Es ist schon ein wenig verwunderlich, dass viele Banken und auch sonstige Unternehmen bei standardisierbaren Prozessen wie dem Rechnungs-, Buchungs- und Beschaffungswesen immer noch manuell Daten eingeben, Papierbelege ausdrucken und Daten erneut manuell in andere Systeme überführen. Denn schließlich lässt sich das Dokumentenmanagement mit intelligenten Tools wie beispielsweise Microsoft Sharepoint schnell, effektiv und rentabel automatisieren. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Prozess wird transparent, schneller und effektiver. Warum aber gerade mit einem Tool wie MS Sharepoint? Sharepoint ist Teil der Microsoft-Office-Produktlinie und damit vollständig integriert. Und die Mitarbeiter kennen das Look & Feel der Office-Produkte, was ihnen den Umgang mit Sharepoint erheblich erleichtert. Zugegeben: Man muss schon gutes Know-how sowohl beim Prozess- als auch Dokumentenmanagement mitbringen, um Workflows neu abzubilden und die durchgängige, elektronische und papierlose Speicherung sowie die Bearbeitung von Rechnungen und Buchungen für alle Beteiligten zu ermöglichen. Wichtig ist eine gute Strategie, um über sinnvolle Schnittstellen die Lösung zu integrieren und damit auch bestehende ECM-Inseln auflösen. Ein weiterer Vorteil: Transparenz, Compliance- und Revisionsanforderungen können ganz einfach umgesetzt werden, wenn Belege im Dokumentenmanagementsystem (DMS) zentral kategorisiert und abgelegt werden. So sind sie jederzeit über einfache Suchfunktionen elektronisch abrufbar. Außerdem lassen sich intelligente Funktionen wie beispielsweise die automatische Überprüfung der Dokumente hinsichtlich Plausibilität und Konsistenz einbauen. So können Fehlerquellen und zeitaufwändige Nacharbeiten deutlich reduziert werden.
Prozessautomatisierung beim Enterprise-Content-Management (ECM) erspart Mitarbeitern viele unangenehme und zeitaufwändige Aufgaben – wenn mit den richtigen Tools und dem notwendigen Know-how Workflows entsprechend aufgesetzt werden. Unisys hat solche Projekte bereits mehrfach erfolgreich umgesetzt.