Für die UniCredit Leasing Österreich hat die schnelle Bearbeitung der eingehenden Papierpost eine hohe Priorität. Allerdings haben die Eigenheiten des Leasinggeschäftes den dazu erforderlichen Aufwand in den letzten Jahren immer stärker ansteigen lassen. Durch die Flut an Dokumenten und die Anforderungen in den folgenden Workflows musste in der Posteingangsstelle ein immer größerer, manueller Aufwand betrieben werden, um die Korrespondenz an rund 180 verschiedene Projektgesellschaften mit unterschiedlichen Firmennamen zu sichten, sortieren und weiterzuleiten. Bei der 2006 eingeführten unternehmensweiten Dokumentenmanagemenlösung spielt Technologie von Kofax eine wichtige Rolle.
Die Herausforderung
Pro Jahr gehen bei der UniCredit Leasing Österreich über 120.000 Poststücke ein, die zum Teil in mehreren Schritten von unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet werden müssen. Hinzu kamen in der Zeit vor der Einführung des unternehmensweiten Dokumentenmanagementsystems (DMS) unzählige Kopien, die angefertigt und intern verteilt werden mussten. Ziel war es daher, alle Dokumente zentral zu archivieren, so dass der Suchaufwand im Bedarfsfall so gering wie möglich ausfällt. Leichter gesagt als getan, denn im Jahr 2006 hatte das Archiv des aktiven Vertragsbestands bereits ein Ausmaß von etwa 2,5 Kilometer Regallänge erreicht.
„Im Jahr 2006 haben wir daher beschlossen, ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem für unser Kerngeschäft Leasing einzuführen“, erinnert sich Harald Krouza, Projektleiter bei der UniCredit Leasing. „Dabei ging es uns vor allem darum, die Dokumente bereits vor der Einbindung in unsere Workflows zu scannen und bei der Verteilung einen hohen Automatisierungsgrad zu erzielen.“
Gemeinsam mit dem Systemintegrator RR Donnelley hat die UniCredit Leasing Österreich dann ein Konzept erstellt und schrittweise umgesetzt, in dessen Mittelpunkt die Technologie von Kofax steht. Das Konzept folgt dem Ansatz „Scan before Process“, bei dem alle Dokumente so früh wie möglich gescannt und dann in elektronischer Form in die Workflows integriert werden. Mit Einführung des DMS sollte sichergestellt sein, dass die Dokumente bereits kurz nach dem Eingang im Unternehmen online zur Verfügung stehen.
Die Lösung
Für die Erfassung der Papierpost wurde eine zweigleisige Herangehensweise gewählt, die sich an der Komplexität der einzelnen Dokumente orientiert: Ein Teil der Post wird von einem externen Dienstleister gescannt, der Rest intern. Unter den rund 180 Projektgesellschaften der UniCredit Leasing Österreich haben die UniCredit Kfz Leasing GmbH und die UniCredit Fuhrparkmanagement GmbH eine Sonderrolle inne, denn diese beiden Gesellschaften vereinen etwa drei Viertel der Stückzahlen an eingehenden Papierdokumenten auf sich. Dabei handelt es sich beispielsweise um Leasingverträge, Werkstattrechnungen oder Meldungen von Kfz-Versicherungen, die durchwegs ähnliche Eigenschaften aufweisen und daher weitestgehend standardisiert verarbeitet werden können. Die gesamte Post an die beiden genannten Gesellschaften wird von einem externen Dienstleister, der Firma Scanpoint ein Unternehmen der österreichischen Post AG , aus dem Poststrom herausgefiltert, direkt gescannt und der UniCredit Leasing in Dateiform als Images übermittelt. Die restliche Korrespondenz wird im zentralen Posteingang am Unternehmenssitz in Wien gesammelt, manuell vorsortiert und anschließend gescannt. Dabei kommt Kofax Capture im Zusammenspiel mit der VirtualReScan-Lösung zum Einsatz, die für eine hohe Qualität der Images auch bei geknickten oder verschmutzten Vorlagen sorgt.
Die von Scanpoint angelieferten und die selbst erstellten Images werden im nächsten Schritt in die weitere Kofax-Verarbeitung eingeschleust. Mit Kofax Capture beziehungsweise den Kofax Transformation Modules werden die Images klassifiziert und relevante Daten extrahiert. Handelt es sich um so genannte Rückläuferdokumente, also ursprünglich von der UniCredit Leasing selbst erstellte Schreiben, die von Kunden oder Lieferanten retourgesendet werden etwa um unterschriebene Verträge, Übernahmeprotokolle oder ausgefüllte Formulare , so ist der weitere Weg direkt vorgezeichnet, denn diese Dokumente sind mit einem Barcode versehen. Dieser Barcode enthält eine individuelle Seriennummer, für die in einer Tabelle Informationen hinterlegt sind. Das zuständige Team erhält dadurch nicht nur diese Dokumente in seine Inbox zugestellt, sondern die Dokumente sind auch vollständig beschlagwortet und im elektronischen Archiv abgelegt, so dass die Mitarbeiter direkt und ohne administrativen Aufwand ihren inhaltlichen Tätigkeiten nachkommen können. Als Frontend für die Mitarbeiter fungiert der OpenWorkDesk von WeWebU.
