Geldinstitute

Der Dienstleister kann seine Kunden so flexibel und fein abgestuft wie gewünscht bedienen, da er mit entsprechend leistungsfähiger Soft- und Hardware arbeitet: FrontCollect Finance für die Verarbeitung digitaler Dokumente und ihre Übertragung in das Zentrale Dokumenten Archiv (ZDA) der Finanz Informatik (FI) sowie Kleindienst-Scanner für die Digitalisierung. Für die Verarbeitung des Zahlungsverkehrs nutzt SDS die Anwendung „Beleghafter Zahlungsverkehr“ (BZV) der Finanz Informatik, die ebenfalls auf der Technologie von Beta Systems basiert.

Zwischen den Sparkassen und ihrem Rechenzentrumbetreiber positioniert sich SDS als Spezialist für alle Backoffice-Vorgänge. Während die FI die reine Rechenleistung liefert, erledigt SDS alle vor- und nachbereitenden Aufgaben – bis hin zur Reklamationsbearbeitung und Überprüfung von Offene-Posten-Konten. Hauptumsatzfelder sind jedoch die Bereiche Dokumentenarchivierung und Zahlungsverkehr (ZV), Letzterer mit rund 70 Prozent Anteil am Gesamtumsatz des Unternehmens.

SDS entschied sich bei der Dokumentenarchivierung für die Einführung von FrontCollect Finance von Beta Systems Software, nachdem bereits der Zahlungsverkehr mit der Technologie des Anbieters abgewickelt wird. Die Software ist für die FI zertifiziert und auf deren Zentrales Dokumenten Archiv abgestimmt. Dadurch kann der Dienstleister seine zuvor getrennt laufenden Scanstrecken für ZDA- und BZV-Geschäft zusammenlegen und die Laufzeiten der Scanner so wesentlich besser auslasten.

Vor der Umstellung wurde der Zahlungsverkehr mit Kleindienst-Scannern und ProSort Scannersoftware bearbeitet, die Dokumentenarchivierung jedoch mit einer Dritttechnik. Die Entscheidung für Beta Systems als Technologielieferant fiel aufgrund der benötigten Mandantenfähigkeit der Software.

Alle Vorgänge zentral auf
einer Scanstrecke

Tagtäglich zeigt sich der Benefit der Konsolidierung während des Scannens. Die Scanneroperatoren müssen nicht mehr umständlich zwischen den Scanstrecken hin- und herwechseln, sondern ZDA und BZV laufen übersichtlich auf einer Scananwendung. Die Steuerungssoftware der Scanner kann per Mausklick einerseits ZV-Daten direkt an die FI in Münster wie auch zu archivierende Dokumente an den hauseigenen FrontCollect-Finance-Server übertragen. „Das schafft der Client problemlos. Außerdem ist er für den Operator sehr einfach zu bedienen“, erklärt Bernd Gärtner, Organisationsleiter und Mitbegründer von SDS, „an einem Kontrollbildschirm sieht er stets den Verarbeitungsfortschritt und die gescannten Images der Originalbelege.“ Die Hauptarbeit – Dokumententrennung, Stapelzuordnung, Barcodeerkennungen – erledigt die Software automatisch. Der Operator legt das Papier ein, drückt einen Knopf und ist fertig. Alles Weitere läuft in den Korrekturanwendungen von BZV beziehungsweise ZDA; dort kommen die Bündel vom Scanner an und lassen sich beliebig bearbeiten: klassisches Indizieren, Prüftätigkeiten ausführen, Änderungen der Zuordnung etc. Falls nötig, kann der Stapel komplett neu sortiert werden, ohne die Dokumente nochmals zu scannen.

„Für die Dokumentenarchivierung nutzen wir FrontCollect Finance“, erklärt Daniela Grebe, Gruppenleiterin und verantwortlich für den Geschäftsbereich Dokumentenarchivierung bei der SDS. Die meisten Dokumente erhalten vor dem Scanvorgang einen Barcode; OCR und Klassifizierung, bei der die Software selbstständig herausfindet, um was für ein Dokument es sich handelt, sind nicht erforderlich. Daniela Grebe: „Das Produkt kann mehr, als wir derzeit benötigen – was ausreichend Spielraum lässt für etwaige künftige Anforderungen. Und unsere Mitarbeiter arbeiten gerne mit der Software aufgrund ihrer Übersichtlichkeit und der logischen Aneinanderreihung der Prozessschritte.“ SDS verarbeitet bis auf wenige Ausnahmen Kundendokumente, also überwiegend Kreditakten und alle Papiere, die am Schalter anfallen. Die Sparkassen liefern dafür täglich bzw. zweimal wöchentlich ihre ZV-und ZDA-Belege per Kurier als Papiervorlagen an und das Digitalisieren läuft komplett in Darmstadt ab. Wie teuer die Weiterverarbeitung ist, hängt auch von der Aufbereitung des Archivgutes in der Sparkasse ab: Wie ordentlich wird entklammert und vorsortiert, wie gut lesbar ist der Barcode aufgedruckt? Belege, die nur gescannt werden, kosten weniger als Belege, die einer manuellen Indizierung unterzogen werden müssen. Im Verarbeitungszentrum übergibt ProSort die gescannten Dokumente an die Verarbeitungssoftware, die den Index aus dem Barcode zuweist und das Image direkt an das ZDA-Archiv der FI weiterleitet oder in die manuelle Nachbearbeitung gibt.

