Schon 2007 hat die VR Bank Flensburg-Schleswig ihre Kundendokumente von der Ratiodata digitalisieren lassen und arbeitet seitdem komfortabel mit der elektronischen Kundenakte. Diese Vorteile wollte man auch im Bereich der Kreditunterlagen nutzen und entschloss sich Ende 2009 für die Einführung der digitalen Kreditakte. Seit Mai 2010 stehen nun alle Kreditunterlagen von jedem Bankarbeitsplatz aus im bank21-Dokumentenmanagement für die Recherche zur Verfügung.
Knapp 10.000 Kreditkunden hat die VR Bank Flensburg-Schleswig. Einige Akten sind nur wenige Seiten stark, im risikorelevanten Geschäft besteht eine Kreditakte hingegen schon mal aus zwei bis drei Ordnern. Diese standen früher dicht gedrängt in drei Archivräumen direkt in der Marktfolgeabteilung der Bankzentrale in Schleswig. Wer eine Akte benötigte, zog sie sich aus dem Archiv – womit sie gleichzeitig dem Zugriff durch Dritte verwehrt war. Komplizierter war es noch, wenn ein Kollege aus den Geschäftsstellen draußen im Markt Akteneinsicht für seinen Vorgang benötigte. Dann wurden die Ordner kurzerhand per Boten an die Geschäftsstelle und anschließend wieder zurückgeschickt. Ein zeit- und kostenaufwändiges Verfahren, welches wiederum bedeutete, dass während der Ausleihe niemand in der Zentrale die Akte einsehen konnte. Der Schritt zur digitalen Kreditakte scheint angesichts dessen zwangsläufig. „Die meisten Banken starten beim Thema Digitalisierung aber mit der elektronischen Kundenakte, weil sie einfacher strukturiert und nicht so voluminös ist wie die Kreditakte“, weiß Georg Lorenz, Projektmanager bei Ratiodata. Die Fakten bestätigen seine Einschätzung: Von den rund 430 GAD-Mitgliedsbanken haben bereits 139 Institute (Stand März 2011) das bank21-Dokumentenmanagement im Einsatz. Nur eine Handvoll nimmt darüber auch Einblick in elektronische Kreditunterlagen.
Dass die VR Bank das Scanvorhaben an Ratiodata als Outsourcingpartner delegierte, lag auf der Hand: Kaum eine Bank verfügt über die personellen wie technischen Ressourcen, um eine derart hohe Dokumentenmenge zeitnah zu verarbeiten, ohne das Kerngeschäft wesentlich zu vernachlässigen. Als Partner der GAD ist Ratiodata gesetzter Partner der VR-Banken in allen Fragen der Digitalisierung.
Aktenaufbereitung komplett outgesourct
Nicht wegen des Komplettoutsourcings war das Projekt bei der VR Bank Flensburg-Schleswig ein Besonderes für Ratiodata – auch hinsichtlich des Auftragsvolumens sowie des kurzen Zeitraums, währenddessen die Digitalisierung stattfand. Knapp 1,6 Millionen Belege verarbeitete Ratiodata innerhalb von nur viereinhalb Monaten. Die VR Bank hat dabei auch die komplette Aufbereitung der Papierbelege durch Ratiodata erledigen lassen. Schon die Vorbereitung ist aufwändig: Papiere müssen entklammert und von Heftnadeln befreit werden, Vorlagen geglättet und, falls zu klein, auf DIN-A4-Bögen aufgeklebt werden, Fotokopien sind zu erstellen von Unterlagen, welche die Bank im Original wieder zurück benötigt.
Im September 2009 war Projektstart. Gemeinsam erarbeiteten Bank und Dienstleister in einem Workshop zunächst eine Verfahrensbeschreibung. Diese legte fest, welche Dokumente gescannt, welche sogleich vernichtet werden sollen und welche die Bank im Original zurück benötigt. Jeden Vorgang, jedes Verzeichnis und jedes Register der Akte galt es im Zuge der Digitalisierung sicher an der richtigen Stelle in der Akte abzulegen. Dafür wies die VR Bank jedem zu scannenden Register der Originalakte und einigen ausgewählten Dokumenten einen eigenen Ablageschlüssel zu, über den es eindeutig zu identifizieren und in der Akte wiederzufinden ist. Georg Lorenz: „Wir halten uns dabei an die Ablagestruktur der GAD und haben mit der Bank im Vorfeld die Tiefe der Ablage für jeden Dokumenttyp abgesprochen. Bis zu sechsstellige Ablageschlüssel lassen sich dabei nach der GAD-Vorgabe anlegen. Manche Dokumente sollten also sehr tief, manche sehr flach abgelegt, andere wiederum gar nicht erfasst werden.“
Projekt verkürzte sich
Im Januar 2010 ging es mit dem Scannen los. Alle zwei Wochen holte ein Ratiodata-Kurier einen Schwung Dokumente ab; mit einem Volumen von circa 800 Akten, verpackt in 40 Kartons, startete man. „Wir begannen mit einem niedrigen Mengengerüst, denn wir wollten erst einmal sehen, wie schnell Ratiodata arbeitet. Als wir feststellten, dass die ersten Dokumente schon eine Woche nach der Abholung im System zur Verfügung standen, steigerten wir die Menge auf zuletzt etwa 2.000 Akten Abholmenge alle zwei Wochen“, berichtet Thomas Weintraut, Bereichsleiter Kredit der VR Bank. Auch mit der Verfügbarkeit zwischendurch war das VR-Bank-Team sehr zufrieden. Und wenn eine Akte einmal kurzfristig benötigt wurde, zog Ratiodata deren Digitalisierung vor und sie war schon tags darauf über bank21 einsehbar.
So kam es, dass alle Akten statt im Juni schon im Mai digitalisiert waren. Die Papieroriginale vernichtete Ratiodata im Anschluss und übermittelte die elektronischen Dokumente direkt an die GAD, welche sie der VR Bank im bank21-Arbeitsplatz zur Verfügung stellt. „Die Zusammenarbeit mit Ratiodata war mehr als zufriedenstellend, sowohl was Tempo wie Zuverlässigkeit des Dienstleisters betraf“, freut sich Thomas Weintraut.
Nach der Digitalisierung konnte die VR Bank zunächst zwei der drei Räume zu Büros umfunktionieren. Neben dem Platzgewinn ist der nun eingedämmte Aktentourismus einer der Hauptvorteile der digitalen Akte. Permanentes Suchen und Verschicken von Akten ist nicht mehr nötig, denn von jedem Arbeitsplatz aus können die Sachbearbeiter mit entsprechender Berechtigung auf die Daten eines Kreditkunden zugreifen. In der Marktfolge sind es 35, im Markt etwa 120 Beschäftigte, welche das System nutzen, darunter alle Unternehmens- und Firmenkundenberater sowie Kollegen/-innen aus dem Privatkundenbereich, die in den 15 Geschäftsstellen der VR Bank sitzen und durch sofortige Akteneinsicht ihre Kunden nun noch besser betreuen können.