Ein großer Teil der Eingangspost kommt allerdings ohne Barcode und muss für die weitere Bearbeitung erst klassifiziert und auf relevante Daten überprüft werden. Diesen Part übernehmen ebenfalls die Kofax Transformation Modules. Folgendes Beispiel macht die Vorgehensweise deutlich: Ein beträchtlicher Teil der Dokumente im Kfz-Bereich stammt von Versicherungen. Die Kofax Transformation Modules erkennen nicht nur die Art des Dokumentes anhand gewisser Wortvarianten, sie lesen auch automatisch fahrzeugrelevante Daten aus, etwa die Fahrgestellnummer und das Kfz-Kennzeichen. Anhand dieser Informationen in Verbindung mit einer Abfrage im Leasingsystem wird ermittelt, welchen Vertrag das Schreiben betrifft, es wird entsprechend beschlagwortet und abgelegt sowie einem Bearbeiterteam zugeordnet. Ein anderes Beispiel sind Rechnungen an die UniCredit Leasing Fuhrparkmanagement GmbH: Hier werden sämtliche für die Eingangsrechnungsbearbeitung relevanten Daten wie etwa Rechnungsnummer, Brutto- und Nettobeträge, Steuersätze oder Teilpositionen usw. ausgelesen und dann an das Kernsystem zur weiteren Verarbeitung übergeben. Nur der Teil der Informationen, den das System nicht mit ausreichender Sicherheit erkannt und validiert hat, wird von den Mitarbeitern manuell kontrolliert und gegebenenfalls korrigiert, bevor die Daten an das Kernsystem übergeben werden.
Die Vorteile
„Seit dem Umstieg auf die Kofax Transformation Modules in der Version 4.5 sind wir mit der Qualität der Erkennung sehr zufrieden, es müssen noch weniger Dokumente manuell nachbearbeitet werden als bei der Vorgängerversion, vor allem bei der Erkennung der Fuhrparkrechnungen. Und das, obwohl wir hier jede einzelne Teilposition auslesen und verarbeiten müssen“, so Joachim Wild, Projektleiter bei der UniCredit Leasing. „Eine weitere Besonderheit bei uns ist, dass wir nicht nur einzelne Dokumente, sondern komplette Geschäftsfallworkflows an die Bearbeiter weiterleiten. Mehrere zusammengehörige Dokumente werden unseren Mitarbeitern gleich gebündelt als ein Geschäftsfall weitergeleitet das erleichtert die Arbeit enorm.“
Bei der UniCredit Leasing wird ein sehr pragmatischer Umgang mit der Technologie gepflegt. „Wir wissen, dass nicht alles, was rein theoretisch automatisierbar ist, sich im Alltagsbetrieb auch rechnet“, so Joachim Wild. „Von daher überlegen wir uns sehr genau, welche Prozesse wir angehen. Entscheidend ist vor allem das Volumen an Dokumenten, das bearbeitet wird.“ So hat die Automatisierung im Kfz- und Fuhrparkmanagementbereich große Vorteile mit sich gebracht, weil die Dokumente und Rechnungen relativ übersichtlich und weitgehend standardisiert sind. Im Bereich des Immobilienmanagements sieht das anders aus: Hier ist die Dokumentenvielfalt enorm, die Dokumente, Verträge und Rechnungen sind sehr individuell. Sie umfassen nicht selten 40 bis 50 Seiten und im Falle der Rechnungen mehrere Hundert Positionen. Diese lassen sich nicht wirtschaftlich automatisch mit einzelnen Aufträgen oder Gewerken abgleichen, da die Zahl der betreffenden Dokumente relativ gering ist und der Aufwand für eine Automatisierung enorm hoch wäre.
Zuletzt wurde das Dateiformat der Images auf PDF/A umgestellt, dazu wurde die Erweiterung Kofax PDF Image + Text zu Kofax Capture eingeführt. Bislang wurden die Images noch im TIFF-Format abgelegt, aber mit dem Umstieg auf PDF/A ist eine Volltexterkennung und -suche über die archivierten Dokumente möglich und die Größe der abgelegten Dateien wurde geringer. Damit wurde es auch möglich, Plänen im A0-Format, die bislang vor allem aufgrund der Dateigröße noch nicht gescannt wurden, ins elektronische Archiv aufzunehmen.
Ein Papierarchiv wird für die tägliche Arbeit nicht mehr benötigt, da alle für das Kerngeschäft relevanten Dokumente im Archivsystem, einem IBM FileNet P8, vorgehalten werden. Das Nachscannen des Archivs und die konsequente Digitalisierung haben das Papierarchiv deutlich reduziert: Heute werden nur noch Originalverträge und vertragsähnliche Dokumente aus Sicherheitsgründen längerfristig in Papierform abgelegt, alles andere – darunter Korrespondenz, Übernahmeprotokolle oder Rechnungen – wird nach einer kurzen Aufbewahrungsfrist von sechs Monaten vernichtet. Von den ehemals 2,5 Regalkilometer sind heute noch knapp wenige Meter übrig geblieben.