Geldinstitute

Wenn Gemeinplätze wie selbst-
verständlich Teil unserer Kommunikation werden, dann signalisiert dies häufig, dass wir es mit einem verbreiteten und wohlbekannten Denkmuster zu tun haben. Gemeinplätze im Zusammenhang mit Business Intelligence (BI) lassen viele Menschen mit dem Gefühl zurück, dass sie nicht wirklich wissen, wie sie vorhandene Daten nutzen sollen, um die Unternehmensleistung sinnvoll zu optimieren.

„Sie müssen die Informationslücke schließen.“ „Bringen Sie alle auf den gleichen Wissensstand.“ „Entscheidungsträger müssen über bessere Informationen verfügen.“ Solche gern genutzten Allgemeinaussagen lassen viele Finanzentscheider darüber grübeln, was andere Entscheider wissen und sie selbst nicht. Wie schließt man eigentlich die Informationslücke? Wie bringe ich alle auf den gleichen Wissensstand? Was macht bessere Informationen aus, über die Entscheider verfügen müssen?

Die aktuelle von Gartner und FERF (Financial Executives Research Foundation) betriebene Studie „Technology Issues for Financial Executives“ beleuchtet das Problem näher. Die Studie gibt umfassenden Einblick in die Sicht von Finanzentscheidern und deren Vorstellungen, wie Technologie ein besseres Management ermöglicht und welche technologischen Herausforderungen bestehen bleiben. Die Ergebnisse der jährlich erscheinenden Studie es ist die 12. Ausgabe des FERF haben eindeutig gezeigt, dass Finanzentscheider, trotz ihrer IT-Investitionen, nicht glauben, über die notwendigen Informationen zur Analyse des operativen Geschäfts und zur Optimierung der Unternehmensleistung zu verfügen. Gemäß der Studie sind unter den Top-10 der Herausforderungen hinsichtlich technischer Beschränkungen folgende Punkte zu finden:

▷Fehlende Möglichkeiten zur Messung von Produkt- und Kundenprofitabilität,

▷fehlender unternehmensweiter Überblick über Geschäftsbeziehungen,

▷mangelnde Überwachung der Unternehmensleistung und

▷mangelnde Automatisierung von Analyse und Entscheidungsfindung.

Weitere Recherchen von arcplan, einem unabhängigen Anbieter von BI-Lösungen, ergaben, dass es zwei weitere wichtige Gründe gibt, warum Informationen in Unternehmen nicht nutzbar sind: Relevanz und Qualität. Es ist ein Schlüsselfaktor, dass die Informationen, die Entscheidungsträgern zur Verfügung stehen, für das Kerngeschäft des Unternehmens relevant sein müssen. Sie müssen Sachverhalte und Interdependenzen aufzeigen.

Die Qualität von Informationen wird gewöhnlich als schlecht bezeichnet, wenn sie unvollständig, ungenau oder nicht zeitgerecht sind. Stellen Mitarbeiter diese Defizite in ihrem Arbeitsablauf fest, nutzen sie die zur Entscheidungsfindung bereitgestellten Informationen in der Regel nicht oder nur unvollständig, worunter die Performance des Unternehmens leidet. Somit entstehen Informationslücken trotz unternehmensseitig bereitgestellter Daten, Informationen und adäquater Analysewerkzeuge. Woran scheitert es also?

Recherchen und Projekterfahrungen zeigen, dass es drei grundlegende Arten von Informationslücken gibt. Sie können im persönlichen Bereich, innerhalb eines Teams oder zwischen Abteilungen auftreten und manche BI-Werkzeuge und -Prozesse eignen sich besser als andere dazu, gleich alle drei Lücken zu schließen.

Kreatives Unternehmen

Im folgenden Beispiel wird ein Industrieunternehmen vorgestellt, welches die Informationslücke geschlossen hat und relevante Informationen zielgerichtet einsetzt, um die Leistung zu steigern: Miniature Precision Components Inc.

Paul Larson, Direktor bei Miniature Precision Components, einem Hersteller von Kunststoffbauteilen für die Industrie, mit Sitz in Walworth, Wisconsin, leitet die Qualitätsinitiative des Unternehmens namens „The Connection“. Im Rahmen dieser Initiative setzte man sehr erfolgreich eine BI-Plattform zur Unterstützung der Entscheidungsträger im Unternehmen ein. Wie in jedem wertschöpfungsorientierten Unternehmen ist es auch für Miniature Precision Components unerlässlich zu wissen, wie sich Erträge zusammensetzen und welche Wertbeiträge sich für die Kunden ergeben, da Wettbewerber permanent die Wahrnehmung des erbrachten Wertzuwachses beim Kunden zu schmälern suchen. „Geschäftsmodelle, die früher zehn bis 20 Jahre Bestand hatten, laufen heute nur noch drei bis fünf Jahre, da sich die Wahrnehmung des Marktes für Wertbeiträge ständig ändert“, erläutert Larson.

