So lange die Wirtschaft noch rundlief, verbrachten viele Mitarbeiter deutscher Unternehmen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit auf Bahnhöfen, in Zügen, im Auto, auf Flughäfen oder in der Luft. In der jetzigen Krise scheint damit Schluss zu sein. Immer mehr Firmen, quer durch alle Branchen, kündigten in den vergangenen Wochen Einsparungen bei den Kosten für Geschäftsreisen an. Das konstatiert auch Doreen Liebenow, Prokuristin von byon (Beratungsgesellschaft und Lösungsanbieter in Sachen Videokonferenz): „Wir verzeichnen zur Zeit eine große Nachfrage nach Videokonferenzlösungen. Dabei geht es den Unternehmen vor allem darum, ihre Mitarbeiter über die verschiedenen Standorte, ob national oder international, optimal zu vernetzen und dabei zeitliche Ressourcen einzusparen.“ Bis vor Kurzem hätten die Firmen sich schwergetan mit der Lösung, weil ihnen die Technik zu kompliziert schien, meint die Prokuristin. Nur rund sieben Prozent der Firmen hätten Videokonferenzen für Besprechungen genutzt. Doch mittlerweile ist die Videokonferenztechnik den Kinderschuhen entwachsen. Die Zeiten schlechter Bild- und Tonqualität sind endgültig vorbei. Die Vorteile liegen dabei nicht nur in der Einsparung von Reisekosten, sondern auch in der Möglichkeit, sich Expertenwissen weltweit verfügbar zu machen und unternehmerische Entscheidungsprozesse global so flexibel wie noch nie zu gestalten. Zudem gewinnen Manager und Mitarbeiter mehr Zeit für ihre Kunden und steigern dadurch die Produktivität. Und nebenbei wird ein positiver Beitrag zum Umweltschutz geleistet.
Videokonferenz: Nutzen
und Funktion
„Im Gegensatz zum Telefon bietet die Videokonferenz den Teilnehmern die Aufnahme des Gespräches über mehrere Sinnesorgane, da der Ton durch bewegte Bilder ergänzt wird und so eine Interaktion ablaufen kann“, erklärt Doreen Liebenow, „das Gefühl des direkten Kontaktes zum Gesprächspartner kann durch die Form der Videokonferenz enorm gesteigert werden.“ Es gibt fünf wesentliche Bestandteile einer Videokonferenz: Kamera, Mikrofon, Monitor, Lautsprecher und Codec. Der Nutzer der Videokonferenz braucht nur eine Rufnummer zu wählen und dann die Verbindung herzustellen.
Während einer Videokonferenz werden live bewegte Bilder und Tonsignale zwischen zwei oder mehr Standorten übertragen. „Man spricht aus diesem Grund von einem audiovisuellen Telekommunikationsverfahren“, erklärt Doreen Liebenow, „optional besteht auch die Möglichkeit, Anwenderdaten zu versenden. Im Bereich der Endgeräte arbeiten wir mit den führenden Herstellern zusammen.“ Mit der zunehmenden Umstellung auf IP-basierte Übertragungen profitiert die Videokonferenz heute immer stärker von der Verfügbarkeit breitbandiger Verbindungen. Voraussetzung ist jedoch ein robustes, gut geplantes und sorgfältig installiertes Infrastruktursystem, das den Anwendungen genügend Bandbreite zur Verfügung stellt.
Ob Arbeitsplatz-, Konferenzraum- oder Telepräsenzlösung: Diese Technik erlaubt es, von unterschiedlichen Standorten aus, gleichzeitig an allen angesetzten Besprechungen teilzunehmen. Außerdem ermöglichen Videokonferenzen den Zugang zu leitenden Angestellten oder Fachleuten, die sonst nur schwer erreichbar sind. Um den virtuellen Eindruck so realistisch wie möglich zu gestalten, bietet es sich an, beispielsweise bei Projektarbeiten mit Gruppen, den Konferenzraum mit modernen Kommunikationsmitteln auszustatten. „Um entsprechende Synergien zu schaffen, braucht der Kunde individuelle Raumempfehlungen und eine auf seine Bedürfnisse zugeschnittene Technik“, erläutert Doreen Liebenow, „große Anzeigemedien mit hochauflösenden Bildern und exzellentem Ton durch modernste Technik sind dabei ebenso wichtig wie optimierte Möbel und gute Raumausleuchtung.“ Neben den Möglichkeiten einer optimalen Zusammenarbeit, zu dem auch das Betrachten und Bearbeiten gemeinsamer Dokumente gehört, wird dabei den Teilnehmern ein Gefühl der Zugehörigkeit vermittelt: Bei einer Videokonferenz erfolgt die Übertragung von Audio- und Videosignalen im Vollduplexverfahren.
Teilnehmer an verschiedenen Orten können also Videobilder und Ton empfangen, als ob sie sich in einer Unterhaltung gegenübersitzen. Eine MCU (Multipoint Conference Unit) steht in der Regel an einer zentralen Stelle, wie im byon-Rechenzentrum. Mit diesem Gerät lassen sich verschiedene Bilddateneinspeisungen gleichzeitig anzeigen.
Individuelle Lösung
und Schulung
Der Videokonferenzmarkt bietet eine Reihe von Anlagen- beziehungsweise Umsetzungsvarianten an, deren Ausstattung im Wesentlichen vom jeweiligen Einsatzzweck abhängt. „Jedes Unternehmen hat seine spezifischen Anforderungen. Daher ist es wichtig, dass die Planung und Realisierung einer Videokonferenzlösung vorab durch eine Anforderungsaufnahme vor Ort und eine Abstimmung der gesamten Vorgehensweise mit dem Unternehmer erfolgt“, sagt Doreen Liebenow, „für eine optimale Lösung ist eine Bedarfsanalyse und die Erstellung eines Kommunikationskonzeptes ebenso nötig wie die Überwachung des Einrichtungsprozesses.“ Zum Service gehört für die Prokuristin auch die Beratung hinsichtlich unterschiedlicher Finanzierungsmodelle und darüber hinaus zu den Möglichkeiten eines Mietservices, der individuelle Einsatzmöglichkeiten zu günstigen Konditionen bietet. Und damit die Kommunikation verständlich abläuft, braucht nach Aussage von Doreen Liebenow die Teilnahme an einer Videokonferenz ein wenig Übung: „Da es bei allen Systemen technisch bedingt zu Verzögerungen bei der Übertragung von Audio und Video kommt, müssen sich die Gesprächspartner durch gezielte Gesprächspausen, Blickkontakt und weitere Verhaltensweisen aufeinander einstellen. Damit die Videokonferenz so natürlich wie möglich ablaufen kann, unterstützen wir unsere Kunden mit entsprechenden Mitarbeiterschulungen.“