Aufwandsreduzierte Vorgangsbearbeitung, Transparenz von Bargeldfluss und bestand, revisionssicher versiegelte Dateien: Durch den Einsatz von el.MONEY entfällt die manuelle Erstellung von Listen und es werden Fehlerfassungen vermieden. Die Anwendung ermöglicht jederzeit die Gesamtübersicht über sämtliche Transaktionen in der Geldver- sowie Geldentsorgung der Kassen und SB-Technik in den Filialen. Bestandsveränderungen wie auch der Gesamtbestand von Bargeld beim WT-Unternehmen werden kontinuierlich dokumentiert.
Durch integrierte Statistikansichten kann das Bestellverhalten der einzelnen Filialen ausgewertet und analysiert werden. Und weitere Analysen ermöglichen es, die Anzahl der WTU-Touren zu reduzieren und so Transportkosten zu sparen.
Dazu Annemarie Petershagen, Geschäftsführerin von
ebVOKUS Software: „Wenn man bedenkt, dass es heutzutage in vielen Filialen noch Usus ist, Bedarfslisten für die Geldversorgung per Hand zu erstellen, lässt sich der kostenintensive Zeitaufwand ermessen. Abgesehen davon, dass mögliche Fehleingaben durch Dopplung oder Mehrfacherfassung unnötige Kosten produzieren, ergibt sich auch ein erhebliches Haftungsrisiko. Mit el.MONEY stellen wir den Instituten ein zentrales Medium zur Koordinierung und Überwachung dieses komplexen Prozesses bereit.“
el.MONEY arbeitet nachts: Das System erzeugt auf Grundlage der von den Filialen erfassten Daten automatisch sämtliche Listen für die Bestellung bei den WTUs und der Deutschen Bundesbank. Die Listen werden in einer Lotus-Notes-Datenbank verwaltet und zusätzlich als HTML-Sicherungsdatei gespeichert. Die Zugriffsberechtigungen auf das System werden über Rollen definiert, womit ein individuell abgestuftes Zugriffsmodell möglich ist. WTU- und Bundesbank-Listen, die verarbeitet wurden, werden revisionssicher versiegelt: Die Daten sind von den Filialen nicht mehr veränderbar.
Das System erstellt DTA-Dateien (Datenträgeraustauschverfahren), die in dem Buchungssystem der Sparkasse weiterverarbeitet werden können. Die Geldein- und -abgänge werden gegen das zentrale Kassenbuch gebucht. Da hier speziell definierte Sammelbuchungen erfolgen, wird die Zusammenstellung der Buchungsliste über ein gesondertes Modul bereitgestellt. Gerätetypen sowie Buchungsrichtungen sind frei konfigurierbar.
Dazu Beate Schmidt, Leiterin Orga-Services, Ostsächsische Sparkasse Dresden: „Im Medium Datenbank Geldversorgung/el.MONEY werden die komplexen Arbeitsabläufe standardisiert, elektronische Rechenprozesse genutzt sowie Auswertungsfunktionen zur Kontrolle und Überwachung geschaffen.“:
▷Die Beauftragung externer Partner, wie WTU und Deutsche Bundesbank, geschieht jetzt in Form von elektronisch erstellten Bedarfslisten. Es erfolgt eine automatische Zusammenstellung aller zum Ausführtag vorhandenen Daten. Der Bargeldbedarf für das Gesamthaus kann somit innerhalb kürzester Zeit bundesbankgerecht ermittelt und an die zuständigen Stellen weitergeleitet werden. Telefonate zur Avisierung entfallen.
▷Es wurde eine DTA-Schnittstelle zum Programm SFIRM geschaffen. Dies führte zu einer starken Reduzierung des manuellen Buchungsaufwandes. So werden zum Beispiel an stark frequentierten Tagen bis zu 120 Geldautomaten bestückt und mit zwei elektronischen Unterschriften gebucht.
▷Den Mitarbeitern der Bargeldlogistik wurde so eine eigenständige Stammdatenpflege ermöglicht.
el.MONEY basiert auf Lotus Notes – in der Mehrzahl der Sparkassen ohnehin vorhanden. Somit entfallen Anschaffungskosten und die Schulung der Sparkassen-Mitarbeiter reduziert sich auf ein Mindestmaß.
Die Lösung ist bei der mit 11,4 Milliarden Euro Bilanzsumme datierten Ostsächsischen Sparkasse Dresden seit 2008 erfolgreich im Einsatz. In der wettbewerbsstarken Umgebung der Finanz Informatik ist diese in der Lage, ein Höchstmaß an Qualität im BPM der Bargeldlogistik zu generieren. Sparkassen profitieren von Produktivitätsvorteilen bei gleichzeitiger Reduktion von Haftungsrisiken und Kosten.