Dr. Lutz Lohmann, Geschäftsführer Sparkassen-Dienstleistungs-Zentrum Südhessen GmbH: „Als wir mit unserer Arbeit anfingen, konnten wir den Sparkassen Einsparpotenziale von zehn Prozent durch Outsourcing vorrechnen. Der Preisvorteil liegt heute mittlerweile zwischen drei und sieben Prozent, vor allem auch, weil viele Sparkassen eben nicht die gesamte Angebotspalette des Dienstleisters nutzen, sondern nur Teile auslagern.“ Es ist daher vor allem aus strategischer Sicht von Vorteil, Backoffice-Tätigkeiten auszulagern, um sich noch besser dem Vertrieb widmen zu können. «Wenn eine Sparkasse vor einer Neuinvestition steht oder Platzprobleme im Papierarchiv bekommt, lohnt es sich immer, mit uns Kontakt aufzunehmen», ergänzt Lohmann.

Flexibilität der Arbeitsmodelle

Was neu hinzugekommene Institute erwartet, ist die Flexibilität der Arbeitsmodelle, welche SDS den Kunden bietet. Man teilt sich die Arbeit mit der Sparkasse und kann genau auf deren Bedürfnisse eingehen. Der Kunde entscheidet für sich, welche Belege er noch selbst bearbeiten und wie viele er abgeben möchte. „Wir teilen uns die Prozesskette so auf, dass es für beide Sinn macht“, erklärt Dr. Lohmann. Den jährlich 17 Millionen verarbeiteten Zahlungsverkehrsbelegen steht somit ein Potenzial von 51 Millionen gegenüber, das bei allen 61 Sparkassen schlummert und von der SDS komplett verarbeitet werden könnte.

Für die Abwicklung des beleghaften Inlands-und EU-Zahlungsverkehrs nutzt SDS die Lösung BZV der FI, die ebenfalls auf Beta Systems Technologie basiert. Die Institute werden dadurch vom technischen Teil der Belegaufbereitung entlastet und können sich besser auf ihre bankfachlichen Kernaktivitäten konzentrieren.

Sparkassen nutzen Personalkapazitäten und Hightech-Equipment im Outsourcing

Beim Zahlungsverkehr verfährt SDS zweigleisig. 70 Prozent der Sparkassen scannen ihre Belege noch selbst ein, für den Rest übernimmt der Dienstleister diese Aufgabe. Die digitalisierten Belege treffen sich dann auf der BZV-Plattform der FI, werden dort interpretiert und mit den Stammdaten abgeglichen. Anschließend sendet die FI die Belege nach Darmstadt, wo die manuelle Belegkorrektur stattfindet. Darunter sind 55 Prozent Gutbelege; die übrigen bearbeiten die Beschäftigten an den BZV-Arbeitsplätzen nach. Auf dem zweigeteilten Bildschirm sehen sie dazu das Image des Belegs sowie den dazugehörigen Datensatz und können die fehlerhaften oder nicht erkannten Informationen in der Korrekturmaske nachtragen.

Dies ist eine zum Teil sehr personalintensive Arbeit, die zudem hohen Schwankungen unterworfen ist. In der einzelnen Sparkasse lohnt es sich kaum, für Spitzenzeiten das notwendige Personal und technische Equipment vorzuhalten, um den Zahlungsverkehr zu bearbeiten. Deshalb profitieren sie von der Auslagerung dieser Aufgaben. Unter den 60 Korrekturarbeitsplätzen bei SDS sind allein 50 Teilzeitkräfte. So brummt es an den Korrekturarbeitsplätzen vor allem am Monatsende, wenn der Großteil der Überweisungen stattfindet.

Während SDS im Zahlungsverkehr auf der zentralen BZV-Plattform der FI arbeitet, laufen die Prozesse der Dokumentenarchivierung noch auf dem lokal gehosteten FrontCollect-Finance-Server in Darmstadt. „Mittelfristig streben wir an, die Software auch bei der FI zu hosten“, sagt Dr. Lutz Lohmann, „wir könnten dann unseren Mandanten Dienstleistungen direkt auf diesem System liefern. Die Systemadministration fällt weg, Indizierdienstleistungen lassen sich zentralisieren und wir könnten uns noch stärker auf inhaltliche Themen und neue Dienstleistungen konzentrieren wie das Einlesen von Kreditakten, die Digitalisierung der Eingangspost und deren Bereitstellung in einer digitalen Workflowlösung.“ Auch für die Sparkassen hat die Variante Vorteile: Die bessere Ausnutzung des vorhandenen IT-Equipments führt zu günstigen Angebotspreisen und insgesamt sinkenden Kosten bei den Anwendern. Und durch Zusammenführung von ZDA-und BZV-Systemen lässt sich schließlich die Bearbeitung von ZV-Belegen und digitalen Dokumenten noch mehr vereinheitlichen.