Geldinstitute

Die Sparkasse Neumarkt–Parsberg ist mit 30 Filialen und 550 Mitarbeitern in ihrem Geschäftsgebiet präsent und stellt dabei flächendeckend mit einem dichten Netz von Filialen und Cashpoints die Bargeldversorgung ihrer Kunden sicher. Die Bereitstellung dieses kundenfreundlichen Angebots ist selbstredend mit teilweise erheblichen Aufwänden verbunden. Auch die Prozesse rund um die Aufrechterhaltung dieser Dienstleistung gestalteten sich in der Vergangenheit nicht ausreichend effizient. So wurden die Befüllung der Geldausgabeautomaten sowie die Funktionsprüfung der Endgeräte durch die Filialmitarbeiter selbst vorgenommen. Darüber hinaus schien die SB-Kassenanwendung trotz vorhandener Ausstattung an allen Kassenarbeitsplätzen nicht die gewünschte Nutzung zu erfahren. Schnell hatte die Sparkasse erkannt, dass die Aufrechterhaltung ihres Dienstleistungsangebots und der damit verbundenen Logistikprozesse effizienter und kostengünstiger gestaltet werden kann. Auf dem Weg, eine optimale Kosten- und Risikominimierung zu erreichen, schien es den Fachexperten im Institut hilfreich, sich der Kompetenz eines externen Beratungsunternehmens zu bedienen: der P3N BERATUNG. Die Erwartungen der Sparkasse an das Beraterteam waren hoch.

In einem ersten Workshop diskutierten die Experten aus dem Institut und dem Zwickauer Beratungshaus intensiv über die Ziele und die Abgrenzung des Untersuchungsbereichs. Im Ergebnis konnten zielführende Arbeitspakete festgelegt werden. Als eine der wesentlichen Aufgaben auf dem Weg, ihr Dienstleistungsangebot effizienter zu gestalten, erkannten die Teilnehmer die notwendige Straffung und Standardisierung der bestehenden Bargeldprozesse. Darüber hinaus sollten die Filialmitarbeiter Entlastung von Routinetätigkeiten erfahren. Zusätzlich sollte die Sicherheit der Filialmitarbeiter durch die Einhaltung der UVV-Kasse-konformen Abwicklung des Kassengeschäftes sichergestellt werden. Neben schnellen und nachhaltigen Ergebnissen war es der Sparkasse besonders wichtig, den bestehenden Service und die Qualität der Dienstleistungen uneingeschränkt aufrechtzuerhalten. Als Bedingung wurde dabei festgeschrieben, dass die flächendeckende und ausreichende Bargeldversorgung für die Kunden beibehalten wird. In der nachfolgenden Erhebungsphase konzentrierten sich die P3N-Experten auf die vorhandenen Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen sowie statistischen Auswertungen (Umsatz-/Transaktionszahlen). Neben dem Dokumentenstudium wurden in Vor-Ort-Aufnahmen und Interviews in drei repräsentativen Filialen die Zeiten und Mengen der einzelnen Prozessschritte ermittelt und mit dem Sollzustand laut Arbeitsanweisung verifiziert. Gleichzeitig überprüften die Berater die Einhaltung der UVV-Kasse.

Im Rahmen der Würdigung/Analyse der Isterhebung stellte das Beraterteam unter anderem mittels eines Kennzahlensystems die Transparenz von Kosten, Ausstattungs- und Nutzungsgraden sicher. Dieses Kennzahlensystem bildete auch die Basis für das im Rahmen des DSGV-Projektes „Bargeldlogistik im Verbund“ erarbeiteten Steuerungscockpit Bargeldlogistik. Für die Sparkasse waren insbesondere Kennzahlen für die Ermittlung von SB- und Recyclingquoten in den Filialen von Bedeutung. Vor allem die Kennzahlen „Gesamtkosten je Girokonto“ und die darin aufgehende Teilkennzahl „Service/WDL-Kosten je Girokonto“ zeigten deutliche Abweichungen von mehr als 20 Prozent zum Durchschnitt anderer Kreditinstitute. Die Konzeptionsphase umfasste daher folgende Aufgabenschwerpunkte, die aus einer vorangegangenen Stärken/Schwächen- und Chancen/Risiken-Analyse abgeleitet wurden:

▷Lösung für die Optimierung von Bargeldeinzahlungen und für das Cash-Recycling.

▷Zentralisierung der Disposition zur Optimierung der Bargeldbestände sowie der Sicherstellung einer zeitnahen Reaktion auf veränderte Einflüsse.

In weniger als drei Monaten wurden die durch P3N erarbeiteten konzeptionellen Ansätze in Workshops mit den Filialen, der Hauptkasse, der internen Revision und der Organisationsabteilung verifiziert und finalisiert.

Im Rahmen des Umsetzungskonzeptes konnte die Sparkasse Neumarkt-Parsberg von den positiven Veränderungen profitieren. So konnte ein konkreter Stufenplan formuliert werden, der die notwendige Steigerung der SB-Kassen-Nutzungsquote auf 75 Prozent ermöglicht. Die Hauptkasse übernahm fortan die zentrale Disposition der GAA-Bargeldbestände und etwaige Reklamationsbearbeitungen aus GA-Abhebungen. Auch im Hardwarebereich konnten Optimierungspotenziale umgesetzt werden: 19 Geldausgabeautomaten und 19 SB-Deposit-Einzahler wurden durch 19 Cash-Recycling-Geräte ersetzt. Darüber hinaus rieten die P3N-Experten der Sparkasse, einzelne Prozessbündel auf externe Dienstleister zu übertragen.

Insbesondere der Einsatz der SB-Cash-Recycler kam bei der Effizienzsteigerung eine Schlüsselrolle zu. Eine detaillierte Kosten-Nutzen-Berechnung auf Basis einer fünfjährigen Abschreibungsperiode unterstützte den Entscheidungsprozess in der Sparkasse.

Orgaleiter Wolfgang Kirsch freut sich über die angeschobenen Veränderungen und die daraus resultierenden Ergebnisse: „Unsere Bedenken beim Einsatz einer großen Anzahl von Cash-Recyclern haben sich zu einer klaren Befürwortung dieser Technologie gewandelt. Die Cash-Recycler bringen uns in den Abläufen enorme Zeitersparnisse, die technische Verfügbarkeit ist ausnahmslos problemfrei, die Kundenakzeptanz ist hoch. Unsere Filialen fordern regelrecht die Ausstattung mit den Geräten.“

Alle Projektteilnehmer ziehen eine positive Bilanz.