„Falsch“, kontert Doreen Liebenow, Prokuristin von byon, „die aktuellen Systeme sind heute von hoher technischer Qualität und funktionieren daher bestens. Die Fehler liegen häufig anderswo.“ Bei technischen Störungen wie Bild- oder Tonausfall oder Grobpixelierung könnten zu geringe Bandbreiten, die dem Videokonferenzsystem zur Verfügung stehen, die Ursache sein, weiß die Expertin des Telekommunikationsanbieters. Für eine optimale HD-Qualität ist eine symmetrische Bandbreite von 2 Mbit ideal, wobei immer eine dedizierte Anbindung zur Verfügung stehen sollte.
Eine weitere Ursache liegt in den unterschiedlichen Wahrnehmungen der Konferenzteilnehmer begründet, die aus den räumlich getrennten Standorten resultieren. Auch wenn sich bei einer Videokommunikation die Teilnehmer „im gleichen Raum“ befinden, ist es nicht ganz so, als sei man „dort“. Ein häufiges Kommunikationsproblem sind die Latenzzeiten, also die bis zu einer Sekunde dauernde Zeitverschiebung zwischen Aufnahme und Ausstrahlung. Das hat zur Folge, dass der jeweils andere Gesprächspartner als „langsam“ wahrgenommen wird. Oder man fällt dem Gesprächspartner ins Wort, weil die Übertragungspause falsch interpretiert wird. Weiß man nicht, wie mit den Besonderheiten umzugehen ist, kann die Konferenz zu Frust bei den Teilnehmern führen. Das zu verhindern und damit die Kommunikation reibungslos verläuft, sollten die Teilnehmer – vor allem jedoch der Moderator – entsprechend geschult werden. Laut Doreen Liebenow spielt die Angst vor der Bedienung eine große Rolle: „Auch wenn die Systeme in der Regel sehr einfach zu bedienen sind, muss das dem Kunden klar aufgezeigt werden. Das System kann jedoch auch vorher durch Fachleute auf den jeweiligen Bedarf eingestellt werden: Beispielsweise können für einen Besprechungstermin, der jeden Montag um 9.00 Uhr stattfindet, automatisch zu diesem Zeitpunkt alle beteiligten Standorte zusammengeschaltet werden.“
Wesentlich vor der Anschaffung eines Videokonferenzsystems ist zunächst eine genaue Bedarfsanalyse, um Fehlinvestitionen zu vermeiden. „Wie in der Automobilindustrie hat der Kunde die Möglichkeit, unter verschiedenen Klassen zu wählen“, sagt Doreen Liebenow, „für kleine oder mittelständische Unternehmen kann da durchaus die Mittelklasse in Leistung und Kosten sinnvoll sein.“ Für die richtige Wahl ist es daher auch beim Videokonferenzsystem wichtig zu wissen, welche Ziele sollen mit der Videokommunikation verfolgt werden: Sollen nur am Hauptstandort des Unternehmens Präsentationen gezeigt oder soll mit dem System standortübergreifend gearbeitet werden, etc? „Im Rahmen der Bedarfsanalyse begutachten wir mit dem Kunden auch die Konferenzräume“, erklärt Doreen Liebenow, „beispielsweise geht es da um die Anzahl der Teilnehmer. Wo ist die Kamera für eine optimale Einstellung zu platzieren? Denn der Augenkontakt muss immer auf Augenhöhe stattfinden. Auch die richtige Ausleuchtung von Raum und Personen ist unabdingbar. Außerdem muss die Audioqualität stimmen, was bei größeren Räumen gegebenenfalls zwei Mikrofone erfordert. Es muss auch auf die richtige Akustik geachtet und nötigenfalls für Schallschutz gesorgt werden. Denn, wenn sich die Teilnehmer nicht richtig verstehen, sind Konzentration und Lust weg.“ Wichtig ist für die Prokuristin auch, dass der Kunde zu den nötigen Internetbandbreiten und gegebenenfalls der Integration bereits vorhandener Kapazitäten beraten wird. Und nicht zuletzt geht es darum, zu eruieren, ob es für den Kunden mehr Sinn macht, ein Videokonferenzsystem zu kaufen oder aber eines zu mieten.
Die Anschaffungskosten für ein Videokonferenzsystem, inklusive Service und Wartung, reichen von 10.000 bis über 100.000 Euro. Hinzu kommt, dass bestimmte Systeme einen Administrator für Support und Betreuung erforderlich machen.
Bevor sich ein Unternehmer zu einer unrentablen oder gar ruinösen Investition verleiten lässt, sollte er sich doch einmal über Mietlösungen informieren. „Im Rahmen unseres Mietsystems bieten wir unseren Kunden eine vorher festgelegte Testphase – in der Regel sind das sechs Monate mit komplettem Support und einer monatlichen Pauschale an“, sagt Doreen Liebenow, „so haben wir es auch aktuell bei einem global tätigen Kunden gemacht. Während dieser Zeit konnten noch Fehlerquellen entdeckt und behoben werden. Das System läuft jetzt an allen sechs Standorten auf der Welt einwandfrei. Die Kosten, die eine genaue Budgetplanung möglich machten, wurden bei Abschluss des Mietvertrages verrechnet. Bei dieser Variante ist der Kunde nicht nur datenschutzmäßig auf der sicheren Seite, er erhält eine ausführliche Bedienungsanleitung sowie einen Support rund um die Uhr und alle aktuellen Informationen über für ihn sinnvolle Innovationen. Auch wenn ein Kunde die Umstellung auf ein neues Videokonferenzsystem plant, muss ihm das kein Kopfzerbrechen bereiten. Ob Neuverhandlungen mit dem Leasingpartner bei einer veralteten Videobridge oder das Entwickeln einer individuellen Lösung, all das sollte dann Aufgabe des Partners sein.“