FATCA wird im Wesentlichen zum 1. Juli 2013 in Kraft treten und basiert auf freiwilliger (vertraglicher) Grundlage, nicht kooperierenden Unternehmen drohen aber schwerwiegende Sanktionen.
Zum Thema FATCA laufen Vorstudien bei fast allen Banken und auch die ersten Versicherungen starten mit Evaluierungsprojekten, die den aufkommenden Handlungsbedarf verdeutlichen. Gerade jetzt ergibt sich die Überlegung, wie Finanzdienstleister die umfangreichen Abläufe bei der Kundenidentifizierung zur Erkennung US-Steuerpflichtiger abbilden und die nötig werdende Korrespondenz vor allem im Firmenkundenbereich in den Griff bekommen wollen. Zusätzlich sind eine Dokumentation der Ergebnisse als Compliance-Nachweis, eine Strafbesteuerung sowie ein jährliches Reporting an den IRS (US-amerikanische Steuerbehörde) erforderlich.
Problem heterogene Systemlandschaft
Eine besondere Herausforderung bei der Umsetzung von FATCA ist, dass mehrere Systeme und gegebenenfalls zusätzlich externe Provider angebunden werden müssen, da aus FATCA sehr komplexe und tiefgreifende Anforderungen resultieren, welche weit über das bei Banken schon bekannte QI-Verfahren hinausgehen. Insbesondere ist es für die Finanzinstitute wichtig, dass die teilweise sehr sensiblen Daten auch weiterhin „inhouse“ verbleiben. Ein neues System muss folglich von der jeweiligen Bank entwickelt oder eine Standardsoftwarelösung integriert werden.
Eine Empfehlung für eine manuelle Lösung kann aufgrund des erwartet hohen Aufwandes und der Komplexität der Abläufe nur im Ausnahmefall sinnvoll sein. Eine Umsetzung der FATCA-Anforderungen auf Basis einer Datawarehouse-Anwendung ist ebenfalls in den wenigsten Fällen anzuraten, da zwar eine Vielzahl von Auswertungen erfolgen kann, dies aber in der Regel für eine effiziente Lösung nicht ausreicht.
Vielmehr müssen die Mitarbeiter eines Finanzinstituts online mittels einer Prozessunterstützung begleitet werden, um zu einem qualitativ hochwertigen Arbeitsergebnis zu kommen. So können verschiedene Aufgaben direkt maschinell gesteuert und abgewickelt, die hohen manuellen Aufwände und Risiken, und somit letztendlich die Gesamtkosten, minimiert werden. Da im Regelfall mehrere Systeme angebunden werden müssen, empfiehlt es sich zudem, Ergebnisse automatisch zu dokumentieren und zu historisieren. Hier ist die Transparenz, aber auch die Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit in den einzelnen Prozessschritten von besonderer Bedeutung. Der Chief Compliance Officer ist letztendlich für eine ordnungsgemäße Umsetzung verantwortlich und benötigt daher einen guten Überblick über den aktuellen Status innerhalb der Bank.
Da FATCA langfristig in die Arbeitsabläufe der Finanzinstitute integriert werden muss, ist es aus Bankensicht wichtig, eine zukunftsorientierte, hochautomatisierte Lösung anzustreben, die als eigenständiges Modul entwickelt wird. Dies hat den Vorteil, dass anfallende Erweiterungen und Änderungen gezielt an einer Stelle implementiert werden können. Schon das QI-Verfahren zeigt, dass jährlich neue Vorgaben durch den IRS erfolgen. Zudem ist zu erwarten, dass künftig weitere Staaten ähnliche Anforderungen an die Transparenz der Geldanlagen ihrer Staatsbürger auf den Weg bringen werden.
Eigenentwicklung oder Standardprodukt
Bei den anstehenden Umsetzungsprojekten stellt sich generell die Frage nach „make or buy“. Bei der Eigenentwicklung kann eine passende Implementierung nach den Vorstellungen des Finanzinstituts durchgeführt werden, die Nutzung vorhandener Ressourcen ist möglich. Da FATCA einen tiefen Eingriff in die Finanzwirtschaft darstellt, wird allerdings oft der Aufwand unterschätzt, die Interessen aller am Prozess Beteiligten abzustimmen. Für den Kauf einer Standardsoftware spricht die konkrete Kalkulationsgrundlage. Da der Aufwand aufgrund der noch nicht vorliegenden präzisen Anforderungen schlecht kalkulierbar ist, zugleich aber wegen der Komplexität und des engen Zeitfensters nicht gezögert werden darf, stehen die Kosten für die Anschaffung und Integration einer Standardsoftwarelösung für FATCA im Gegensatz zu einer Individualanwendung weitestgehend fest. Des Weiteren können mit einem Kauf spätere FATCA-Erweiterungen im Rahmen des Wartungsvertrages enthalten sein und müssen somit nicht von dem Institut nachgehalten und verfolgt werden. Beim Kauf sollte darauf geachtet werden, dass die Datenhaltung im Rechenzentrum der Bank stattfindet und die sensiblen Daten für die Kundenidentifizierung nicht außer Haus gegeben werden.
Softwareverfügbarkeit
Aufgrund der umfangreichen Anforderungen an die Systemlandschaft und der nötigen Einbindung externer Provider planen die meisten Häuser mit dem Start für die Umsetzung nach Abschluss einer Vorstudie ab Beginn des nächsten Jahres. Bei der erforderlichen frühzeitigen Erstellung der Software ergibt sich eine besondere Herausforderung, da die finalen Regelungen vom IRS noch nicht herausgegeben wurden und erst gegen Mitte nächsten Jahres zu erwarten sind. Dadurch benötigt man eine Vorgehensweise – sowohl in der Konzeption als auch in der Entwicklung – welche die anstehenden Änderungen in den Anforderungen zulässt, da sonst mit erheblichen Mehrkosten zu rechnen ist.
Ausblick
Jede Bank muss sich überlegen, welchen Weg sie bei der Einführung von FATCA einschlägt. Aus Sicht des IT-Spezialisten für Banken und Versicherungen C1 FinCon ist eine hochwertige maschinelle Lösung zu bevorzugen.
C1 FinCon hat sich frühzeitig mit FATCA beschäftigt und die Erfahrungen in einem Kompetenzcenter gebündelt. Hier wurde ein fachliches Referenzmodell entwickelt, das flexibel mit neuen oder geänderten Anforderungen umgehen kann und als Grundlage für die Erstellung von Fachkonzepten verwendet wird. Seit August 2011 ist C1 FinCon beim Softwarehaus iBS AG in Wiesbaden für die fachliche Konzeption eines FATCA-Moduls mit den Komponenten Kundenidentifizierung/Klassifizierung, Einbehalt und Reporting verantwortlich. Bei der Komponente Identifizierung/Klassifizierung werden nicht nur die notwendigen umfangreichen Prüfungen und Bewertungen abgebildet, sondern auch die individuellen Ansprüche einer Bank zu diesem Thema berücksichtigt. Die iBS AG wird dieses Konzept umsetzen und als Standardsoftware den Banken und Versicherungen anbieten. Die erste Komponente wird ab Mitte 2012 verfügbar sein. Darüber hinaus berät die C1 FinCon schon jetzt Banken und Rechenzentren zu FATCA.