„Um alle Kräfte im Unternehmen am Markt auszurichten und darauf einzuschwören, wie das Unternehmen agieren soll, hat man sich zunächst auf einen verbindlichen Geschäftsprozess zu einigen. Dieser beschreibt, wie das Unternehmen mit seinen Kunden umgeht, die unterstützenden Prozesse im Unternehmen ablaufen und welche Erfolgsfaktoren mit den einzelnen Prozessbereichen verbunden sind.“

Larson betont, dass die meisten Informationen, die Entscheidungsträger benötigen, erst aufbereitet werden müssen, da sie nicht in brauchbarer Form in den operativen Systemen abgelegt sind. „Eine der wertvollen Eigenschaften von Informationen ist ihre Multidimensionalität. Dies erlaubt den Anwendern, Informationen nicht auf sich selbst zu reduzieren, sondern sie im Zusammenhang mit anderen Aspekten des Geschäftsmodells zu sehen.“

Laut Larson liegt eine der größten Herausforderungen in der Tatsache, dass ERP-Systeme oder auch Finanzapplikationen als Transaktionssysteme und nicht als Managementlösungen entwickelt wurden. Daher kann das eingebundene Berichtswesen nicht zur Steuerung des Geschäfts eingesetzt werden. Die meisten IT-Anwendungen liefern Informationen in einer Vielzahl von Berichten, die auf den relationalen Datenquellen eines ERP-Herstellers oder eines anderen Anwendungsanbieters basieren.

Larson vertritt die Meinung, dass Anwendungsentwickler und Datenbankadministratoren zumeist in sehr strukturierten Formaten denken und die strukturelle Ausgestaltung relationaler Datenbanken als Basis für spezifische operative Anforderungen verstehen. „Sie haben keinen Gesamtblick auf das Unternehmen und sind meist nicht damit vertraut, wie man multidimensionale Datenmodelle durch den Einsatz eines BI-Werkzeuges aus den Daten der ERP-Systeme oder anderer Anwendungen generiert, die nicht in ihrem Zugriffsbereich liegen“, erklärt Larson.

Menschen brauchen und
geben Informationen

Es ist eine Herausforderung für ein Unternehmen, wenn man sich auf Informationen aus externen Datenquellen verlassen muss, um über Daten zu verfügen, die für das eigene Geschäft wichtig sind. Die Menschen, die die Daten liefern, müssen erkennen können, dass ihre Tätigkeit auch für sie von nachhaltigem Wert ist.

Wenn man sich tiefergehend mit den Lücken innerhalb von Teams oder zwischen Abteilungen befasst, stößt man unweigerlich auf ein latent vorhandenes Kapazitätsproblem: die Entwicklung einer Struktur für die Informationen und die Einrichtung von Managementmethoden, die die Informationen in die Unternehmensstruktur einbinden. An dieser Stelle sind Führungsverhalten und analytische Fähigkeiten der Führungskräfte im Finanzbereich entscheidend. Sie können den operativen Fachkräften zeigen, wie Daten im Hinblick auf ihre operativen Auswirkungen zu analysieren sind. Auf diese Weise entwickelt sich das Unternehmen; es sind nicht mehr Analysten ohne operative Erfahrung, die das Geschäft bestimmen, sondern gestandene Profis, die mindestens zehn Prozent ihrer Zeit mit Analysen zur Effizienzsteigerung verbringen. Zumeist müssen die Informationen für Entscheidungsträger aus Daten aufbereitet werden, die in so genannten Legacy-Systemen vorgehalten werden. Sie müssen entsprechend den Gegebenheiten für die operativen Einheiten aufbereitet werden. Dabei ist zu beachten, wie diese Mitarbeiter ihre persönlichen Zuständigkeiten, ihre eigenen Teams und die anderen Abteilungen, mit denen sie zusammenarbeiten, einschätzen.

Die ersten Schritte zur nachhaltigen und lückenlosen Informationsnutzung durch die Finanzteams sind oft klein. Grundlage sollte immer die Kommunikation mit den Mitarbeitern aus den operativen Bereichen sein, um die analytischen Kenntnisse der Führungskräfte aus dem Finanzbereich mit den Erfahrungen der operativen Profis zu kombinieren und so die richtigen Daten zu identifizieren und die Informationslücken zu schließen.