Ein wichtiger Trend, Anfang des Jahres noch an letzter Stelle genannt, hat sich im Laufe des Jahres zum wichtigsten Megatrend entwickelt: Sparen. Dies betrifft auch besonders ECM-Projekte in der Finanzdienstleistungsbranche. Budgetkürzungen in der Industrie und im Dienstleistungssektor haben sich schon Ende 2008 abgezeichnet, kommen aber jetzt voll zum Tragen. Gekürzt wurden nicht nur die Budgets für Hardware und Software, sondern auch die für Dienstleistungen. Dies hat natürlich nicht nur Auswirkungen auf die Menge, sondern auch auf die Art der Projekte im ECM-Umfeld.
Wie haben sich nun die Trends und Anforderungen der Anwender im Lauf des Jahres 2009 geändert? Welche Konsequenzen sollten die Anwender aus diesen Entwicklungen ziehen? Liegen in der Krise auch Chancen? Wir gehen dabei im Folgenden von den 20 Trends aus, die PROJECT CONSULT bereits zum Jahresanfang für 2009 prognostiziert hat. Die Trendaussagen können hier nur verkürzt wiedergegeben werden. Sie sind gestützt auf Beobachtungen des Marktes und auf die eigenen Beratungsprojekte. Die aktuellen Trends können dabei in vier Gruppen zusammengefasst werden: abgeschwächte oder verlangsamte, gleichgebliebene, sich verstärkende und unabhängige IT-Trends, die ECM beeinflussen.
ECM-Trends, die sich
verlangsamt haben
In jeder Wirtschaftskrise wurden und werden IT-Projekte mit hochintegrativem technologischem oder organisatorischem Ansatz auf eher pragmatische und einfachere Lösungen zurückgefahren. Dies gilt vor allem für:
▷Die Integration von ECM-Funktionalität in Standardanwendungen und betriebssystemnahe Funktionen ist ein Muss, eigentliche ECM-Produkte verlieren an Bedeutung.
Der Aufwand, der für die Integration der ECM-Funktionalität erforderlich ist, wird gescheut. Dies zeigt die in weiten Teilen gute Nachfrage nach Standardprodukten.
Konsequenz für die Anwender: Das ECM-Produkt muss gute Schnittstellen, zu den übrigen unternehmenskritischen Anwendungen wie das ERP-System und das Webportal besitzen. Die ECM-Funktionen sollten ohne hohen programmtechnischen Aufwand in andere Anwendungen integriert werden können.
Typisch für vorerst verschobene oder vorerst komplett eingestellte IT-Integrationsprojekte sind:
▷Die Weiterentwicklung von SOA-Ansätzen und Webservices zu einer „echten“ SOA wird vollzogen.
▷Nutzung von SOA-Architekturen für durchgängiges Prozessmanagement.
Konsequenz für die Anwender: Sollen SOA-Architekturen Ziel der zukünftigen IT-Infrastruktur bleiben, muss bei der Produktauswahl hierauf besonders geachtet werden.
▷Die Unterstützung der Organisationsentwicklung im Umfeld von Collaboration-, Workflow-, Wissensmanagement- und E-Learning-Anwendungen eröffnet neue Einsatzgebiete für integrierte Werkzeuge.
Konsequenz für die Anwender: Derartige Projekte besitzen in der Regel einen hohen Rationalisierungseffekt. Müssen sie aus Budgetgründen verschoben werden, sollte die Zeit für die notwendigen Organisationsanalysen genutzt werden.
▷Ablösung dedizierter Archive durch zentrale Archivspeicher in netzwerkbasierten Information-Lifecycle-Managementkonzepten.
Der Lebenszyklus spezieller Archive wird derzeit eher verlängert. Aktuelle Speicherkonsolidierungsprojekte befassen sich eher mit der Ablösung teurer Speicherinfrastruktur durch preiswertere.
Konsequenz für die Anwender: Der Markt für Speichersysteme entwickelt sich nach wie vor rasant. Klassische MO-Speichersysteme werden bald nicht mehr wartbar sein. Nichtstun in diesem Bereich verursacht Kosten und kann die Sicherheit der Langfristaufbewahrung in Frage stellen.
▷Die vermehrte Einführung von MOSS für projektorientierte und einfache Dokumenten-Management-Lösungen öffnet den Markt für ECM-Zusatzprodukte.
In den Unternehmen, in denen der Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS) als Infrastruktur-Projekt gesehen wird, wird die Einführung weiter forciert. Oft wird aber die Integration in andere Anwendungen des Dokumentenmanagements zurückgestellt.
Konsequenz für die Anwender: MOSS wird meist für Projekte zur internen und externen Zusammenarbeit und zusammen mit Microsoft-Office-Anwendungen eingesetzt. Ohne Integration in das übrige Dokumentenmanagement besteht die Gefahr einer Vielzahl von bereichsspezifischen Anwendungen, die die Administration und Wartung sehr aufwändig machen können.
