Belegverarbeitung im Zahlungsverkehr findet man unter anderem:
▷Beim Erteilen der Aufträge durch Kunden.
▷Beim Prüfen eingehender B2B-Lastschriften.
▷Bei Großbetragsschecks.
▷Bei der Unterstützung der Bank zur Einführung der SEPA-Verfahren.
Seit der Einführung der EZÜ-Pflicht im Juni 1997 werden Überweisungs- und Lastschriftbelege zwischen den Banken nur noch in elektronischer Form im DTA-Verfahren (Datenträgeraustausch) oder SEPA-Verfahren (Single Euro Payments Area) weitergeleitet.
Die Umwandlung der Belege in ein elektronisches Format erfordert einen hohen Automatisierungsgrad. Dabei steht die Belegverarbeitung vor zwei Herausforderungen: Zum einen kostengünstig zu sein, zum anderen die Kundenangaben fehlerfrei in die elektronische Form umzuwandeln. Da die maschinelle Handschrifterkennung immer noch nicht perfekt ist, kann der Mensch zur Kontrolle und Korrektur nicht von einer Maschine ersetzt werden. Die 1994 von van den Berg AG eingeführten Innovationen gehören heute zum Standard:
▷Einscannen in Farbe.
▷Spezielle Erkennungssoftware, die auch (Block-)Handschrift erkennt.
▷Nutzung von PC-Standardkomponenten.
▷Archivierung auf CD und DVD.
Dezentrale Scanlösungen
2012 werden durch die Zahlungsdiensterichtlinie (PSD) enge Zeitgrenzen auch für beleghaft eingereichte Transaktionen gesetzt (D+2 = spätestens am übernächsten Bankarbeitstag muss die Gutschrift auf dem Konto des Zahlungsempfängers gutgeschrieben werden). Für Institute, die ihre Belege aus den Filialen in die Zentrale transportieren, um sie dort einzuscannen und zu verarbeiten, sind dezentrale Scanlösungen zu empfehlen. Das heißt, direkt in der Zweigstelle einzuscannen und die Bilder zur Weiterverarbeitung in die Zentrale zu übertragen. Eine dezentrale Verarbeitung bietet folgende Vorteile:
▷Kurierfahrten werden durch den Wegfall des täglichen Transports der ZV-Belege reduziert.
▷Die durch die PSD vorgegebenen Zeiten können eingehalten werden.
▷Die für den beleghaften Zahlungsverkehr angeschaffte dezentrale Hardware kann auch für andere Dokumente verwendet werden.
▷Sind die Zweigstellen bereits mit Multifunktionsgeräten oder Netzwerkscannern ausgerüstet, bietet es sich an, diese Geräte auch für die Verarbeitung der ZV-Belege zu nutzen. Wichtig ist, dass die Geräte in der Lage sind, die A6-Belege sauber einzuziehen (Rückseite bei Schecks), außerdem sollte die Bedienung so einfach und selbsterklärend sein, dass auch Benutzer, die nur sporadisch damit arbeiten, keine Berührungsängste haben.
Das SEPA-Verfahren wurde am 28. Januar 2008 eingeführt und löst voraussichtlich Anfang 2014 das DTA-Verfahren ab. Banken haben bis 2016 die Möglichkeit, für ihre Kunden eine Konvertierung vorzunehmen. Nach dieser Übergangszeit gilt:
▷Es können nur noch SEPA-Überweisungen beleghaft eingereicht werden.
▷Ein eventueller Wegfall des Sammlers. Die Deutsche Kreditwirtschaft (ehemals ZKA) hat keinen SEPA-Sammelbeleg festgelegt, aber es wird institutsspezifische Lösungen geben.
▷Entsprechende SEPA-Belege sind definiert und eingeführt.
▷2009 wurden Formulare für Spenden und Referenzen (entspricht BZÜ) festgelegt. Der Kunde muss sich auf den 22-stelligen IBAN (für nationale Zahlungen) umstellen.
▷Es wird das IBAN-only-Verfahren erwartet, bei dem die Angabe des BIC nicht mehr verpflichtend ist.
