Die VR Bank Pinneberg ist eine der drei großen Genossenschaftsbanken in Schleswig-Holstein. Ihr Geschäftsgebiet umfasst den südlichen Kreis Pinneberg und erstreckt sich bis nach Hamburg. Während andere Banken Geschäftsstellen schließen, setzt die VR Bank auf Kundennähe. „,Für Sie vor Ort‘ ist unsere Philosophie“, sagt Andreas Vogel, Leiter Organisation der VR Bank. „Eine gute Beratung und die Zufriedenheit der Kunden stehen an erster Stelle.“ Das setzte wettbewerbsfähige Konditionen und ein hohes Maß an Wirtschaftlichkeit voraus.
Gleichermaßen steige der Anspruch der Kunden an professionelle Beratung und Dokumentation. „Attraktive Angebote müssen auch attraktiv präsentiert werden“, fasst Vogel zusammen. „Das erreichen wir heute über unsere neuen Lexmark Drucker. Wir wussten, hier steckt einiges Potenzial, wirtschaftlich wie qualitativ. Farbdruck beispielsweise war bei uns noch ein Stiefkind. Heute kann jede Geschäftsstelle farbig drucken.“
Der Neubau der Hauptstelle in Pinneberg gab den Anstoß, sich auch mit dem Thema Output auseinanderzusetzen. 100 Mitarbeiter finden hier auf 3.300 Quadratmeter Platz, alle Büros sind auf dem modernsten Stand der Technik. Zeitgleich änderten sich die technischen Rahmenbedingungen für die VR Bank, die Migration auf die neue Systemplattform Basis 21 stand an. „Wir haben gleich mehrere Schritte in Richtung Zukunft gemacht, die gesamte IT befand sich im Umbruch. So wurde die Telefonie vollständig auf Voice over IP umgestellt. Im Zuge dieser neuen Technologie hatten die analogen Faxgeräte ausgedient. Gleiches galt für die DIN-A3-Kopierer, die für heutige Anforderungen überdimensioniert und damit unwirtschaftlich geworden waren. Zeit also, sich mit neuen Ideen beim Outputmanagement auseinanderzusetzen“, berichtet Mario Rech, der die EDV-Organisation der Bank leitet.
Ein Gerät für alle Aufgaben
„Faxen, kopieren und drucken – ein Gerät für alles, das war unser Traum“, blickt er zurück. „Möglichst einfach zu bedienen, so dass die Mitarbeiter auch Spaß daran haben.“ Und Rech ergänzt: „Dazu ein integriertes Hardware- und Servicekonzept, das mit der mühsamen Administration aufräumt.“ Die ursprünglich mehr als 50 verschiedenen Drucker, Fax- und Kopiergeräte machten die Wartung zur Sisyphusarbeit. Eine derart heterogene Gerätelandschaft generiert natürlich überhöhte Aufwendungen: teure Technikereinsätze sowie hohe Kosten für Verbrauchsmaterialien und deren Lagerhaltung. „Selbstverständlich wurden für jedes einzelne Gerätemodell ausreichend Toner und auch Ersatzteile bevorratet, sofern es sie überhaupt noch gab. Das machte uns buchstäblich zu Jägern und Sammlern. Schließlich dürfen die Drucker nie stillstehen, kein Kunde will ohne ein gedrucktes Angebot aus der Bank gehen. Drucken ist quasi Beratung zum Mitnehmen.“
Während der Bestandsaufnahme und Ausschreibung rückte ein Konzept des DG Verlag in den Mittelpunkt. Als Medien-, Handels- und Systemhaus kennt der DG Verlag die Anforderungen der Genossenschaftsbanken und setzt diese in konkrete Lösungsangebote um. „Mit unserem Produkt PageManagement auf Grundlage moder-
ner Lexmark Multifunktionsgeräte konnten wir der VR Bank ein maßgeschneidertes Leasing- und Servicemodell anbieten, das den Einstieg in neue Technologien attraktiv macht“, sagt Carsten Hertel, Vertriebsdirektor beim DG Verlag.
