BNP Paribas ist die weltweit sechstgrößte Bank mit mehr als 200.000 Mitarbeitern in 80 Ländern. Um Privat- und Unternehmenskunden sowie Investoren Produkte und Dienstleistungen anzubieten, drucken sie Dokumente. Diese Aktivitäten haben einen direkten Einfluss auf die Umwelt. Um ihn so gering wie möglich zu halten, forciert das Unternehmen den verantwortungsvollen Umgang mit IT und die Senkung des Papierverbrauchs.
Der Papierverbrauch in der Frankfurter Niederlassung der BNP Paribas ist alles andere als gering: Insgesamt zehn Millionen Ausdrucke im Jahr kommen dort zusammen – nicht nur von den rund 700 deutschen Mitarbeitern, sondern aus ganz Europa. Dabei handelt es sich zum Großteil um automatisierte Drucke. 250 Drucker standen dafür in der Vergangenheit in Frankfurt/Main zur Verfügung, bunt gemischt nach Fabrikaten und Modellen. „Für uns in der IT-Organisation bedeutete dies: Sowohl der Support als auch die Verbrauchsmaterial-Logistik für den heterogenen Druckerfuhrpark waren mit hohem Aufwand verbunden“, erklärt Achim Oepp, Projektleiter bei BNP Paribas. Als der Umzug in ein neues Bürogebäude in Frankfurt bevorstand, entschied sich die Bank dafür, das gesamte Druckerkonzept auf den Prüfstand zu stellen – mit dem Ziel, diese Kosten langfristig zu senken, die Umwelt zu schonen und die Sicherheit beim Drucken zu erhöhen.
IT-Haus nahm die Angst
Die IT-Organisation nahm Kontakt auf mit mehreren Druckerherstellern beziehungsweise deren Partnern. „Doch nur IT-Haus konnte uns die Angst vor dem komplexen Projekt nehmen, indem sie uns aufgezeigt haben, welche Schritte wir wann gehen müssen, um unsere Ziele zu erreichen“, so Oepp. Um den Ist-Zustand zu erheben, haben IT-Haus und HP gemeinsam mit der Bank zunächst ein Assessment durchgeführt. Dabei ging es um Fragen wie: Wie viele Geräte gibt es? Welche? Wie alt sind sie? Welche Funktionen erfüllen sie? Welche Anforderungen haben die Mitarbeiter an das Drucken, das heißt wie viel drucken sie wann? In welchen Formaten? Farbe oder in Schwarz-Weiß?
Auf dieser Grundlage erarbeiteten sie ein neues Druckerkonzept, das sowohl die Hardware als auch Support, Wartung und die Verbrauchsmaterialversorgung umfasst: Die Zahl der Geräte wurde von 250 auf 100, die Zahl der Gerätehersteller von fünf auf zwei reduziert, nämlich HP und Konica. Viele Einzelplatzdrucker wurden beim Umzug in das neue Gebäude entfernt, ebenso das Gros der 50 Faxgeräte sowie alle Einzelblattscanner. Stattdessen wurde eine Vielzahl von HP Multifunktionsgeräten zentral auf den Stockwerken aufgestellt, mit denen die Mitarbeiter der Bank drucken, kopieren, scannen und faxen können.
Parallel dazu kam der HP Solution Business Partner Chateaurel mit ins Boot, der auf der Basis eines Security Assessments Empfehlungen für ein sicheres Drucken im Unternehmen aussprach: So entschied sich BNP Paribas neben der Implementierung von sicherheitsrelevanten Druckerprotokolleinstellungen für die Einführung einer Chipkarten-basierten Sicherheitslösung von SafeCom. Das heißt, die Mitarbeiter erhalten ihre bereits am Arbeitsplatz verschlüsselten Ausdrucke erst nach erfolgreicher Authentifizierung per Chipkarte an einem Drucker ihrer Wahl. Diese Output-Management-Lösung wurde neben den HP Geräten auch auf die Konica-Geräte der Bank ausgeweitet.
Anstatt sich weiter selbst um Wartung und Support der Hardware zu kümmern, schloss BNP Paribas einen HP Smart Printing Services Vertrag ab. Das heißt, IT-Haus als HP Partner kümmert sich zum Komplettpreis um das Management der Druckerflotte. Dazu gehört auch die Logistik der Tonerkartuschen, die für die Bank nun automatisiert abläuft. Während sich die IT früher ein bis zwei Stunden am Tag um den Bestand der Kartuschen, deren Bestellung und Verteilung im Haus sowie deren Entsorgung kümmern musste, löst der Drucker nun automatisch bei IT-Haus eine Bestellung aus, wenn der Tonerstand unter 10 Prozent fällt. IT-Haus verschickt den Toner. Angekommen in der Poststelle von BNP Paribas, kann er dank hinterlegten Daten wie Ansprechpartner, Telefonnummer und Abteilung von den jeweiligen Mitarbeitern abgeholt werden.
„HP Smart Printing Services entlastet uns in der IT deutlich, im Grunde müssen wir uns nicht mehr um das Management der Drucker kümmern“, sagt Oepp. Mehr noch: Er hat ausgerechnet, dass BNP Paribas durch das neue Konzept etwa 30.000 Euro im Jahr an Geräten, Toner, Wartungskosten, Support und Logistik einspart. „Doch auch die Umwelt profitiert davon“, rechnet er vor: Gut drei Monate nach dem Umzug und dem Start des neuen Konzepts ist die Zahl der gedruckten Seiten um zehn Prozent gesunken. Dies entspricht 47 Kubikmetern Papier, 13 Bäumen und vier Tonnen CO2.