicht mehr funktioniert, wird es ausgetauscht. InduPrint ist ein kleineres mittelständisches Unternehmen, das wesentlich flexibler reagieren und entscheiden kann als ein ,Ozeanriese‘. Wenn eine Veränderung notwendig ist, leitet InduPrint alles Weitere in die Wege.“
Prozesse sinnvoll verkürzen
InduPrints wichtigste Kernkompetenz ist umfassendes Prozessconsulting. „Der Dienstleister muss in der Lage sein, die Prozesse – vom Entstehen der Dokumente bis zum Bedarfsträger – zu verkürzen. Wir lehnen uns nie zurück, sondern arbeiten permanent an Optimierungen. Das unterscheidet uns vom Mitbewerb, der häufig genug eine Kostenreduzierung über die Personalkosten erzielt“, so Unternehmensgründer Michael Kipp.
Ein Grund für Merrill Lynch, auch die gesamte Verwaltung der Outputflotte (Kopierer, Drucker, Faxe) an InduPrint abzugeben. Das heißt, das achtköpfige InduPrint-Team übernimmt die Wartung aller Outputgeräte im Haus inklusive kleinerer Reparaturen und Tinte- oder Tonerwechsel. Das lässt sich hervorragend mit den ohnehin notwendigen Postrundgängen kombinieren. Bei größeren Störungen beauftragen die InduPrint-Mitarbeiter einen Techniker. Weiterhin bestellen sie benötigtes Büromaterial und verwalten das Lager. Der Vorteil für Merrill Lynch: Möglichst wenige Störungen der Outputflotte im laufenden Betrieb, die Kosten sind 100-prozentig unter Kontrolle und die Bankmitarbeiter können sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren, statt eigenhändig Toner zu wechseln, Papier aufzufüllen oder Papierstaus zu beseitigen.
Aktuell die besten im Markt
Kunden profitieren bei der technischen Ausstattung von InduPrints profunder Marktkenntnis und herstellerunabhängiger Beratung, schließlich ist der Dienstleister seit mehr als 15 Jahren im Geschäft. Aus diesem Grund stattete InduPrint das Mediencenter, das die Stuttgarter nach ergonomischen Gesichtspunkten umbauten, mit zwei Hochleistungsdrucksystemen der Extraklasse aus, den Farbproduktionssystemen bizhub PRO C6500 von Konica Minolta.
Michael Kipp: „Wir brauchten Produktionssysteme, die in kurzer Zeit sehr viel mit hoher Farbqualität und in Formaten von DIN A6 bis DIN A3 auf unterschiedlichen Medien drucken. Die bizhub-PRO-C6500-Systeme von Konica Minolta sind momentan die besten auf dem Markt. Außerdem bietet Konica Minolta sehr zuverlässige Wartungen, der Kundenservice ist innerhalb von vier Stunden vor Ort und äußerst flexibel – aber die Maschinen fallen praktisch nie aus.“
Konica Minolta hat die InduPrint Mitarbeiter speziell für die Handhabung und Pflege der bizhub-PRO-C6500-Systeme geschult. Gibt es doch einmal eine Störung, so kann der Kundendienst von Konica Minolta dank des Ferndiagnosesystems bizhub SystemCARE schnell reagieren, der Servicekollege kann beispielsweise notwendiges Werkzeug oder Ersatzteile sofort mitnehmen. Die Verfügbarkeit der Produktionssysteme ist durch den Einsatz von bizhub SystemCARE noch einmal deutlich gestiegen.
Auch die Handhabung der bizhub PRO C6500 ist außergewöhnlich einfach. Das Großraumpapiermagazin hat ein Fassungsvermögen von bis zu 4.250 Blatt. „Häufig produzieren wir 300 Präsentationen zu je 100 Doppelseiten. Ist das Papiermagazin voll, kann man die Drucksysteme laufen lassen und nach ein, zwei Stunden wiederkommen – und man kann auch nach 10.000 Seiten ohne Nachkalibrieren zu 99 Prozent davon ausgehen, dass die letzte Seite aussieht wie die erste“, berichtet InduPrint-Standortleiterin Renate Böhner. Auf dem Display der Produktionssysteme werden der Tonerstand und der Druckfortschritt dargestellt. Bei einem Papierstau zeigt das System den entsprechenden Bereich in der Maschine an, so dass die Störung innerhalb kürzester Zeit behoben werden kann.
Den Praxistest bei den Druckprofis bestehen die bizhub-PRO-C6500-Systeme spielend: Selbst schwere Grammaturen bis 300 g/m2 und sogar Offsetpapier meistern sie. Bis zu einer Papierstärke von 256 g/m2² kann duplex gedruckt werden, und zwar direkt aus dem Papierschacht. Muss ein Toner gewechselt werden, so ist das während des Betriebs ohne Maschinenstopp möglich. Kipp: „Ein Mitarbeiter hat einmal einen Proof für einen Kunden auf einem bizhub PRO C6500 erstellt. Der Proof sah objektiv betrachtet besser aus als der Offsetdruck, denn aufgrund der hohen Farbtiefe wirkte das Bild satter und strahlender. Auch deshalb bin ich so begeistert von den Produktionssystemen.“
Hohe Farbtiefe, sattes Bild
Das InduPrint-Team hat seine Dienstleistungen und die Hardware sinnvoll in den Workflow des Bankhauses integriert. Die Desktop-Publishing-Abteilung beispielsweise kann direkt auf die Hochleistungsdrucksysteme zugreifen und Testdrucke erstellen. Diese enge Zusammenarbeit führt zu einer „extrem hohen Qualität“, wie Skott urteilt. Die Druckaufträge – in erster Linie PowerPoint- oder PDF-Dateien in den Formaten DIN A4 bis A6 – erhält das InduPrint-Team per E-Mail, diese werden bearbeitet, an die Produktionssysteme weitergeleitet, gedruckt, gebunden und auf Wunsch auch ausgeliefert.
Angesichts dieser Konstellation resümiert Kay Skott hochzufrieden: „Mit InduPrint haben wir genau das kompetente Personal, das wir brauchen, um unseren Kunden erstklassige Qualität zu bieten. Und wir halten durch dieses Inhouse-Outsourcing-System unser Unternehmen schlank: Für uns fallen in diesem Bereich keine Personalkosten an und die Risiken durch Urlaub oder Krankheit sind für uns minimal.“