Je anspruchsvoller das Bankgeschäft wird, umso wichtiger wird es für Entscheidungsträger, rasch und unkompliziert auf unterschiedliche Dokumente und Daten zugreifen zu können.
Mit dieser Entwicklung und den sich daraus ergebenden Anforderungen sah sich auch die Volksbank Gießen konfrontiert (www.volksbank-giessen.de). Das Institut ist mit einer Bilanzsumme von 2,2 Milliarden Euro und 64 Geschäftsstellen eine der größten Genossenschaftsbanken Deutschlands.
Dokumenten-Management-System
Schon vor drei Jahren fiel daher in Gießen die Entscheidung, ein Dokumenten-Management-System (DMS) einzusetzen. Ausgewählt wurde das „Fiducia-Content-Management-System“ (FCMS). Der Hersteller, die Fiducia AG (www.fiducia.de), betreibt auch das Rechenzentrum für die Volksbank Gießen und stellt die Nutzung der Datenbestände und anderer Programmanwendungen sicher.
Zu diesen Anwendungen zählt auch das Prüfen von Unterschriften auf Belegen des Zahlungsverkehrs. Dieser Prozess ist derzeit noch einer der letzten manuellen Vorgänge in einem ansonsten weitgehend automatisierten Umfeld.
Der Start
Im März 1999 begann die Volksbank Gießen Kontoeröffnungsanträge und Vollmachten als digitales Bild zu erfassen und zu speichern. Zusätzlich wurden die einzelnen Unterschriften digital aus dem Dokument ausgeschnitten und störende Hintergründe, Linien oder gedruckte Texte entfernt.
Die so gewonnenen Unterschriften wurden den Bevollmächtigten zugewiesen, mit Rechten versehen und in einer Datenbank gespeichert. Dies machte es möglich, am Bildschirm Referenzunterschriften abzurufen und mit digitalisiert vorliegenden Dokumenten oder Belegen aus dem Zahlungsverkehrssystem der Firma Kleindienst Solutions zu vergleichen.
Direkte Anbindung
Bereits zu diesem Zeitpunkt erfolgte eine direkte Anbindung an das „Neue Banken System“ der Fiducia. Im Rahmen einer Buchung in der Schalteranwendung konnte man sich direkt die Unterschriften zu dem angefragten Konto anzeigen lassen.
Projektleiter Hagen Itzerott bei der Volksbank Gießen: „Wir standen vor der Frage, was mit den bereits archivierten Dokumenten passiert. Es galt, sowohl den Aufwand für ein erneutes Scannen unserer Dokumente zu vermeiden, als auch zwei getrennte Archivsysteme zu vermeiden. Wir wünschten uns einen flüssigen Arbeitsablauf vom Scannen der Dokumente bis hin zur gewohnten Anzeige der Unterschriften in NBS-Kasse. Außerdem wollten wir eine weitere Beschleunigung des Prüfprozesses für Unterschriften auf Überweisungen erreichen.“
Enge Zusammenarbeit
In enger Zusammenarbeit mit Fiducia und Kleindienst Solutions wurde ein Partner mit einem Unterschriftenprüfsystem gesucht, das die neuen Anforderungen erfüllen konnte. Die Wahl fiel auf die Firma Softpro (www.softpro.de) aus Böblingen, die viel Erfahrung hat.
Mehr als 250 Kreditinstitute weltweit nutzen Module aus dem Softwaresystem SignPlus zur Optimierung ihrer Unterschriftenprüfung. Beim Verbinden der einzelnen Systeme von Fiducia und Softpro wurde indes Neuland betreten.
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neumayer