Unterstützung bei SEPA
Umfrageergebnisse von ibi Reseach zeigen, dass die Kunden von ihrer Hausbank Unterstützung bei der Umstellung von den DTA-Verfahren auf die SEPA-Verfahren erwarten. Für Kunden mit kleinem bis mittleren Lastschriftaufkommen kann eine Portallösung mit folgenden Funktionen helfen:
▷Erfassen von unvollständigen Mandaten, die alle Mandatsinformationen enthalten außer Datum der Unterschrift.
▷Erzeugung von Mandaten als PDF. Die Datei kann ausgedruckt und dann an den Geschäftspartner versendet oder als E-Mail verschickt werden.
▷Erfassen der fehlenden Angaben eines unvollständigen Mandats (zum Beispiel Datum der Unterschrift).
▷Upload des Images des unterschriebenen Mandats (zum Beispiel als PDF).
▷Verwaltung des Images.
▷Upload von Änderungen (als PDF).
▷Manuelle Erfassung von Änderungen.
▷Konvertierung
▷Upload von DTA-Lastschrift-Dateien,
▷Überprüfung oder Berechnung des Fälligkeitstermins,
▷Erstellung einer Infodatei, mit deren Hilfe gegebenenfalls die Pre-Notification erstellt wird,
▷Konvertierung in das SEPA-Format,
▷Download der SEPA-Datei oder Versand an den EBICS-Bankrechner,
▷Download der Infodatei für die Pre-Notification,
▷Erzeugung der DTA-Begleitzettel,
▷Erzeugung von Inventurlisten,
▷Erfassung von SEPA-Rücklastschriften.
In dem Portal können DTA-Überweisungen in SEPA-Lastschriften konvertiert werden.
SEPA-B2B-Verfahren
Im SEPA-B2B-Verfahren ist die Bank des Kunden (Debitors) verpflichtet, vor der Einlösung der SEPA-Lastschrift zu prüfen, ob ein gültiges Mandat vorliegt. Deshalb erhält sie von ihrem Debitor eine (elektronische) Kopie des Mandats und der Mandatsänderung. Diese Angaben aus dem Mandat und den Mandatsänderungen sind in eine Datenbank einzustellen und zur Prüfung der Gültigkeit eines Mandats heranzuziehen. Darüber hinaus sollte die Kopie des Mandats in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) verwaltet werden.
Verarbeitung der ISE-Image
Im September 2007 wurde das ISE-Verfahren (imagegestützter Scheckeinzug) eingeführt. Großbetragsschecks (Schecks mit einem Betrag größer 6.000 Euro) werden seit diesem Zeitpunkt nicht mehr im Original zwischen der Bank des Scheckeinreichers und der Bank des Scheckausstellers ausgetauscht. Das Original wird durch ein Image von Vorder- und Rückseite ersetzt. Da der Bank des Scheckausstellers nur ein enger Zeitrahmen für die Rückgabe zur Verfügung steht, ist bei größeren Stückzahlen eine IT-Unterstützung erforderlich.
Trends der Banken-IT
Thin-Client oder Cloud-Computing spielen auch in der Diskussion über die Zukunft der Banken-IT eine Rolle. Im Bereich der Belegverarbeitung kann die Verlagerung der Software auf wenige zentrale Server Sinn machen. Ein Aufruf des Browsers und die Eingabe der URL würden genügen, um den eigenen Arbeitsplatz überall zu haben – natürlich immer unter Beachtung der notwendigen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen. Ist das der Fall, eröffnen solche Thin-Clients weitreichende neue Möglichkeiten: Heimarbeitsplätze, an denen die Belegdaten (anonymisiert) bearbeitet werden, oder die flexible Auslagerung der manuellen Nachbearbeitung zu Dienstleistern weltweit. Das Unternehmen van den Berg wird im Rahmen seines SEPA-Service-Projekts auch das Belegverarbeitungssystem vdb/SL vollständig webbasiert zur Verfügung stellen.
Im Zeitalter von Onlinebanking und Onlineshopping wird dem beleghaften Zahlungsverkehr nurmehr eine kurze Lebensdauer vorhergesagt. Die Zahlen halten jedoch dagegen. 2010 wurden in Deutschland 940,5 Millionen Überweisungen als Belege eingereicht und verarbeitet. Wetten, dass sich daran wenig ändert!