Das Potenzial von Dokumenten-Management-Systemen ist seit Jahren ein gut gehütetes Geheimnis – so mag es zumindest anmuten, denn nur jedes dritte Unternehmen nutzt laut einer IDC-Studie solche Lösungen (IDC Central Europe: Print Management & Document Solutions – Von der Gerätekonsolidierung zu effizienten Dokumentenprozessen, Oktober 2010). Dabei bietet gerade dieser Bereich enorme Sparpotenziale von über 30 Prozent. Dies ist aber nur auf Basis einer detaillierten Analyse zu Beginn des Projekts möglich. So lässt sich feststellen, wie Dokumente gegenwärtig gespeichert und verwaltet werden und welche Schritte für eine optimale Lösung notwendig sind.
Eine Möglichkeit, schnell eine höhere Effizienz und gleichzeitig Einsparungen zu erzielen, ist der Austausch von Einzel- durch Multifunktionsgeräten (MFPs). So sind für das Digitalisieren keine PCs mehr erforderlich und die Geräte lassen sich in nahezu allen Dokumenten-Management-Systemen einsetzen. Dank der MFPs können alle Unterlagen in einem einzigen Schritt digitalisiert und gespeichert werden – eine enorme Zeitersparnis im Vergleich zur manuellen Eingabe.
Auch die neuen HP Geräte mit ePrint-Technologie helfen, solche Prozesse zu optimieren: Sie verfügen über eine eigene E-Mail-Adresse und empfangen Druckaufträge direkt vom Smartphone, iPad oder Laptop per E-Mail. So können gerade Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, jederzeit und von überall aus drucken. Selbstverständlich ist der Ausdruck über die ePrint-Technologie sicher: Zusammen mit Research in Motion (RIM) hat HP eine Lösung entwickelt, bei der die gesendeten Daten das Unternehmensnetzwerk nicht verlassen.
Von einer Dokumenten-Management-Lösung profitieren Unternehmen auf verschiedene Weise: Informationen lassen sich schneller erfassen und digitalisieren und Workflows werden verbessert. Durch die digitale Archivierung der Dokumente werden diese problemlos gefunden – die Mitarbeiter arbeiten produktiver und effizienter, auch, da sie deutlich weniger Zeit auf die Suche von Informationen aufwenden. Ein weiterer Vorteil: Dank der digitalen Datenspeicherung lässt sich die Lagerfläche signifikant reduzieren und zu anderen Zwecken einsetzen.