Organisationstools – agentfreier Gruppenkalender.Die Termine der 1.600 Mitarbeiter der
Sparkasse Essen werden von dem Gruppenkalender TimeFleX verwaltet und koordiniert. Diese
in Lotus Notes eingebundene Anwendung bietet im Vergleich zu anderen Lösungen insbesondere in
großen Organisationen wesentliche Vorteile.
Die Sparkasse Essen unterhält mit 57 Geschäftsstellen, 30 SB-Standorten und drei Firmenkundencentern das dichteste Netz für Finanzdienstleistung und Beratung in Essen. Um effizient arbeiten zu können, ist für die rund 1.600 Mitarbeiter eine gut funktionierende Terminkoordination außerordentlich wichtig. Der Lotus-Notes-Kalender ist bei der Sparkasse Essen die zentrale Plattform für den schnellen Austausch von verfügbaren Zeiten und ermöglicht damit verbindliche Kundenterminvereinbarungen. Bisher benutzte man für diesen Zweck die in Lotus Notes enthaltene Kalenderfunktion sowie einzelne Excel-Tabellen und selbsterstellte Termindatenbanken. „Die standardmäßige Notes-Gruppenkalenderfunktion ist in ihren Funktionen sehr unvollständig und eingeschränkt“, erläutert Rüdiger Kreuz, bei der Sparkasse Essen in der Abteilung Organisation medialer Vertrieb tätig. Es kam immer wieder zu Problemen, weil Termine sich in der dezentralen Organisation mit diesen Mitteln nicht optimal koordinieren lassen konnten. Man suchte eine Lösung, bei der alle Termine übersichtlich und auf einen Blick erkennbar dargestellt sind, Gruppen sich entsprechend des Aufbaus der einzelnen Abteilungen zusammenstellen lassen und mit dem die Mitarbeiter auch für Kollegen Termine einstellen können, wobei automatisch per Mail eine Benachrichtigung erfolgt.
Zentrales Werkzeug
Nach der Evaluation verschiedener, auf dem Markt verfügbarer Lösungen stellte sich schnell heraus, dass der für Lotus Notes konzipierte Gruppenterminkalender TimeFleX des Systemhauses SDFE diese Anforderungen erfüllt. „Die Installation lief dank der vorbildlichen Unterstützung durch den Hersteller ohne jedes Problem innerhalb kürzester Zeit ab“, berichtet Rüdiger Kreuz. „Inzwischen ist der Gruppenterminkalender für alle Mitarbeiter zum zentralen Werkzeug für das Zeitmanagement geworden. Es werden keine anderen Kalender mehr geführt. Mit TimeFleX haben wir eine übersichtliche Darstellung aller Termine der Mitarbeiter und können verbindliche Termine mit unseren Kunden vereinbaren. Alle Mitarbeiter wissen beispielsweise sofort, wann Kollegen Kundentermine haben oder für Teammeetings zur Verfügung stehen. Dienst- und Urlaubsplanung sind schnell gemacht. Mehrfacherfassungen kommen nicht mehr vor, wie sie früher, als wir noch Excel-Tabellen oder die Mitarbeiterdatenbank dafür benutzt haben, an der Tagesordnung waren. Es gibt nur noch einen Eintrag, den jeder sehen kann.“ Deshalb ist es kein Wunder, dass der Gruppenterminkalender innerhalb kürzester Zeit große Akzeptanz bei den Mitarbeitern gefunden hat. Die Oberfläche von TimeFleX bietet aufgrund der Darstellungsformen mit Jahres-, Wochen- und Tagesansicht einen optimalen Überblick über jeweilige Terminsituationen.
Geringer Administrations-
aufwand
Der Aufwand bei der Implementierung ist sehr gering. Nachdem pro Abteilung entsprechende Gruppen zusammengestellt sind, kann der Kalender benutzt werden. Das Programm holt sich die Mitarbeiterdaten aus dem jeweiligen Lotus-Notes-Kalender des Mitarbeiters. „Der Kalender verfügt damit stets über aktuelle Daten. Und es gibt nur eine Datenbank für das ganze Unternehmen und nicht pro Gruppe. Eintragungen und Änderungen von Terminen über TimeFleX werden direkt in die Original-Lotus-Notes-Kalender der Benutzer gelegt. Das Rechtsystem basiert auf den Delegierungsrechten der jeweiligen Maildatenbanken und/oder optional administrativ vorgegebenen Rechten.
Keine Serverbelastung
Ein wichtiger Pluspunkt dieses Kalenderprogramms ist, dass der Server damit praktisch nicht belastet wird. „Es gibt keinen Agenten, der alle paar Minuten die Daten aktualisiert“, erläutert Rüdiger Kreuz. „Das würde bei der großen Anzahl von Mitarbeitern einen erheblichen Datenverkehr erzeugen. Dieser Punkt war letztendlich der wichtigste Grund dafür, dass wir uns für TimeFleX entschieden haben.“
TimeFlex: Wie arbeitet das Werkzeug?
- großes Bild
TimeFlex: die Tagesübersicht.
Bild: Sparkasse Essen
TimeFlex ist ein hochperformanter Gruppenkalender für kleine und große Lotus-Notes-Umgebungen. Er arbeitet nicht mit Agenten, erzeugt keine redundante Datenhaltung und kommt mit nur einer Datenbank pro Unternehmen aus. Die Softwarelösung stellt einen in Lotus Notes integrierten Jahres-, Monats-, Wochen- und Tageskalender für Gruppen und Teams wie auch für das komplette Unternehmen zur Verfügung, der ein effektives Zeitmanagement von Personen, Gruppen und Ressourcen ermöglicht.
TimeFleX arbeitet mit Hilfe einer speziellen Technik direkt mit den jeweiligen Maildatenbanken der Benutzer (und/oder der BusyTime) zusammen, wodurch periodische Agenten zum Sammeln von Kalenderdaten und den damit verbundenen redundanten Daten entfallen. Der Kalender ist immer aktuell, da keine zeitabhängigen Agenten oder Servertasks die Einträge periodisch aktualisieren. Unabhängig von der Anzahl der Benutzer wird nur eine Datenbank pro Unternehmen benötigt. Auf dem Server wird lediglich eine Lotus-Notes-Datenbank mit maximal 200 MByte pro Unternehmen unabhängig von der Anzahl der Anwender und Kalender installiert. Das Erstellen von Kalendereinträgen im Gruppenkalender wird direkt in den Originalkalender des Benutzers übertragen. Delegationsrechte und individuelle Zugriffsrechte werden für das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Terminen beachtet. Private Einträge sind nicht einsehbar.