Wo sensible Post an die Kunden verschickt werden muss, ist man gewöhnlich peinlich genau darauf bedacht, Fehler zu vermeiden: Tägliches Brot im Arbeitsalltag kleiner Filialen wie auch großer Bankzentralen. „Wenn Kunden zum Beispiel über einen bestimmten Zeitraum hinweg ihre Kontoauszüge nicht abholen, schicken die Banken ihnen diese per Post zu“, erklärt Lutz Klemm von Francotyp-Postalia (FP). „Passiert dabei ein Fehler – wird zum Beispiel ein Kontoauszug dem falschen Empfänger zugeordnet –, kann das fatal sein für eine Bank.“ Als Vertriebsleiter von FP dem Komplettdienstleister in Sachen Postbearbeitung kennt Klemm ganz genau die spezifischen Anforderungen, mit denen sich Banken beim Versand ihrer Geschäftspost auseinandersetzen müssen.
„Das Ausmerzen von Fehlerquellen ist für unsere Bankkunden oft ein wichtiges Thema“, erzählt Klemm weiter. „Bleiben wir beim Beispiel mit den Kontoauszügen. Diese werden gewöhnlich nacheinander ausgedruckt. Müssen die Mitarbeiter sie anschließend händisch in Kuverts packen, lässt sich nur sehr schwer ausschließen, dass dabei etwas durcheinandergerät. Für viele Banken sind deshalb Kuvertiermaschinen interessant, die eine Lesefunktion mit Sequenz- und Koinzidenzkontrolle haben.“ Mithilfe dieser Funktionen überwacht die jeweilige Kuvertiermaschine die richtige Reihenfolge der Dokumente innerhalb eines Vorgangs – und sie sorgt dafür, dass die Vorgänge sauber voneinander getrennt werden.
Welche Kuvertiermaschine die richtige ist, hängt maßgeblich von dem Postaufkommen ab, das sie täglich bewältigen soll. Das Geräteangebot von Francotyp-Postalia erstreckt sich von der kleinen FPi 500, die bis zu 1.350 Briefe pro Stunde schafft, bis hin zum Hochleistungskuvertierer FPi 6500, der bis zu 4.300 Briefe pro Stunde bewältigen kann. „Wichtig vor der Anschaffung eines Kuvertierers ist außerdem, dass sich die Banken genau überlegen, ob sie in großer Zahl Dokumente, Beilagen und Umschläge zuführen möchten“, erklärt Klemm weiter. „Neben normalformatigen Schreiben verschicken viele Banken nämlich regelmäßig auch Werbepost oder Flyer.“
In der Praxis kommen die Kuvertiermaschinen in Geldinstituten häufig in Kombination mit einer Frankiermaschine zum Einsatz. Das bringt den Anwendern vor allen Dingen eins: Zeit. Wer seine Post automatisch kuvertiert und frankiert, spart sich den Aufwand, den die Handarbeit in diesem Fall mit sich bringen würde. „Die Ressourcen, die in den Banken durch den Einsatz der Geräte frei werden, sind nicht zu unterschätzen“, berichtet Lutz Klemm aus seiner Erfahrung heraus. „Wenn die Mitarbeiter nicht mehr so viel Zeit investieren müssen, um die Ausgangspost zu kuvertieren oder freizumachen, können sie sich wieder stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren – auf den Kundenservice zum Beispiel, was letztlich also auch wieder dem Endkunden zugute kommt.“
Auch bei den Frankiermaschinen ist die Wahl des richtigen Modells hauptsächlich abhängig von der Menge der Post, die anfällt. „Für kleine Filialen eignet sich da zum Beispiel die FP ultimail, die je nach Ausführung zwischen 30 und 120 Briefe pro Minute frankiert“, erklärt Klemm. „In großen Zentralen, in denen das Postaufkommen schnell einmal in die Hunderttausende gehen kann, setzen die Banken dagegen oft unser Flaggschiff ein, die FP centormail.“ Diese Hochleistungsfrankiermaschine bewältigt bis zu 150 Briefe pro Minute. Zudem ist sie als modulares System angelegt und kann je nach Bedarf durch verschiedene Bausteine – zum Beispiel eine dynamische Waage oder eine automatische Zuführung – ergänzt werden. „So kann sich der Kunde ein Frankiersystem zusammenstellen, das genau auf seine Bedürfnisse abgestimmt ist“, ergänzt der FP-Vertriebsleiter.
Übrigens: Für 100 Prozent, die rausgehen, kommen 70 Prozent wieder rein. Das besagt jedenfalls eine Faustregel, mit der sich das Verhältnis von Ausgangs- zu Eingangspost ungefähr abschätzen lässt. Wer also ein Volumen von mehreren hunderttausend Briefen pro Jahr verschickt, der bekommt auch eine Menge Holz zurück – Grund genug für die Anschaffung eines Brieföffners. Für diesen gilt: kleines Gerät, große Wirkung. Der Brieföffner Access B400 zum Beispiel öffnet bis zu 400 Briefe pro Minute. „Eine echte Entlastung für die Poststelle“, weiß Lutz Klemm. Zudem schlitzt das Gerät die Kuverts auf, statt sie zu schneiden. Dadurch produziert der Access B400 keinen Schnittabfall, lässt den Briefinhalt heil und vermeidet scharfe Kanten, so dass sich niemand beim Herausholen der Post in den Finger schneidet.
„Bei einer Kaufentscheidung legen die Banken meiner Erfahrung nach allerdings auch großen Wert auf das Thema Service“, erklärt Klemm weiter. „Die Post, die Banken verschicken, muss teilweise aus juristischen Gründen innerhalb eines bestimmten Zeitraums beim Empfänger eintreffen. Wenn es dann einmal bei einem Gerät hakt, muss der Servicetechniker nicht nur gute Qualität abliefern, sondern zunächst einmal auch schnell vor Ort sein.“ FP gibt seinen Kunden daher die Möglichkeit, sich für verschiedene Servicepakete zu entscheiden. Je nach Bedarf garantiert Francotyp eine Expressreaktion des FP-Service innerhalb von vier oder acht Stunden. „Bezogen auf unsere Branche betreiben wir das dichteste Servicenetz in Deutschland“, erzählt Klemm abschließend. „So klappt’s auch mit den Banken.“