Für viele Geldinstitute gehört heute – neben der regionalen – immer mehr die internationale Kommunikation zum Alltag. Dass mit Videokonferenzen viele Geschäftsreisen ersetzt werden können, ist mittlerweile bekannt. Die Vorteile liegen dabei nicht nur in der Einsparung von Reisekosten, sondern auch in der Möglichkeit, sich Expertenwissen weltweit verfügbar zu machen und unternehmerische Entscheidungsprozesse global so flexibel wie noch nie zu gestalten. „Um jedoch eine optimale Lösung und schließlich einen wirklichen Mehrwert für die Banken zu generieren, ist es unerlässlich, deren jeweilige spezifische Anforderungen zu berücksichtigen“, weiß Doreen Liebenow, Prokuristin bei byon in Frankfurt. Was das bedeutet, verdeutlicht das Beispiel eines byon-Kunden aus dem Bankenumfeld.
Die 1992 gegründete RTS Realtime Systems leistet bei der Entwicklung und Erstellung funktionsreicher Hochleistungssoftware für elektronisches Multi-Asset-Trading Pionierarbeit und gehört zu den führenden Unternehmen der Branche. Vertreten mit Niederlassungen in Amsterdam, Chicago, Frankfurt am Main, London, New York, Paris, Singapur, Stockholm und Sydney verfügt RTS mittlerweile über Tausende von Benutzerverbindungen zu rund 100 Börsen in aller Welt. „Die besondere Aufgabe, die wir zu lösen hatten, bestand darin, dass per Videokonferenz die Projektarbeit in Gruppen, die sich an den verschiedenen Standorten befinden, ermöglicht werden sollte“, erklärt Doreen Liebenow, „dazu wurde der Einsatz moderner und großer Anzeigemedien mit hochauflösenden Bildern und exzellenter Tonübertragung gefordert. Zudem sollte das gemeinsame Betrachten von Dokumenten möglich und ein Zugangscode für die Video-Bridge sowie ein PIN-geschützter Konferenzraum vorhanden sein. Die Sicherheit von Daten und Übertragung hatte oberste Priorität.“
Ein wesentlicher Baustein zur passenden Lösung war bereits vorhanden. byon konnte RTS die Multipoint Control Unit (MCU) im Rechenzentrum zur Verfügung stellen. Das hat den großen Vorteil für den Kunden, dass er sich nach Bedarf aufschalten kann und lediglich an den Standorten die Endgeräte, wie Monitor, Codec, Mikrofon und Videokamera, benötigt. „Um den virtuellen Eindruck bei einer Videokonferenz so realistisch wie möglich zu gestalten, was vor allem bei Projektarbeiten mit Gruppen sinnvoll ist, braucht der Kunde individuelle Raumempfehlungen und eine auf seine Bedürfnisse zugeschnittene Technik“, erläutert Doreen Liebenow, „dazu machten wir am RTS-Standort in Frankfurt am Main eine Raumbegehung und führten mit einem portablen Videokonferenz-Demosystem einen Bild- und Soundcheck durch.“ Dabei zeigte sich, dass zwei Deckenlampen neu zu positionieren waren, um die Lichtverhältnisse zu optimieren. Am Standort in Chicago war ein zusätzliches Raumsystem vonnöten. „Anhand eines Fotos vom dortigen Besprechungsraum konnten wir die entsprechende Planung vornehmen“, so die Prokuristin weiter, „und schließlich den Wünschen des Kunden dahin gehend gerecht werden, sich sowohl aus dem Chicagoer Büro via Raumsystem als auch aus dem dortigen Homeoffice via PC-Lösung zuschalten zu können.“ Die flexible Abrechnung für diese Übertragung erfolgt nach Nutzung. Ansonsten wird eine monatliche Flatrate angewendet, bei der die Ports 24 Stunden, sieben Tage die Woche zur Verfügung stehen.
Innerhalb von drei Wochen konnten die Raumsysteme und die benötigte Hardware zunächst an die Standorte in Frankfurt am Main und Chicago sowie anschließend dann in die weiteren Niederlassungen verschickt werden. „Die Installation in Frankfurt am Main fand unter unserer Überwachung statt“, berichtet Doreen Liebenow, „für die Installationen in den ausländischen Standorten haben wir die zuständigen Administratoren entsprechend eingewiesen. Hilfreich dazu erwies sich auch unser Rund-um-die-Uhr-Support, den wir zur optimalen System- und Bandbreiteneinstellung gewährleisten. Dies ist insbesondere für die Auslandsstandorte in unterschiedlichen Zeitzonen wichtig.“
Nach einer erfolgreichen Implementierung in Deutschland, Großbritannien und den USA sollten weitere Standorte integriert werden - allerdings mit Arbeitsplatzlösungen, da die Standorte in Amsterdam und Singapur über weniger Mitarbeiter verfügen. Dazu stellte byon eine Software (PC-Lösung) bereit, die optimal auf kleine Abteilungen zugeschnitten ist. Die Lieferung erfolgte an den Kunden in Frankfurt am Main frei Haus. Die Verteilung der Software an die Auslandsstandorte übernahm der Kunde dann über sein internes Verteilersystem. Die notwendige Raumerweiterung auf der Video-Bridge wurde von byon problemlos umgesetzt. So konnten alle Standorte optimal eingebunden werden.
Nach Doreen Liebenow hat sich auch hier die gebündelte Fachkompetenz eines zwar kleinen, dabei jedoch sehr flexiblen Teams bewährt. Durch einen Mix aus High-End- und PC-Lösungen konnte es für ein schnelles und qualitativ hochwertiges Resultat sorgen, welches passgenau auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten ist. Weltweit können nun Mitarbeiter der unterschiedlichen Standorte unkompliziert in Meetings eingebunden werden. Flexibilität und persönlicher Kontakt bleiben erhalten und schließlich konnte mit dieser Videokonferenzlösung eine effektive Zeit- und Reisekostenersparnis für den Kunden erzielt werden.
Zum Thema Amortisation meint die Prokuristin abschließend: „Der Amortisationszeitraum für die Videokonferenzanschaffung liegt heute unter einem Jahr. Nach den Erfahrungswerten von Kunden lässt sich rund jede vierte Geschäftsreise durch eine Videokonferenz ersetzen.“