„Die Arbeit mit FP webmail bedeutet für uns eine enorme Zeitersparnis“, erzählt Gordon Herfert, der bei DelPro für die statistische Auswertung und Datenbankpflege zuständig ist. „Man glaubt gar nicht, was das an Zeit kostet, wenn die Kollegen zigmal am Tag zum Drucker laufen und Briefe eintüten müssen. Jetzt können wir selbst bei Spitzen von vielen hundert Sendungen unsere Briefe problemlos rausschicken. Da hilft uns FP webmail sehr, unsere Arbeitsabläufe effektiver und schneller zu gestalten.“
DelPro ist ein Inkassounternehmen mit Hauptsitz in Berlin und hat sich auf das Forderungsmanagement im Immobilienbereich spezialisiert. Täglich verschickt sie große Mengen sensibler Post wie zum Beispiel Mahnungen und Zahlungserinnerungen. Seit August 2009 arbeitet DelPro dabei mit der Softwarelösung FP webmail von iab (internet access GmbH), einer Tochtergesellschaft von Francotyp-Postalia. Der Postversand funktioniert mit dieser Hybridmaillösung genauso einfach wie das Versenden einer E-Mail: Ein Klick mit der Maus, und weg ist der Brief. Der entscheidende Unterschied: Der Empfänger erhält trotzdem einen auf Papier gedruckten, ganz normal konfektionierten Brief. Richard Petzold, Produktmanager bei iab, erklärt die Funktionsweise: „Die Sendungen verlassen das Haus verschlüsselt in digitaler Form. Ausgedruckt und konfektioniert werden sie erst in einem iab-Druckzentrum. Dort übergeben wir sie – vorsortiert und damit portooptimiert – an den zuständigen Zusteller.“
Der Vorteil: Der Absender spart sich all die umständlichen, kleinen Handgriffe, die das Verschicken des täglichen Postaufkommens so in die Länge ziehen: Ausdrucken, Falzen, Eintüten, Frankieren. Von der Vereinfachung des Postversands profitieren bei DelPro inzwischen vier Teams mit jeweils vier Mitarbeitern, drei davon ansässig am Hauptsitz in Berlin und eins in einer Außenstelle in Halle. Ähnlich einem Druckertreiber ist die Softwarelösung direkt an die Inkassosoftware IKAROS von Ferber-Software angebunden. „Das Handling ist denkbar einfach“, so Herfert. „Wir rufen das jeweilige Dokument einfach in IKAROS auf und können es dann direkt von dort heraus absenden.“
Bevor bei DelPro die Entscheidung für FP webmail fiel, unternahm das Inkassounternehmen zunächst einige Probedurchläufe mit der Softwarelösung. „Wir wollten ausprobieren, ob alles klappt, und uns einmal unter ganz realen Bedingungen anschauen, wie die Briefe letztendlich beim Empfänger ankommen“, sagt Herfert rückblickend. „Über ein erstes Konto haben wir uns damals selbst ein paar Briefe geschickt. Sicher ist sicher.“ Den Praxistest hat die iab-Lösung bestanden.
DelPro setzt seitdem immer mehr auf die Hybridmail-Lösung. „Um zu starten mussten wir unsere Formulare lediglich einmal in das von der DPAG vorgegebene Briefformat umwandeln und alle Vorlagen einmalig anpassen. Dieser geringe Aufwand hat sich aber gelohnt, gerade angesichts der jetzigen Zeitersparnis beim Briefversand“, bilanziert Herfert. Denn FP webmail hat sich bei DelPro bewährt. Während im ersten Monat lediglich 64 Briefe in hybrider Form verschickt wurden, sind es mittlerweile mehrere Tausend. „Tendenz steigend!“, wie Herfert versichert.
Auch in Sachen Transparenz sei die Einführung von FP webmail ein echter Gewinn. „Die Softwarelösung ermöglicht uns, jede Rechnung demjenigen Team zuzuordnen, das sie verschickt hat. Beim Controlling ist das für uns ein großer Vorteil. Die Datenbankpflege wird uns durch das zugehörige Redressmanagement erleichtert. Und über das Track-and-Trace-Portal können wir nachvollziehen, wo sich welche Sendung gerade befindet.“