Geldinstitute

MIS oder auch EIS, zu deutsch Management- oder Executive-Information-System – unter dieser Bezeichnungen sind vor mehr als 20 Jahren in den Unternehmen die ersten IT-gestützen Informationssysteme für die Führungsebene an den Start gegangen. Erst das US-Marktforschungsunternehmen Gartner prägte Ende der 80er Jahre den bis heute verwendeten Begriff „Business Intelligence“. Entstanden sind nahezu alle in den Unternehmen über die Jahre hinweg genutzten Lösungen aus dem betrieblichen Berichtswesen. Basis dafür bilden vorwiegend die in den vorhandenen ERP-Systemen anfallenden Unternehmensdaten. Sie werden genutzt, um aus verschiedenen Blickwinkeln die Lage des Unternehmens zu analysieren und zu bewerten. Das Reporting fasst dazu in einer Rückschau Daten aus den unterschiedlichen Geschäftseinheiten zusammen und liefert als Ergebnis eine Gesamtsicht über die organisatorischen Einheiten, die Produkte und Kunden eines Unternehmens. Das mögliche Spektrum des Berichtswesens reicht von einer einfachen Zusammenfassung der Daten, beispielsweise produktbezogene Umsatzzahlen in den letzen Quartalen und den einzelnen Sparten, bis zu komplexen statistischen Analysen mittels Data-Mining, bei denen Zusammenhänge und Ursachen von Trends aufgespürt werden.

BI wird zur Grundausstattung

Die größte Schwäche der ersten MIS-Applikationen: Sie waren auf die Unterstützung der Geschäftsleitung oder wahlweise des Vorstands fixiert. Eine Rückkopplung mit den nachgelagerten Hierarchieebenen – sei es das mittlere Management oder den Fachkräften in den einzelnen Abteilungen – fand kaum statt. Nicht umsonst haben sich daher die Sichtweise und der Fokus von Business Intelligence seit einiger Zeit geändert.

Da viele Fachkräfte im Unternehmen im Alltag betriebliche Entscheidungen treffen, sollten auch die entsprechenden Mitarbeiter über die dazu notwendigen Tools und Applikationen verfügen.

Die Konsequenz: Business Intelligence hat sich seit einiger Zeit weitere Einsatzgebiete in den Unternehmen erschlossen, nämlich von der obersten Führungsebene in den Unternehmen über die Abteilungsleiter und die Verantwortlichen der Business Units bis hin zu Controllern, Account Managern oder dem Filialleiter. BI wird damit zu einer Aufgabe aller Mitarbeiter, abhängig von ihren Arbeitsweisen, Aufgaben und Rollen. Als ganzheitliche Lösung berücksichtigt BI damit die strategischen, taktischen und operativen Entscheidungs- und Hierarchieebenen in den Unternehmen.

Dimensionen der Bereitstellung von Informationen

Um Entscheidungen treffen zu können, werden unterschiedliche Arten von Informationen benötigt. So gibt es beispielsweise eine zeitliche Dimension (Zeitraum/Zeitpunkt), es sind strukturierte oder unstrukturierte Daten (quantitativ/qualitativ), aggregierte Daten oder Einzelfälle zu berücksichtigen und schließlich spielt auch die Vorbereitungszeit (Monate/Wochen/
Tage oder ad hoc) eine wichtige Rolle.

Schließlich gibt es noch typische Merkmale für den Entscheidungsprozess selbst: Er verläuft auf der strategischen und taktischen Ebene eher weniger strukturiert und auf der operativen eher regelbasiert und lässt sich in einigen Fällen sogar automatisieren – nämlich dann, wenn es Vorschriften gibt, wie in welchen Fällen zu verfahren ist. All diese Faktoren kommen in unterschiedlichen Konstellationen und zu verschiedenen Zeitpunkten bei der Bereitstellung der benötigten Informationen zum Zuge.

Zudem beeinflussen sich die Entscheidungen auf den einzelnen Hierarchiestufen gegenseitig: Abgeleitet aus den unternehmerischen Zielen für die nächsten ein bis drei Jahre definiert die Geschäftsleitung betriebswirtschaftliche Kennziffern (KPIs = Key Performance Indicators), anhand derer der Erfüllungsgrad der Zielsetzungen oder kritischer Erfolgsfaktoren gemessen werden kann. An der Stelle wird durch strategische BI die Grundlagen für die zeitlich nachgelagerte taktische und operative BI gelegt.

Mit den KPIs zum Geschäftsverlauf erhält das Management Informationen, um das Unternehmen grundsätzlich zu steuern und strategisch auszurichten, die Ziele kontinuierlich zu überwachen und Risiken im Geschäftsverlauf frühzeitig aufzuspüren. Um die Performance-Metriken zu überwachen, verwendet das obere Management Dashboards, die einfach und übersichtlich globale Informationen beispielsweise in den Ampelfarben anzeigen. Eine Aktualisierung der Daten erfolgt monatlich, bei Bedarf auch wöchentlich, wobei sich die Aktualisierung durch den Input der taktischen und operativen Ebenen ergibt.

