Geldinstitute

Als Marktführer unter den ortsansässigen Banken und als ein bedeutendes Wirtschaftsunternehmen in Kaufbeuren ist die Kreis- und Stadtsparkasse Kaufbeuren aktiv in die regionalen Wirtschaftsprozesse eingebunden und trägt mit ihrem Engagement zur Entwicklung der Region bei. Mit 17 Niederlassungen, rund 340 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie jährlich zehn bis zwölf Auszubildenden gehört die Sparkasse Kaufbeuren zu den größten Arbeitgebern in der Region. Das Unternehmen arbeitet Hand in Hand mit Partnern aus der S-Finanzgruppe und ist damit Teil der größten Bankengruppe Deutschlands.

Bis zum Jahr 2002 war die IT-Infrastruktur der Sparkasse Kaufbeuren geprägt durch Druck-, Fax- und Kopiersysteme unterschiedlichen Alters und von diversen Herstellern. Die Drucker waren größtenteils lokal angeschlossen. Im Rahmen einer ersten Konsolidierung wurden der Maschinenpark auf etwa 200 Laserdrucksysteme reduziert und dedizierte Kopierer und Faxgeräte konsequent abgeschafft. Dennoch blieb die Situation unbefriedigend, wie Dieter Arndt, Gruppenleiter Benutzerservice, einräumt: „Die Administration der Geräte lief nicht so, wie wir es uns gewünscht haben. Vor allem fehlte uns die Transparenz bei der Konfiguration einzelner Geräte und bei den Verbrauchsdaten.“

Ende 2007 wurde schließlich ein Schlussstrich unter die bisherige Ausstattung gezogen. Die Sparkasse Kaufbeuren startete eine Ausschreibung zur erneuten Konsolidierung der Output-Umgebung, in der das Kosten-Nutzen-Verhältnis ebenso im Mittelpunkt stand wie der problemlose praktische Einsatz. „Uns kam es nicht zuletzt aus Umweltschutzgründen auf den Duplexdruck an“, erklärt Arndt. „Die Systeme von HP zeigten hier im Testlauf die beste Performance.“ Den Zuschlag für Lieferung und Installation der Systeme erhielt Schulz Bürozentrum aus München.

Alles unter Kontrolle

Überzeugt ist Arndt aber nicht nur von der technischen Qualität der HP-Systeme, sondern auch von der verbrauchsorientierten Abrechnung: „Mit dem All-in-Modell haben wir die Kosten jederzeit im Griff. Bei über zwei Millionen Seiten pro Jahr ist die Kostentransparenz schließlich unverzichtbar.“ Arndt rechnet mit einer Einsparungsquote von mehr als 20 Prozent, „wenigstens“, wie er versichert. Die Kontrolle darüber wird durch das HP Service Portal sichergestellt. Hier können rund um die Uhr der aktuelle Verbrauch oder die gedruckten Seiten pro Gerät und je Geschäftsstelle kontrolliert werden. Sehr zufrieden ist der Gruppenleiter auch mit typischen Funktion der HP MFPs wie „Scan-to-PDF“: „Durch die Digitalisierung auf Knopfdruck wird das Handling unterschiedlichster Dokumente erheblich vereinfacht. Und da dabei nichts ausgedruckt wird, entstehen uns auch keine Kosten.“

Farbe als Kommunikationsfaktor

Noch vor wenigen Jahren, erzählt Arndt, sei das Thema Farbe bei Inhouse-Ausdrucken tabu gewesen, der zusätzlichen Kosten wegen. Das hat sich inzwischen geändert: „Ein typisches Beispiel sind Kundendokumente. Die dafür erforderlichen Mappen ließen wir früher in Farbe bei einer Druckerei herstellen, in den entsprechenden Auflagen. Das kostete zwar eine Menge Geld, aber weniger, als die Produktion mit Bordmitteln. Heute drucken wir die Beratungsbögen mit unseren Farblaserdruckern selbst, dank der modernen HP-Technologie in erstklassiger Qualität und zu vertretbaren Kosten. Diese Bögen drucken wir auch erst dann, wenn sie benötigt werden. Damit können wir flexibel auf etwaige inhaltliche Änderungen reagieren.“