ECM-Trends, die unverändert aktuell sind
Bei einer Reihe von stabilen Trends ergeben sich keine neuen Konsequenzen für die Anwender:
▷Verstärkte Unterstützung von Mobile Devices mit Einbindung in die Unternehmensprozesse und Nutzung von ECM-Funktionalität erfolgt.
▷Business-Continuity wird unter dem Gesichtspunkt der Verfügbarkeit und Sicherheit der Informationssysteme und gespeicherten Informationen bedeutsam.
▷Compliance ist und bleibt einer der Markttreiber für den Einsatz von Enterprise Content Management und besonders Records Management. Facetten sind E-Mail-Management und Dokumentenmanagement mit Ablösung der Fileshares.
▷Hersteller- und Produktkonsolidierung im Sinne einer Marktkonzentration.
ECM-Trends, die sich
verstärkt haben
Verstärkt haben sich alle Trends, die primär rationalisieren oder Alternativen zu teuren Lösungen darstellen:
▷Open-Source-Produkte gewinnen an Bedeutung.
Konsequenz für die Anwender: Vor einer Entscheidung muss genau geklärt werden, wie viel Entwicklungsaufwand in die Lösung investiert werden muss. Ohne genaue Analyse besteht die Gefahr, dass die Dienstleistungskosten ausufern.
▷Software as a Service (SaaS) wird stärker angenommen und die Anwender vertrauen immer mehr auf die von Providern angebotenen Anwendungen. „Cloud Computing“ und „Grid Computing“ gewinnen an Bedeutung.
Konsequenz für die Anwender: Auch hier müssen zuerst neben den laufenden Kosten die Folgekosten analysiert werden. Manchmal können Branchenvorgaben zu einem Betrieb im eigenen Rechenzentrum zwingen.
Nicht weiter kommentiert werden müssen:
▷Mehr Funktionalität für Sicherheit und Vertraulichkeit für Daten und Dokumente. Themen wie Verschlüsselung, Watermarks, Nutzungsprotokollierung und kontrollierter Export werden angesichts der Datenschutzskandale wichtiger.
▷„Ready to work“ vorkonfigurierte, einfach einzuführende Branchen- und Fachlösungen werden von mittelständischen Anwendern bevorzugt.
Schließlich noch ein wichtiger Trend, der mittlerweile beginnt, über die ursprüngliche Trendaussage zu wachsen:
▷Die Integration oder Nutzung von Web-2.0-Funktionalität wird wieder auf ein sinnvolles Maß bei Enterpriselösungen reduziert.
In den Unternehmen werden zunehmend die Chancen der neuen Webanwendungen erkannt. Marketing und Vertrieb wollen die sich bietenden Möglichkeiten nutzen.
Konsequenz für die Anwender: Besonders Wikis, Weblogs, Podcasts, soziale Netzwerke und Media-Sharing-Plattformen lassen sich für bestimmte Produkte und Dienstleistungen hervorragend zur Verkaufsförderung einsetzen. Immer erforderlich wird die Anbindung an das Dokumentenmanagement und die produktiven Systeme sein.
Unabhängig zu sehende
ECM-Trends
Einige Trends sind unabhängig von den aktuellen Entwicklungen zu sehen:
▷Das Thema Informationsqualität gewinnt über die bisherigen Ansätze der Verbesserung der Datenqualität auch im ECM-Umfeld an Bedeutung.
Zukünftig wird ECM in EIM (Enterprise Information Management) oder einem ähnlichen Akronym aufgehen.
▷Browserbasierte Oberflächen und das „Enabling“ von anderen Anwendungen über Standardschnittstellen oder als Portlets sind „State of the Art“.
Dies wird auch so bleiben. Die folgenden beiden Trends sind im Zusammenhang zu sehen:
▷Automatisierung der Erfassung, Erschließung, Indizierung und Verteilung von Informationen machen das Capture für Papierdokumente ebenso wie für elektronische Dokumente zu einer der wichtigsten Anwendungen.
▷„Virtuelle Akte“ und „elektronischer Posteingangskorb“ sind aktuell die wichtigsten ECM-typischen Anwendungen.
Hier liegt in den meisten Unternehmen ein hohes Rationalisierungspotenzial. Beispiele sind die automatische Erkennung und Verbuchung von Eingangsrechnungen, automatisierte Abläufe in der Sachbearbeitung, elektronische Kundenakten, Kreditakten bei Banken, Bestellakten oder Personalakten. Typisch hierbei ist die Verbindung von Daten aus den produktiven Anwendungen mit Dokumenten, womit eine neue Informationsqualität erreicht wird. Virtuelle Akten sind die Basis und teilweise Voraussetzung für Prozessoptimierungen. Dabei muss die Einführung solcher Lösungen zwingend von Motivations-, Qualifizierungs- und Schulungsmaßnahmen begleitet sein.