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Schon der Name verrät einiges. Im Gegensatz zu den Lösungen, die zur Verfügung standen, als es nur den Begriff Videokonferenz gab, sind Telepresence-Systeme in der Lage, ein Gefühl der „Präsenz“ zu vermitteln. Letztendlich dreht sich dabei alles um Technologien. In den letzten zehn Jahren hat sich die Kommunikationstechnologie geradezu exponentiell weiterentwickelt. Dies gilt nicht nur für die enorme Bandbreite, die von heutigen Netzwerken unterstützt wird. Auch die visuelle Komponente wurde durch die Entwicklung von HD-Technologien in nahezu unglaublicher Weise verbessert. Und geradezu revolutionär sind die Verbesserungen der Tonqualität, die durch die innovativen Entwicklungen im Bereich der digitalen Tontechnik möglich wurden.

Ein echtes Telepresence-Erlebnis ist gekennzeichnet durch eine Kombination von vier Merkmalen, die gemeinsam dafür sorgen, dass die Beteiligten den Eindruck haben, sich von Angesicht zu Angesicht gegenüberzusitzen.

▷Bild: Hierbei ist eine hoch auflösende Videodarstellung erforderlich, bei der Bewegungen ruckelfrei wiedergegeben werden und die Konferenzteilnehmer in Lebensgröße zu sehen sind.

▷Ton: Der Ton muss nicht nur klar und natürlich, sondern auch räumlich ausgerichtet sein. Ebenso muss er mit dem Bild synchronisiert sein. Gerade bei mehrstündigen Konferenzen ist dies wichtig, um eine schnelle Ermüdung der Teilnehmer zu verhindern.

▷Umgebung: Die Umgebung ist entscheidend für die Schaffung der Illusion eines realen Meetings, bei dem sich die Teilnehmer in ein und demselben Raum aufhalten. Diese Illusion funktioniert nur, wenn die räumlichen Umgebungen in ihrer Art und Beschaffenheit möglichst identisch sind.

▷Technik: Damit die Benutzer eine Lösung auch wirklich akzeptieren und einsetzen, muss diese aus technischer Sicht so anwenderfreundlich und so einfach wie möglich sein. Dazu zählt auch, dass eine schnelle und einfache Herstellung und Konfiguration von Konferenzverbindungen, eine präzise Konferenzplanung und eine störungsfreie Durchführung von Konferenzen problemlos möglich ist.

Ausschlaggebend für die zunehmende Bedeutung der Telepresence sind mehrere Faktoren. Die zunehmende Anzahl von Mitarbeitern, die an entfernten oder virtuellen Orten arbeiten, der Stress, der mit Geschäftsreisen verbunden ist, die Notwendigkeit, Kosten zu reduzieren und Entscheidungen schneller treffen zu können, und nicht zuletzt das Bemühen um ein umweltgerechteres Handeln.

▷Kosteneinsparungen: Die Berechnung der Kosteneinsparungen ist einfache Mathematik. Man addiere die Kosten, die für die Anreise einer Person zu einem persönlichen Meeting entstehen (Flug, Taxifahrten, Hotelübernachtung, Verpflegung), multipliziere diese Summe mit der Anzahl der entsandten Mitarbeiter, und schon weiß man, wie viel Geld bereits am ersten Tag durch die Nutzung einer Telepresence-Lösung eingespart werden können. Wenn man diese Zahl mit der Anzahl von Dienstreisen multipliziert, die ein Unternehmen auf diese Weise im Laufe eines Jahres einspart, bewegt man sich sehr schnell im sechsstelligen Bereich. Nicht zu vergessen ist der Zeitaufwand, der mit der An- und Rückreise verbunden ist und Zeit ist schließlich Geld.

▷Lebensqualität: Darüber hinaus wirken sich Telepresence-Lösungen positiv auf die persönliche Lebensqualität der Mitarbeiter aus. Sie müssen nicht mitten in der Nacht aufstehen, um rechtzeitig in der Schlange am Check-in-Schalter zu stehen und sich hinterher nicht selten über Verspätungen zu ärgern.

Keine ermüdenden Taxifahrten. Keine langweiligen Hotelaufenthalte kurz: weniger Stress. Weniger gestresste Mitarbeiter bedeuten zufriedenere und effizientere Mitarbeiter, und dies wiederum schlägt sich in einer höheren Mit-
arbeiterproduktivität und somit letztlich in einer höheren Profitabilität des Unternehmens nieder.

▷Umwelt: In den Unternehmen ist das Bewusstsein über die Umweltfolgen von Geschäftsreisen in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Aufgrund der allgemein gestiegenen Sensibilität für Umweltfragen und vor dem Hintergrund gesetzlicher Vorgaben steht die Reduzierung des CO2-Ausstoßes bei den meisten Unternehmen inzwischen weit oben auf der Agenda.

Dass Telepresence-Lösungen einen deutlichen Beitrag zur Reduzierung des Energieverbrauchs und der damit einhergehenden Kohlendioxidemissionen leisten können, ist unstrittig und liegt auf der Hand. Weniger Flüge bedeuten weniger CO2-Emissionen. Weniger Taxifahrten bedeuten eine geringere Schadstoffbelastung der Luft. Somit werden Telepresence-Systeme in einem Zug sowohl den internen als auch den externen Umweltschutzerfordernissen von Unternehmen gerecht.