Insgesamt lagen Angebote und Modelle von drei Herstellern auf dem Tisch. Dass das Projektteam der VR Bank dem DG Verlag und Lexmark den Zuschlag gab, erklärt Mario Rech so: „Technologie und Konzept haben uns überzeugt. Der Markt kennt ja mittlerweile viele Modelle, in denen der Seitenpreis alle Hardware- und Servicekosten integriert, meist an Mindestverbräuche gekoppelt. Mit dieser Lösung bleiben wir jedoch völlig flexibel. Zwar basiert unser Seitenpreis auf einem angenommenen Druckvolumen je Gerät, aber bei der Berechnung zählt allein der tatsächliche Verbrauch. Kurzum, wir bezahlen nicht mehr Seiten, als wir drucken.“ Die Bank hat ihre komplette Gerätelandschaft gegen neue Lexmark Arbeitsplatz- und Multifunktionsdrucker ausgetauscht, die bestehenden wurden vom DG Verlag ausnahmslos zurückgenommen. Für die Dauer von vier Jahren sind auch die Preise für das Verbrauchsmaterial fixiert, um der Bank Kalkulationssicherheit zu geben.
„Nach Ablauf dieser Zeit werden wir neu entscheiden, wie die Gerätelandschaft dann aussehen soll. So halten wir permanent Schritt mit dem Stand der Technik“, erklärt Rech. Die Technologie war der zweite Faktor bei der Entscheidung für Lexmark. Mario Rech: „Wir haben uns viele Geräte angeschaut und getestet. Niemand konnte uns bieten, was die Lexmark Modelle boten. Die Multifunktionsgeräte sind in der Handhabung und im Bedienerkomfort ungeschlagen. Die IT-Integration über Treiber und Schnittstellen funktioniert ausgezeichnet.“ Ausdrücklich lobt er die technische Kompetenz der Lexmark Mitarbeiter und die hervorragende Zusammenarbeit bei der Integration neuer Lösungen.
Faxeingang in zentralem Archiv
„Problemlos konnten wir die Faxfunktion an unser zentrales Faxarchiv und Lotus Notes koppeln. Wurde früher noch viel Faxpapier hin- und hergetragen, so landen eingehende Faxe heute im zentralen Archiv. Kein Fax geht mehr verloren. Sie erscheinen jetzt als E-Mail am Bildschirm des Empfängers“, erläutert Rech. „Dadurch entfallen Wegezeiten und der Papierverbrauch kann reduziert werden, weil nicht jedes Fax ausgedruckt werden muss.“
Die Funktion Scan2Folder, ein Bestandteil der Lexmark Embedded Solutions, ist ebenfalls neu im Workflow der VR Bank. Ein am Multifunktionsgerät gescanntes Dokument kann direkt vom Drucker im Banknetzwerk gespeichert werden. Über das Lexmark Farbdisplay wird der Zielordner gewählt. Jede Abteilung oder Geschäftsstelle hat ihren eigenen Ordner, auf den alle autorisierten Mitarbeiter Zugriff haben. Die Scanfunktion steht allen Mitarbeitern zur Verfügung, etwa um Gebäudefotos für die Immobilienfinanzierung elektronisch abzulegen.
20 Prozent Sachkosten eingespart
Obwohl die VR Bank die Modellbreite ihrer Outputgeräte von ehemals 50 auf nur vier Gerätetypen verringert hat und heute 20 Prozent Sachkosten spart, verwendet Andreas Vogel den Begriff Konsolidierung nur ungern. „Wir sprechen lieber von einer Optimierung. Denn es ging uns nicht darum, möglichst viele Geräte einzusparen, im Vordergrund aller Überlegungen stand vielmehr die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter“, fasst er zusammen.
Umweltorientiertes Denken und Handeln sind bei der VR Bank Pinneberg selbstverständlich. Entsprechende Anforderungen konnten die Lexmark Geräte vollständig erfüllen. Die Bank verwendet ausschließlich Originaltoner und nimmt am Rückführungsprogramm für Lexmark Druckkassetten teil.
Gefragt nach ihrem Erfolgsrezept sind sich Andreas Vogel und Mario Rech einig: „Statt Altgeräte Schritt für Schritt zu ersetzen, haben wir auf einen kompletten Neustart gesetzt. Kein Gerät blieb stehen, auch wenn manche erst ein Jahr alt waren. Alle Drucker sind nagelneu und damit ist Ruhe eingekehrt.“