Vor dieser Entscheidung stand auch die Sparda-Bank Hamburg. Die norddeutsche Genossenschaftsbank beschäftigt knapp 500 Mitarbeiter bei einer Bilanzsumme von rund 2,5 Milliarden Euro. In den letzten neun Jahren stieg die Anzahl der Kunden von 100.000 auf 250.000. Überproportional wuchs dabei auch die Anzahl der Pfändungseingänge, die Quote der von Pfändungen betroffenen Kunden stieg von 0,6 auf 1,6 Prozent. „Wir haben ein Mengenproblem bekommen, das mit dem vorhandenen Personal nicht mehr zeitgerecht bearbeitet werden konnte“, beschreibt Jürgen Mehring das Problem.
Der Bereichsleiter Inhouse Consulting bei der Sparda-Bank erläutert die Vorgehensweise seines Hauses: „Wir gehen das Problem von zwei Seiten an: Zum einen versuchen wir, die Zahl der Pfändungseingänge zu reduzieren.“ Dies will das Hamburger Institut durch die Gründung einer eigenen Stiftung erreichen, die Mitgliedern der Genossenschaftsbank hilft, welche unverschuldet in wirtschaftliche Not geraten sind. Außerdem sollte die Pfändungsbearbeitung selbst optimiert werden, denn hier bot sich der größte Hebel für Verbesserungen der Arbeitsproduktivität. Aus dieser Erkenntnis heraus war die Einführung einer Spezialsoftware letztlich nur eine logische Konsequenz.
Vor der Recherche nach einer Software zur automatischen Pfändungsbearbeitung wurden klar definierte Anforderungen formuliert: Dazu zählten unter anderem entlastete Berater im Markt, reduzierte Kosten und eine bessere Bearbeitungsqualität. Trotz der hohen Ansprüche dauerte die Suche nach einer Anwendung nicht lange, denn laut Mehring ist die Liste von Spezialsoftwareanbietern mit nachgewiesener Kompetenz und Erfahrung recht kurz.
Die Entscheidung fiel auf das Programm Pfändung 2 vom Softwarehaus tolina aus Berlin. Nur diese Softwarelösung erfüllte sämtliche Anforderungen der Sparda-Bank. „Neben den sachlichen Kriterien war auch die starke Marktpräsenz der Anwendung ein entscheidendes Kriterium. Zudem bestand seit 2004 eine gute Geschäftsbeziehung, bei der die Berliner ihre Kompetenz hinreichend nachgewiesen haben“, begründet Mehring die Wahl seiner Bank. Zum Zeitpunkt der Entscheidung vertrauten bundesweit bereits über 190 Kreditinstitute auf das tolina-Programm.
Eine Herausforderung bei der Einführung des neuen Programms bestand darin, die Pfändungssoftware in die bestehende IT-Infrastruktur des norddeutschen Kreditinstituts einzubinden. Zum Kernbanksystem der Sparda-Banken gab es bis dahin noch keine Schnittstelle, diese musste zunächst programmiert werden. Das stellte aber keine große Hürde da wie Torsten Schiemann, Projektverantwortlicher von tolina, berichtet: „Die Kooperation bei der Schnittstellenentwicklung mit der IT-Abteilung der Sparda-Bank war beispielhaft. Die Leute dort wissen, was sie tun.“ Inklusive Analyse, Projektierung und ausführlicher Tests dauerte das Ganze gerade einmal vier Monate.
Nach der Schnittstellenprogrammierung folgte die Einführung der Software. Die betroffenen Mitarbeiter wurden geschult und konnten durch die intuitive Bedienbarkeit des Programms problemlos in die neue Pfändungsbearbeitung einsteigen.
Durch die direkte Anbindung an das Kernbanksystem können nun alle wichtigen Daten per Mausklick in Pfändung 2 übernommen werden. Das Pfändungsprogramm kann seinerseits unkompliziert Daten im Kernbanksystem ändern. Diese bilaterale Kooperation minimiert manuelle Arbeiten und damit verbundene Fehlerquellen, spart Zeit und Geld. So wurde die gewünschte Produktivitätserhöhung schnell erreicht. Nach einer ersten Betrachtung können 1,5 Mitarbeiterkapazitäten von den vier bisher benötigten mit anderen Aufgaben betraut werden. Das entspricht einer Einsparung von knapp 40 Prozent allein bei den personellen Ressourcen.
Die Kommunikation mit den Geschäftsstellen läuft über das webbasierte Info-Modul der Software. Alle pfändungsrelevanten Fragen, die früher telefonisch geklärt werden mussten, können die Berater heute mit einem Blick in das Info-Modul beantworten.
Mittlerweile haben sich elf von zwölf Sparda-Banken für Pfändung 2 entschieden.