Details und Updatezyklen

Auch die Rolle der Verantwortlichen der Business Units und der Controller wird gestärkt und aufgewertet: Von reinen „Zahlenlieferanten“ werden sie zu Analytikern, bewerten die Informationslage in ihrem Zuständigkeitsbereich, geben Empfehlungen ab und greifen – wo notwendig – korrigierend ein. Dazu benötigen sie allerdings sehr flexible Analyse- und Reportingwerkzeuge, wie sie beispielsweise Information Builders mit „WebFOCUS“-Reports bereitstellt. Ohne dass sie auf die Programmierkenntnisse von IT-Fachkräften angewiesen sind, können Führungskräfte mit „WebFOCUS“ dann selbstständig umfangreiche Ad-hoc-Analysen der anfallenden Geschäftsdaten durchführen.

Im Unterschied zur obersten Führungsebene benötigen die Mitarbeiter im mittleren Management detailliertere Informationen – und das zu kürzeren Updatezyklen mit einer wöchentlich oder sogar täglich aktualisierten Datenbasis. Die taktischen BI-Lösungen ermöglichen den Mitarbeitern, Daten aus den verschiedensten Quellen zusammenzuführen und sie zu aussagekräftigen Berichten zu verdichten. Mit flexiblen Analysewerkzeugen werden die Informationen durchleuchtet und die Kernaussagen in Reports grafisch aufbereitet und präsentiert.

Gerade dort, wo es im Alltagsgeschäft um Reaktionen auf aktuelle Ereignisse im Geschäftsleben geht, müssen Daten rechtzeitig, zumindest zeitnah oder sogar in Echtzeit zur Verfügung stehen. Business Intelligence wird damit zu einem unverzichtbaren Bestandteil der Unternehmensführung auf der strategischen, taktischen und operativen Ebene. Um diesen Anforderungen bestmöglich entsprechen zu können, verzichtet „WebFOCUS“ auf das Konstrukt „Data Warehouse“ als Zwischenlager und greift stattdessen direkt auf die für Analysen benötigten Daten zu.

Analysewerkzeuge und
Self-Service-Reporting

Nicht nur der Zeitfaktor wird bei BI-Lösungen immer bedeutsamer. Darüber hinaus zeichnet sich eine wertschöpfende Business-Intelligence-Lösung durch inhaltliche Relevanz und Korrektheit der Daten aus. In der Infrastruktur müssen die Datenintegration, Datenqualität und die Bereitstellung der Daten optimal adressiert werden. Für die Akzeptanz spielen nicht zuletzt die Datenaufbereitung und adäquate Anwenderwerkzeuge eine wichtige Rolle.

Die Anforderungen an BI reichen damit von der reinen Dateneingabe in eine Tabelle bis zur Möglichkeit umfassender Berechnungen von Prognosen, Bildung von Szenarien und Simulation von Ergebnissen. Business Intelligence als entscheidungsorientierte Informationsverarbeitung wird so zu einem Steuerungsinstrument, das laufende Prozesse überwacht, analysiert und in diese eingreift. Damit erweitert sich auch der Nutzerkreis im Unternehmen. Während beispielsweise die Finanz- und strategische Unternehmensplanung in der Regel auf wenige Mitarbeiter beschränkt bleibt, sind im operativen Geschäft deutlich mehr Mitarbeiter involviert. Die technologischen Ansprüche führen zu ständigem, wechselseitigem Gestaltungswandel zwischen Organisation und Informationstechnologie.

Durch die Einführung einer standardisierten Business-Intelligence-Plattform sparen Unternehmen sich konkurrierende Werkzeuge und damit Kosten für ihre BI-Anwendungen. Gleichzeitig werden Ressourcen und IT-Systeme frei, die zuvor für die Pflege und Wartung heterogener BI-Lösungen in den einzelnen Fachabteilungen benötigt wurden. Vor allem aber trägt die Einführung einer standardisierten BI-Lösung zu einer Verbesserung der Unternehmensleistung bei, da Prozesse besser koordiniert und transparenter gestaltet werden können.

Operative Business Intelligence schließlich erweitert den klassischen BI-Ansatz und unterstützt alle Hierarchieebenen in ihrer Verantwortung für die Erreichung der Unternehmensziele. Denn auch die Mitarbeiter im Tagesgeschäft brauchen fundierte, aktuelle Informationen, um die richtigen Entscheidungen treffen zu können, bevor Probleme eskalieren und möglicherweise Schaden für das Unternehmen entsteht. Dazu müssen alle Mitarbeiter in die Prozesse zur Lösung von Problemen eingebunden werden. Operatives Business Intelligence verfolgt somit einen proaktiven Ansatz: Durch die enge Kopplung mit den Geschäftsprozessen können Schwierigkeiten schneller erkannt und Korrekturen rechtzeitig eingeleitet werden. Damit schließt sich zugleich der Kreis von der operativen über die taktisch zur strategischen BI – und in einer kontinuierlichen Feedbackschleife beginnt der Prozess wieder von vorne.