Die Sparkasse Münsterland Ost ist mit rund 8 Milliarden Euro Bilanzsumme das führende Kreditinstitut der Region. Nicht nur um die Kundenzufriedenheit sicherzustellen muss täglich eine Vielzahl von Informationen aus individuellen Quellen aufbereitet und kanalisiert werden, damit die 1.500 Mitarbeiter an 80 Standorten jederzeit darauf zugreifen und diese weiterverarbeiten können. Allein im Bereich der Geschäftskunden stellen die Sparkassen zusammen mit den Landesbanken 43 Prozent der Kreditmittel für Unternehmen und Selbstständige bereit. Um diese und andere Aufgaben wahrnehmen zu können, müssen die Mitarbeiter täglich mit allen relevanten, aktuellen und geprüften Daten versorgt werden. Nur so gelingt die Umwandlung von Inhalten in nutzbares Wissen. Um den abteilungsübergreifenden Informationsfluss zu optimieren, hat das Finanzinstitut mit der HyperNet Sparkassen Edition von Coextant Systems ein zukunftsfähiges System gefunden, das Intranet, Content-Management-System und Mitarbeiterportal in sich vereint.
Informationsversorgung ist Wettbewerbsvorsprung
Bereits das Gesamtvolumen der Unternehmenskredite in den Bilanzen der Sparkassen beträgt 300 Milliarden Euro. Im ersten Quartal 2009 wurden die Darlehensauszahlungen sogar noch um 12,5 Milliarden Euro (6,8 Prozent im Vorjahresvergleich) gesteigert. Gerade die momentane Finanzkrise und der steigende Wettbewerbsdruck zeigen, dass die täglichen Aufgaben der Mitarbeiter mit einer steigenden Verantwortung verbunden sind. Einer Verantwortung, der die Mitarbeiter der Sparkassen nur gewachsen sind, wenn sie über alle für einen Vorgang notwendigen Daten und Fakten verfügen. Die besondere Herausforderung an die Lösung besteht dabei vor allem darin, allgemeine und individuelle Informationen aus verschiedenen Systemen automatisiert, strukturiert und personalisiert bereitzustellen.
Durch die Möglichkeit eines gezielten Informationszugriffs nach Aufgabenbereichen und über leistungsfähige Recherchefunktionen sollte ein effizienter und schnellerer Zugang zu den unterschiedlichen Informationen gewährleistet sein. Zudem sollte die bisherige Ein-Server-Lösung ohne echtes Backupsystem durch ein ausfallsicheres System und eine entsprechend redundante Auslegung der Server ersetzt werden. Auch die Zukunftsfähigkeit der Lösung und damit eine flexibel ausbaufähige, offene Architektur war ein weiteres wichtiges Auswahlkriterium.
Nach einem vierwöchigen Test in virtueller Umgebung und einer insgesamt dreimonatigen Pilotphase verfügt die Sparkasse Münsterland Ost mit der HyperNet Sparkassen Edition jetzt über ein Mitarbeiterportal, das die Anforderungen des Geldinstituts vollständig abdeckt. Nach der reibungslosen Migration des umfangreichen Datenbestandes in die neue Lösung werden heute deutlich weniger Zeit und Ressourcen für die Aufbereitung und Distribution von Informationen benötigt.
„Durch die automatisierte Informationsverteilung können unsere Mitarbeiter nicht nur effizienter vorgehen, auch das Wirkungsvermögen und die Qualität der Arbeitsergebnisse haben sich deutlich verbessert. Unsere Mitarbeiter profitieren von der unternehmensweiten Volltextsuchfunktion sowie der strukturierten und personalisierten Bereitstellung von Inhalten in Form von PDF, HTML oder ganzen Websites. Auch die Möglichkeit, ihre täglich benötigten Daten in eigenen Favoritenlisten abzulegen, wird gern genutzt“, berichtet Helgo Meyer, Projektleiter Intranet Allgemeine Organisation der Sparkasse Münsterland Ost.
Bewährt hat sich zudem die einfach zu bedienende Benutzeroberfläche: Da diese optisch an das bankfachliche System der Sparkassen OSPlus angelehnt ist, war eine spezielle Schulung der Anwender nicht erforderlich. Eine Kurzanleitung im Portal sowie die Bekanntmachung der Startseite per innerbetrieblicher Mitteilung genügte. Zudem können die Nutzer die Gestaltung der Oberfläche über die WebPart-Programme der MS-Sharepointbasierten Lösung direkt im Browser ändern und ihren Bedürfnissen anpassen.
Für die Zukunft gerüstet
Alle Dokumente werden jetzt rechtskonform verwaltet: mit Zugriffskontrolle, Versionierung und Historie. Zudem profitiert das Kreditinstitut von der Flexibilität und offenen Architektur des Systems, wodurch Erweiterungen und Schnittstellen nach Bedarf implementierbar sind. So steht mit der Migration weiterer Anwendungen wie Dienstanweisungen und Rundschreiben die nächste Erweiterung bereits auf der Agenda. Helgo Meyer berichtet: „Wir werden die Lösung auf jeden Fall weiter ausbauen, denn so sind bei uns die Informationen zur rechten Zeit am rechten Ort und das ist letztlich unsere Garantie für reibungslos ablaufende interne Prozesse. Wir können auf rasante Marktveränderungen zukünftig schneller reagieren und sind damit auch für wirtschaftlich turbulente Zeiten gut gerüstet.“ Damit zeigt sich, dass die These von Disraeli nach wie vor ihre Gültigkeit hat.
Autoren: Paul Caspers, Vorstand Coextant Systems International, Helgo Meyer, Sparkasse Münsterland Ost, Projektleiter Intranet -Allgemeine Organisation.