Cortal Consors, ein Unternehmen der BNP Paribas, ist eine der führenden Banken für die private Geldanlage und den Onlinewertpapierhandel in Europa. Mit einem umfassenden Portfolio an Produkten und Investmentservices betreut Cortal Consors über diverse Vertriebskanäle mehr als eine Million Kunden über 600.000 davon allein in Deutschland. Dass dabei eine ungeheure Menge an verschiedenen Dokumenten produziert werden muss, liegt auf der Hand: Kontoauszüge, Jahresdepotauszüge und Wertpapierabrechnungen sind nur einige wenige davon. Insgesamt produziert Cortal Consors nach eigenen Angaben über 4.500.000 Dokumente pro Jahr - ein Umfang, den nur eine äußerst leistungsfähige Software stemmen kann.
Effiziente Dokumenten-
erstellung
„Bei unserem riesigen Dokumentenaufkommen sind wir mit unseren vorhandenen Lösungen an Grenzen gestoßen“, erläutert Mike Rothberg, head of department IT back office & coresystems bei Cortal Consors, die Problematik. „Die Produktions- und Verarbeitungszeiten haben sich zunehmend verlängert.
Eine Software für den kompletten Lifecycle
Deshalb suchten wir nach einer neuen Software, die unsere Dokumentenerstellung wieder effizienter machte und sich für die Erstellung sämtlicher im Unternehmen anfallender Unternehmenskorrespondenz eignete.“ Ein aufwändiges Auswahlverfahren begann, schließlich sollte die Geldsumme für die neue Software gut investiert sein. Nach mehreren Monaten entschied sich Cortal Consors schließlich für die Lösung Exstream.
In Frankreich hatte das Unternehmen bereits sehr gute Erfahrungen mit der Software des Spezialisten für die Automatisierung von Unternehmensdokumenten gemacht. HP Exstream ist eine Software für den kompletten Lifecycle sämtlicher Unternehmensdokumente von der Erstellung einer Vorlage über deren Bearbeitung, Personalisierung bis zur Ausgabe in unterschiedlichen Formaten. Gerade für Unternehmen mit einem sehr hohen Dokumentenaufkommen sind die Lösungen von Exstream bestens geeignet, da sie flexibel die unterschiedlichsten Dokumentenarten unterstützen. Dank graphischem User Interface ist die Software zudem sehr einfach zu bedienen. In einem ersten Schritt wurde Exstream bei Cortal Consors implementiert und zunächst für die Erstellung von Onlinefreistellungsaufträgen eingesetzt. Bis Ende 2008 soll die Umstellung auf Exstream für alle Dokumentanwendungen abgeschlossen sein.
HP Exstream überzeugte die IT-Experten von Cortal Consors vor allem dadurch, dass mithilfe von Exstream mehrere heterogene Einzellösungen im Bereich „Outputmanagement“ durch eine einzige ersetzt werden konnten. Exstream erfüllte weitgehend die an die neue Lösung gestellten Anforderungen: Die Software reduzierte den internen Betriebs- und Entwicklungsaufwand signifikant, verkürzte die Produktions- und Verarbeitungszeiten für viele Dokumente um ein Vielfaches und optimierte zeitlich die Kundenversorgung mit Belegen durch ein Online@Archiv. Darüber hinaus legte Cortal Consors Wert darauf, dass die Lösung die Erstellung von neuen Reports und Kundenbelegen problemlos unterstützt.
Eine weitere wichtige Anforderung an die neue Lösung war ein so genanntes White Space-Management für Cross-Selling-Kampagnen und Transpromo-Dokumente, welches bei Exstream standardmäßig enthalten ist. Nicht zuletzt kann Exstream AFP-Datenströme, die vorher von einem externen Dienstleister mit hohem Aufwand erstellt wurden, selbst erzeugen und direkt an den Druckdienstleister abgeben, was den Abstimmungs-, Freigabe-, Zeit- und Kostenaufwand drastisch verringerte.
Immense Einsparpotenziale
„Exstream hat uns nicht nur auf dem Papier überzeugt. In zwei Proof-of-Concepts wurden
Leistungsfähigkeit und Funktionsumfang der Lösung tatsächlich unter Beweis gestellt - mit Erfolg. Die Einsparpotenziale, die wir mit Exstream ansteuern, sind immens“, erklärt Mike Rothberg. Der Proof-of-Concept ist eine Serviceleistung, die HP allen Kunden anbietet, die sich im praktischen Einsatz von der Leistungsfähigkeit der Software überzeugen wollen. Dabei wird die Lösung beim Kunden unter normalen Bedingungen zum Einsatz gebracht. „In Zukunft werden wir den Ansprüchen unserer Kunden an eine schnelle und zielgerichtete Kommunikation noch besser gerecht werden“, ist sich Rothberg sicher.